Tio tips för kvartalsplaneringen

Med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt förändras upplever många att de traditionella planeringscyklerna inte räcker till. Fler och fler organisationer ser behovet av att kontinuerligt prioritera på helheten.  

För många är kvartal en lagom frekvens att återvända till den gemensamma ledstjärnan, helhetsbilden och prioriteringarna. Det ger kraft, fokus och skapar förutsättningar för att nå mest pang för pengarna och maximalt värdeskapande.

Stommen i en kvartalsplanering är ett återkommande kvartalsmöte. Men vad behöver finnas på plats för att ett sådant möte ska ske med framgång? Hur ser det ut och hur kan ett sådant möte utvecklas över tid? Vad behövs mer än ett möte för att få till en kontinuerlig planering på helheten?

I denna post delar vi med oss av tio konkreta tips som hjälper dig och din organisation att skapa ett bra kvartalsmöte och en bra kvartalsplanering.

1. Börja

Börja. Boka en serie möten. Leta inte efter hinder eller saker som behöver vara på plats för att det ska vara möjligt. Börja helt enkelt.

Genom att boka mer än ett tillfälle direkt synliggörs att det är ett återkommande möte. Grunden för en takt sätts från start och hjälper er på vägen.

2. Börja där det finns lust och kraft

Börja där det finns lust och kraft. Bjud in dem som vill och som helt enkelt kan vara med från start. Alla behöver inte vara med direkt. Initialt är det dessutom svårt att veta vilka just alla är, vilka perspektiv som behövs. Det behöver ofta växa fram (Mer om det i tips 10). För många deltagare kan också vara utmanande initialt då ett naturligt utforskande i form kan ifrågasättas.

3. Ha en idé om själva mötet

Ha en idé om vilken typ av möte som kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte eller är det ett möte av karaktären kommuniké? Kanske är det på sikt ett arbetsmöte ni vill skapa men initialt mer av karaktären någon som presenterar. Se till att idén också låter prägla vad ni gör på mötet.

Låt idén bli tydlig för dem som ska delta samt vilka förväntningar som finns på dem i mötet.

4. Skapa förutsättningar före och efter mötet

Ett möte står aldrig för sig själv. Givet vilken typ av möte ni vill skapa behöver aktiviteterna som sker före och efter lite olika ut. Se till att skapa de förutsättningar som behövs före och efter för att få i hop en hel kvartalsplanering.

Ställ er frågan ett antal frågor så som: Vad behöver vi göra? Vad behöver någon/några ta del av innan för att agera i sitt bästa. Vilket arbete tar vid efter mötet för att kunna börja göra?

Om kvartalsmötet är ett arbetsmöte ligger fokus på att rama in storheter och göra arbetet rimligt och möjligt att greppa. Kanske några frågor som ändå behöver lösas innan. Sällan är principen ett tomt papper framgångsrikt.

Ett kommuniké-möte kräver mycket arbete innan, framförallt av dem som håller i mötet. Ofta behövs också någon typ av förberedelse för övriga deltagare innan. Är det några diskussioner som behöver tas innan för att bli framgångsrik?

5. Bygg upp ramar succesivt

Ramar skapar igenkänning och gör att fokus kan läggas på rätt saker i mötet. Ha en tanke redan från start om vad som kan utgöra grund och ramar. Börja med något, kanske en agenda och incheckning som ni låter leva över tid och utveckla sedan ramarna stegvis. Det kan vara saker som agenda, verktyg ni tar till hjälp för att prioritera eller konkludera, sätt som ni tar diskussionen etc. Synliggör att de är just ramar för att förstärka att de är något att luta sig mot.

Det är viktigt att det inte uppfattas som nytt möte varje kvartal, utan att igenkänning skapas. Så gör verkligen några förändringar i taget, även där ni ser att utveckling är möjlig.

6. Bygg ihop kvartalstakt med återkommande kortare och längre sammanhang

Kvartalsmötet står inte för sig själv. Se till att dessa hänger ihop med de mer frekventa och kortare sammanhangen så som daily-stand-ups eller pulsande möten. Hänger de ihop kalendermässigt? Hittar ni former att jacka in nya insikter och prioriteringar i görandet? Hur föder ni kvartalsmötet med viktig input från de frekventa sammanhangen?

7. Jacka in det ni kommer ifrån in i kvartalstakten

Jacka in de uppgifter och möten som ni kommer ifrån och vill lämna in i kvartalstakten. Undvik parallella forum. Det gör det svårt att se syftet, takten och värdera effekten. Lägg tid redan från start på att guida in frågeställningar, uppgifter och möten till nya sammanhang. Våga börja plocka bort möten. Var övertydlig från start i kommunikation om frågeställningar som bollas upp var de bäst hör hemma. Hjälp människorna i organisationen att känna takten och se kraften i den.

8. Håll ut och anpassa

Det är lätt att börja, det kräver mer för att hålla i. Effekterna kommer inte av endast ett möte utan först när ni orkar hålla i takten och serien av möten. Kraften finns i mötesserien. Reflektera kontinuerligt kring arbetssätt, innehåll och tidpunkter. Reflektera inte bara på specifika moment i ett enskilt möte utan också på mötesserien i sin helhet. Anpassa stegvis.

9. Synliggör, återanvänd och håll levande

Synliggör, återanvänd och håll resultaten av era diskussioner och konklusioner i mötet levande. Utveckla sätt att visualisera era beslut och prioriteringar. Återvänd till dessa som en start vid nästa kvartalsmöte. Synliggör och återanvänd dem mellan mötena. Vid nya insikter längs vägen våga också uppdatera dem löpande. Gör tydligt var och hur det kan ske i praktiken.

10. Sträva efter att bjuda med personer som behövs

Även där ni börjar i liten skara bygg på steg för steg med fler personer. Utgå i från frågeställningen ”har vi den kraft och fart vi behöver?”. Ställ er frågan ”vem skulle behöva vara med för att vi ska gå ut kvartalsmötet med den kraft vi behöver?”. Fråga er också vem som behöver ta del av informationen och diskussionen i mötet för att vi ska ha den fart vi behöver. Bjud in.

En bra kvartalsplanering byggs upp stegvis. Se dessa tips som ett smörgåsbord att steg för steg plocka från. Bygg i bitar och addera till saker i takt med att ni känner er bekväma och redo att ta ett nytt steg. Det är en balansakt att bygga en kvartalsplanering som ger kraft och fokus. Reflektera kontinuerligt och lär på vägen.

Fler insikter

Vem håller takten i er organisation? – Om hur PMO kan spela en roll som takthållare

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.