Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas.

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har förmågan att välja det som ger mest pang för pengarna. De prioriterar som ninjor.

I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

1. Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när du prioriterar är att välja bort.  Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa. Hitta ert sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet. Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att de kommer tillbaka.

2. Balansera värdet med jobbet som krävs

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning. Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentiellt värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter. Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet. Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt just det initiativet på andra sätt.

3. Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Andra exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa för att stärka dialogen. Se till att ha det ni lutar er mot nära till hands. Tex nära tillgängligt bredvid listan av pågående initiativ. Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande.

Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

4. Gör det lätt att lägga till

Förändringar sker, kontinuerligt. Saker kommer att komma in från alla möjliga håll. Du behöver bygga en struktur som tar höjd för det. För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Det finns alltid ett nästa utvecklingssteg

Utveckla er prioriteringsförmåga stegvis. Det finns alltid ett nästa steg att ta. Samtidigt som det förvånansvärt enkelt går att få ut bra effekter. Denna utveckling kan med fördel skapas i de enskilda teamet, faciliteras från ett PMO/transformationskontor eller komma från ledningen.