Insikter - Sida 2 av 9 - House of Simplicity

Minskade risker i digitaliseringsagendan

Minska riskerna i er digitaliseringsagenda

januari 10, 2025/i Agil, Digitalisering, Förändringsledning, Transformation/av House of Simplicity

Att driva en ambitiös digitaliseringsagenda är att ta risk. IT-chefsrollen är en av de mest komplexa och utmanande positionerna idag. Att driva stora förändringsprojekt som förändrar affärsmodeller i grunden, samtidigt som förväntningarna på att leverera resultat här och nu ökar, innebär att du ständigt balanserar på gränsen till risky business.

Men hur håller du riskerna på en rimlig nivå när förutsättningarna förändras snabbt, osäkerheterna hopar sig och komplexiteten är hög? Nyckeln ligger i att skapa en struktur som inte bara hanterar osäkerhet, utan som också ger möjlighet att snabbt justera kursen när det behövs.

Här är fem strategier som kan hjälpa dig att balansera riskerna och skapa framdrift i en osäker värld.

1. Ta mindre beslut, oftare

En av de största riskerna i stora förändringsprojekt är att besluten blir för stora och för sällsynta. Genom att skapa en struktur som möjliggör mindre, frekventa beslut kan du snabbt anpassa dig till nya insikter och förändrade omständigheter. Det minskar inte bara riskerna utan skapar också en känsla av framdrift i teamet.

2. Bryt ner stora projekt i mindre leveranser

Att bryta ner stora projekt i mindre, värdeskapande leveranser är en annan effektiv strategi för att minska riskerna. Det innebär att du kontinuerligt levererar värde och får återkoppling från organisationen och kunderna, vilket gör det möjligt att justera planen innan hela projektet är genomfört.

3. Testa hypoteser i liten skala

Innan du satsar stort på en lösning, testa den i liten skala. Formulera hypoteser och validera dem genom små experiment. Det ger dig möjlighet att se vad som fungerar – och vad som inte gör det – utan att riskera hela projektet. Det här tillvägagångssättet gör det också lättare att engagera teamet och skapa en lärande kultur.

4. Skapa psykologisk trygghet

För att hantera risker på bästa sätt behöver du skapa en kultur där människor vågar komma till tals. Psykologisk trygghet gör det möjligt för teamet att dela insikter, flagga för potentiella problem och föreslå nya idéer. Det är en förutsättning för att både identifiera och hantera risker i tid.

5. Arbeta scenariobaserat

Osäkerhet är en naturlig del av stora förändringsprojekt, men genom att arbeta scenariobaserat kan du förbereda dig för olika möjliga framtidsscenarier. Genom att identifiera både bästa möjliga utfall (best case) och det mest utmanande (worst case) kan du skapa en plan som är flexibel och robust.

Scenarioplanering handlar om att ställa frågor som: Vad gör vi om förutsättningarna förändras drastiskt? Vilka risker måste vi mitigera om det värsta händer? Hur kan vi utnyttja möjligheter om det bästa utfallet inträffar?

Denna metod ger inte bara ökad insikter över riskerna utan skapar också ett gemensamt ramverk för beslutsfattande i organisationen.

Att omfamna osäkerheten

Riskhantering handlar inte om att eliminera alla risker, utan om att hantera dem på ett sätt som skapar framdrift och möjligheter. Med rätt strategier kan du och ditt team navigera komplexa projekt och osäkra förhållanden – och komma ut starkare på andra sidan.

Enkelhet som strategi: Våra bästa tips

november 25, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

I en värld full av osäkerheter, snabba förändringar och komplexitet blir enkelhet en superkraft. Individer, team och företag som lyckas göra svåra saker enkla skaffar sig en tydlig konkurrensfördel. Enkelhet är en förutsättning för att vara anpassningsbar och leverera högt värde kontinuerligt till era kunder.

Men enkelhet handlar inte bara om att skala bort onödigt eller prioritera rätt. Det handlar också om att få hela organisationen att gå i takt. När alla drar åt samma håll, med samma mål och fokus, frigörs kraften i enkelhet på riktigt. Här är våra bästa tips för att göra enkelhet till er främsta strategi:

1. Enkelhet börjar med tydliga prioriteringar och att våga välja bort

För att få organisationen att arbeta i takt behöver ni ha en gemensam riktning. Det kräver tydliga prioriteringar. Fråga er: Vad är absolut viktigast just nu? När alla i organisationen förstår och delar samma mål, blir det enklare att undvika dubbelarbete, motstridiga initiativ eller att fastna i detaljer.

Vi törs lova att många av de skav du upplever i din organisation bottnar i att ni har för många pågående parallella aktiviteter, projekt, initiativ. Det blir för många beroenden, för mycket task switching, med resultatet att få saker blir klara och skapar värde.

Att börja säga nej till saker är sannolikt det bästa beslutet du kommer kunna ta. Det här är verkligen en superpower.

2. Börja gå i takt

Kan något så fånigt enkelt som återkommande vecko- eller månadsmöte göra någon skillnad? Ja när det sker på rätt sätt och sätts samman med andra möten. Då börjar din organisation att gå i takt. Varje gång vi får detta att hända hos våra kunder uppstår att aha. Arbetsro infinner sig och kunden upplever att de ökar sin genomförandekraft.

När det finns en gemensam takt eller puls i din organisation blir det så mycket enklare att prioritera och prioritera om. Bygg en gemensam takt där din organisation kan mötas. Bye bye till synkar som sker i osynk.

3. Små steg skapar stora framsteg

Att navigera i en komplex värld kräver flexibilitet och anpassningsförmåga. Istället för att försöka lösa allt på en gång, fokusera på små, genomförbara steg som skapar rörelse framåt.

Testa, lär och justera – tillsammans. När team och avdelningar rör sig i samma riktning, steg för steg, skapas momentum som driver hela organisationen framåt.

4. Bygg bort onödig komplexitet

För att organisationen ska kunna arbeta effektivt måste ni frigöra tid och energi från onödiga processer och aktiviteter. Identifiera vad som inte längre skapar värde, och våga skala bort det.

När ni förenklar ert arbetssätt skapar ni förutsättningar för alla att bidra till det gemensamma målet – utan att fastna i onödigt komplicerade strukturer.

5. Kommunikation så att alla kan bidra

En strategi är bara användbar om den är begriplig för alla – oavsett roll eller nivå i organisationen. Enkelhet i kommunikation handlar om att bryta ner stora visioner till konkreta och tydliga budskap som skapar enhet.

Använd ett rakt, tydligt och inkluderande språk. När alla förstår både målet och vägen dit blir det enklare för organisationen att gå i takt.

Utgår från enkla guidande principer som gör att många har möjlighet att fatta rätt beslut.

Börja med att levandegöra detta som ledare: kommunicera mål, visa riktning och främja enkelhet i både ord och handling. En kultur av enkelhet och samstämmighet är inte bara en konkurrensfördel – det är grunden för långsiktig framgång.

Enkelhet är kraften som driver framåt

När enkelhet blir en strategi, inte bara en metod, skapar ni en organisation som både kan anpassa sig till förändringar och hålla fokus på det som verkligen betyder något. Och när ni dessutom får hela organisationen att arbeta i takt blir det enklare att leverera högt värde, kontinuerligt och hållbart.

Vad gör ni för att skapa enkelhet och få er organisation att arbeta mot samma mål?

Agil planering: Hur du skapar framgång i ständig förändring

oktober 20, 2024/i Agil, Digitalisering, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, PMO/av House of Simplicity

Teoretiskt snyggt, men praktiskt ett verkningslöst verktyg. Det klassiska resursallokeringsarket hjälper dig knappast till att bli en agil organisation.

Du känner säkert igen det, Excel-arket som visar att Nisse ska jobba 5 % i ett stort projekt, 10 % i ett mellanstort, och så hoppas alla på att han kan bidra med 25 % i ett mindre. Det här är ett av många symptom som visar att traditionella planeringsmetoder inte längre räcker till i dagens digitaliserade och snabbt föränderliga affärslandskap. För att möta den digitala transformationen och skapa verkligt värde behöver vi tänka om hur vi planerar och prioriterar. Du behöver skapa en agil organisation.

Så, vad är egentligen värt att planera när förutsättningarna förändras i rasande takt? Den här bloggposten ger dig några viktiga insikter.

Det är inte planen, utan planeringen, som är viktig i en agil organisation

Eisenhowers citat ”Plans are nothing; planning is everything” är mer aktuellt än någonsin. I en digitaliserad och agil värld är det själva planeringen som skapar värde, inte den detaljerade planen i sig. När team planerar tillsammans skapas en gemensam förståelse för vad som ska göras och varför. Det leder till en bättre prioritering och snabbare innovation. Planeringen gör också att ni kan förutse hinder och risker – och vara redo att anpassa er när förutsättningarna ändras. Agil planering handlar om att förbereda organisationen på att möta förändring, inte om att skapa en statisk plan.

Planera för att förstå beroenden och hinder

Agilitet bygger på självständighet, men dagens digitaliserade värld är mer sammankopplad än någonsin. Beroenden mellan olika projekt, system och team kan bromsa innovationskraften om de inte hanteras på rätt sätt. Därför är en central del i planeringen i en agil organisation att identifiera och förstå dessa beroenden. När ni är medvetna om dem kan ni planera för att antingen eliminera hinder i förväg eller aktivt samarbeta för att minimera flaskhalsar. På så sätt undviker ni situationer där halvfärdiga lösningar blockerar framsteg.

Agil planering för digitala ledare: Hur du skapar framgång i ständig förändring

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Ett vanligt misstag är att ha för många projekt i gång samtidigt. Detta blir särskilt tydligt i en digital miljö där förutsättningarna kan förändras snabbt. Att planera agilt innebär att säkerställa att det finns en balans i arbetsbördan. Om allt är prioriterat, är egentligen ingenting prioriterat. Lämna utrymme för flexibilitet och innovation genom att inte överbelasta teamen. Planera för att ha tillräcklig kapacitet för att hantera nya, oförutsedda uppgifter som alltid dyker upp.

Planera för att minska gapet mellan mål och genomförande

Många organisationer upplever ett gap mellan sina strategiska mål och vad som faktiskt genomförs. Genom agil planering kan ni fokusera på att minska detta gap. Det handlar om att kontinuerligt ställa frågan: ”Vad är det vi gör just nu som faktiskt leder till de effekter vi vill uppnå?” Här finns det många agila metoder att använda, som t.ex. kortare planeringscykler och regelbunden feedback. Dessutom bör målsättningar och aktiviteter hela tiden kalibreras för att reflektera den snabbt föränderliga digitala verkligheten.

Utveckla nya arbetssätt – steg för steg mot en agil organisation

Att utveckla nya sätt att planera och prioritera är en process men där det över tid blir en viktig grund för att skapa en agil organisation. Börja smått, gärna med de delar av organisationen där ni ser störst potential för snabb förändring eller där intresset för innovation redan finns. Samlas i mindre grupper och börja testa nya sätt att planera på. Bygg vidare på framgångar och låt den agila planeringen bli en naturlig del av er kultur. Det är genom kontinuerlig utveckling som ni kan hålla jämna steg med digitaliseringen.

Fyra vägar till framgångsrik organisationsutveckling i en snabbt föränderlig värld

oktober 14, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Förändringsledning, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

“Vi behöver resultat nu och har inte tid med ett stort organisationsutvecklingsprojekt.” Känner du igen dig? Många digitaliseringschefer vi pratar med vill utveckla sin organisation för att kunna öka genomförandekraften, bli mer innovativ och accelerera, men den pressade vardagen gör det svårt att hitta tiden. Lösningen? Bygg och utveckla agilt, samtidigt som ni driver digitalisering.

Det är inte längre hållbart att genomföra stora, förutsättningsskapande transformationsprojekt. I dagens snabbrörliga digitala värld krävs nya sätt att utveckla organisationen – agilt, stegvis och tillsammans. Här är fyra konkreta strategier:

1. Bygg organisationen genom att göra

I en agil värld skiftar vi från att först bygga och sedan agera, till att göra båda parallellt. Identifiera ett digitaliseringsinitiativ som redan är prioriterat och låt det bana väg för nya arbetssätt och förmågor. Genom att skapa värde direkt, reflektera över vad som fungerar och därefter förstärka och sprida dessa insikter, kan ni utveckla organisationen löpande. Tänk på konceptet “minimum viable product” – även när det gäller organisationsutveckling.

2. Bygg med sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella organisationsmodeller med hierarkiska träd är inte längre tillräckligt flexibla i den digitala eran. För att kunna vara agila och snabbrörliga behöver ni istället fokusera på sammanhang där värde skapas. Låt till exempel återkommande möten eller tvärfunktionella samarbeten bli stommen, snarare än positioner i ett organisationsschema. Detta är särskilt viktigt för att hålla digitaliseringsarbetet relevant och effektivt.

3. Bygg stegvis och iterativt

En agil organisation bygger inte på perfektion från början – den utvecklas i takt med förändrade behov. Ta utgångspunkt i vad som redan fungerar bra och förstärk det, eller fokusera på ett område där ni ser att digitaliseringen kan driva framsteg. Genom att testa små förändringar, analysera resultaten och justera, bygger ni en organisation som hela tiden lär och anpassar sig.

4. Bygg genom mikro-reflektion

Reflektion är nyckeln till kontinuerlig förbättring i en agil och digitaliserad organisation. Inför korta reflekterande inslag i era möten – enkla frågor kan leda till stora insikter. Genom att göra reflektion till en del av vardagen skapar ni en organisation som ständigt optimerar och anpassar sig, utan att fastna i stora, tunga processer.

Det här är några sätt att bygga en agil organisation samtidigt som ni driver digitalisering och skapar värde. Börja med att sätta kunden i centrum – det hjälper er att prioritera rätt och hitta de lösningar som skapar resultat, samtidigt som ni bygger en organisation för framtiden. Vilket digitaliseringsinitiativ kan du använda som första steg för att börja bygga din organisation agilt?

Lässamling om konsten att agera i osäkerhet

juli 3, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

Att agera i osäkerhet är vår tids superpower. När förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart, kartan är komplex och många osäkerheter finns är det lätt att bli avvaktande. Vilja utreda mer eller helt enkelt bara passivt vänta.

I denna post har vi samlat läsning för dig som vill lära mer om konsten att agera i osäkerhet. Det är för dig som vill hitta den nödvändiga vägen att transformera er affär och åstadkommande större resultat nu.

#1 Beslutsfattande i tider av osäkerhet

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll. Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av.

#2 Planer är silver, planering är guld

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många. Läs mer om tre saker som planering kan hjälpa dig och din organisation med.

#3 Tre anledningar att de stora transformationernas tid är förbi

Det finns många förflyttningar att göra för att fortsätta vara relevant som organisation och bolag. Men vilket är det bästa sättet att ta sig fram på? Svaret har ofta varit stora transformationsprogram för de stora rörelserna. Definierade, väl avgränsade, mobiliserade, förankrade och tydligt finansierade program. Vi tror att det oftare finns bättre vägar att ta sig framåt och att tåget har gått för de stora transformationerna. Här i denna post delar vi med oss av tre anledningar till att vi ser att det är så.

#4 Superkraften att välja bort

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter. Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

#5 Rädd för att måla in dig i ett hörn?

Läs mer om hur vi tillsammans med fastighetsbolaget gick från rädslan för att måla in sig i ett hörs till att komma i rörelse och skapa värde

#6 Bli en prioriteringsninja

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas. I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

#7 10 förmågor att bygga

Vad krävs av dig och din organisation för att med full kraft och fart omfamna de många möjligheterna som finns? Hur accelererar ni och får full utväxling på era satsningar? Ett av svaren på det är att det kräver nya förmågor och kompetenser. Förmågor att utveckla och stärka för organisationen i sin helhet, organisatoriska förmågor, och att bygga hos individerna som finns i organisationen. I denna post listar vi tio av de förmågorna.

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

juni 1, 2024/i Agil, Agil organisation, Dynamisk organisation, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

PMO:t har länge varit hjärtat i strategiexekveringen för många bolag, och har ofta fungerat som en central enhet för att hantera allt från portföljer och program till projekt. Beroende på fas har fokus skiftat mellan att (1) omvandla strategi till konkreta satsningar, (2) styra stora program, eller (3) förse organisationen med metoder och processer. I många fall har PMO:t fått en kontrollerande funktion, med mycket av arbetsmängden dedikerad till rapportering.

Mycket vatten har runnit under broarna på senare år. Strategier utvecklas iterativt och stora projekt ersätts av kundfokuserad, taktad och kontinuerlig utveckling, allt för att kunna agera på en ständigt förändrad spelplan. Ambitösa digitaliseringsagendor med höga förväntningar och snabba resultat, förväntningar om att hålla risknivån i schack och kostnadskontroll.

Men PMOts roll är kvar oförändrad. Har PMO:t spelat ut sin roll?

Absolut inte. Funktionen har en fortsatt central roll, men det behöver anpassas och utvecklas för att supportera på en spelplan som ständigt är förändras. PMOt behöver gå från att vara en kontrollfunktion till att agera som en kraftfull utvecklingsmotor i din organisation.

I denna bloggpost delar vi med oss av fyra nyckelroller ett PMO bör axla i en agil organisation:

Takthållaren, Balansmästaren, Synliggöraren och Facilitatorn.

1. PMO som skapar, håller i och knyter i hop takten

PMOt är med fördel takthållaren som ser till att prioriteringar sker kontinuerligt och på helheten i en agil organisation. Funktionen spelar en avgörande roll i att etablera och utveckla de möten och samarbetsytor där strategisk riktning och operationellt genomförande möts. Det är i dessa forum som visioner omvandlas till handling och övergripande prioriteringar sätts.

Kvartalsvisa möten är ett exempel på ett kraftfullt sådan forum, där långsiktiga och kortsiktiga mål knyts ihop. Genom att föra organisationens olika delar samman skapas en takt där visionen ständigt möter verkligheten, och där fokus hålls på rätt saker. Det gäller horisontellt (strategiskt, taktiskt och operativt) och vertikalt (företagets olika funktioner, Verksamhet och IT, affär och Tech).

2. Balanserar de många olika perspektiven

En andra roll att ta i en agil organisation är att fungera som balansmästare. Som balansmästare hjälper PMO:t till att väga olika perspektiv mot varandra vid prioriteringar – från visionära mål till konkreta effekter. De utmanar och guidar organisationen i beslutsfattandet, genom att formulera principer som styr var fokus ska ligga under nästa period.

Det är lyckosamt när PMO:t också hjälper organisationen att bryta ner stora strategiska initiativ till mindre, mer hanterbara delar. På så sätt skapas en bättre balans mellan långsiktiga mål och agila, värdeskapande leveranser i nuet.

3. PMO som synliggöraren

I en agil organisation är det avgörande att alla delar samma bild av vart man är på väg. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Genom att visualisera strategier och skapa transparens kring prioriteringar stärker PMO:t organisationens förmåga att arbeta agilt.

Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla – i rätt format och vid rätt tillfällen. Genom att skapa forum och mötesplatser där organisationen kan dela och förstå helheten, ser PMO:t till att alla jobbar mot samma mål.

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

4. Facilitatorn som skapar trygga sammanhang

Sist men inte minst är PMO:t en facilitator i en agil organisation. Denna roll handlar om att skapa möten och sammanhang där rätt perspektiv kommer fram, där de som har insikt och kunskap ges utrymme att säga att något behöver ändras eller att ett nytt beslut krävs.

Som facilitator skapar funktionen trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Stegvis mot ett utvecklat PMO

Tillsammans utgör dessa fyra roller ett utvecklat PMO i en agil organisation. För att lyckas krävs att PMO:t kliver ner från sin kontrollerande piedestal och istället blir en brygga mellan helhet och detalj, strategi och operation. Genom att skapa och upprätthålla utrymmen där dessa diskussioner kan leva och utvecklas, blir PMO:t en verklig kraft i organisationens transformationsresa.

Det kan till och med vara värt att överväga ett namnbyte – från PMO till exempelvis transformationskontor eller utvecklingskontor – för att bättre spegla de nya roller och ansvar som tillkommer. Ibland spelar namnet mindre roll, men förändringen i uppdraget är central.

Vänta inte på att utveckla PMO:t Det teambaserade arbetssättet i en agil organisation kräver det och rätt hanterat kan det ge er digitaliseringsresa en nödvändig boost.

Har ni inte ett PMO i dag men ser behovet av någon typ av samlande funktion? Låt denna post bli inspiration att ta några första steg.

Vill du veta mer om hur vi hjälper till att utveckla ert PMO?

Tio tips för kvartalsplanering

maj 24, 2024/i Agil, Dynamisk planering, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar/av House of Simplicity

Många digitaliseringschefer upplever att de traditionella sätten att planera verksamheten inte längre räcker till. Med snabba förändringar, högt tempo och ständigt nya möjligheter behövs ett mer agilt tillvägagångssätt. Men vad innebär det i praktiken – och vilken roll kan ett PMO spela i att skapa struktur, tempo och koordination?

Fler och fler organisationer som navigerar digitaliseringens utmaningar ser behovet av att kontinuerligt prioritera på helheten. Kvartalsplanering blir då en bra lösning – ett sätt att regelbundet återvända till den övergripande strategin och säkerställa att organisationen ligger rätt i både kort- och långsiktiga mål. Det ger kraft, fokus och hjälper er att maximera värdeskapandet. Rätt genomfört kan kvartalsplaneringen utgöra grunden för en mer agil och flexibel organisation.

Grunden för kvartalsplaneringen är ett återkommande möte, där PMO ofta blir en naturlig part att hålla i taktpinnen, men hur får ni det att bli framgångsrikt? Här är tio konkreta tips för att skapa en agil och hållbar kvartalsplanering.

1. Börja – bara gör det

Det viktigaste är att börja. Boka in en serie möten och sätt igång. Letar ni efter hinder eller väntar på “rätt förutsättningar”, blir det lätt att skjuta på starten. Genom att sätta en fast takt redan från början skapar ni rutinen som krävs för framgångsrik kvartalsplanering.

2. Börja där det finns drivkraft

Börja med dem som har lust och energi att delta, de som vill och kan. Alla behöver inte vara med från början. Det viktiga är att få igång processen. Över tid kan ni identifiera vilka fler perspektiv och kompetenser som behövs för att utveckla planen.

3. Bestäm mötets karaktär

Definiera vilken typ av möte kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte, eller mer av ett kommuniké där arbete sker innan mötet och sedan summeras? Det kan ofta vara en bra idé att börja med en mer sammanfattande möte och gradvis övergå till ett arbetsmöte när ni är redo. Klargör mötets syfte och vad som förväntas av deltagarna både innan och under mötet. Utveckla syftet över tid.

4. Skapa förutsättningar före och efter mötet

Ett möte står inte för sig själv. Beroende på vilken typ av möte ni har, behöver ni planera vad som ska ske före och efter för att skapa en kontinuerlig planering. Vad behöver förberedas? Vilket arbete tar vid efter mötet för att säkerställa att beslut och prioriteringar leder till handling?

5. Bygg upp ramar stegvis

Ramar skapar igenkänning och ger möten struktur. Börja med enkla saker som en agenda eller en fast incheckning och utveckla detta över tid. Synliggör att ramarna är något att luta sig mot, så att mötena inte upplevs som ett nytt forum varje kvartal. Gör små förändringar successivt för att behålla fokus.

Tio tips för kvartalsplanering

6. Koppla ihop kvartalsplaneringen med andra möten

Kvartalsmötet ska inte stå isolerat. Se till att det hänger ihop med kortare och mer frekventa möten som dagliga stand-ups eller veckomöten. Synka kalendrarna och skapa kopplingar mellan insikterna från de kortare mötena och kvartalsplaneringen, så att ni kan anpassa prioriteringar i realtid.

7. Integrera tidigare processer och möten i kvartalstakten

Undvik parallella mötesforum. Integrera befintliga möten och processer i kvartalstakten så att allt flyter ihop. Ett PMO kan här spela en nyckelroll i att synka planering över olika delar av organisationen och säkerställa att inget faller mellan stolarna. Koppla ihop. Var tydlig med var olika frågeställningar hör hemma och våga ta bort onödiga forum för att effektivisera organisationens arbete.

8. Håll i, håll ut och anpassa

Effekten av kvartalsplanering kommer inte efter ett möte. Framgång bygger på att ni håller fast vid takten och mötesserien. Reflektera löpande över hur mötena fungerar och vad som kan förbättras, inte bara på enskilda moment utan på serien som helhet. Anpassa och finjustera när det behövs för att mötena ska förbli relevanta och effektiva.

9. Synliggör och återanvänd resultat

Synliggör era beslut och prioriteringar och håll dem levande mellan mötena. Visualisera resultaten, återanvänd dem som grund för nästa kvartalsmöte och uppdatera dem löpande när nya insikter tillkommer. Genom att kontinuerligt uppdatera och reflektera kring resultaten, får ni en levande plan som ständigt utvecklas.

10. Involvera rätt personer

Börja med en liten grupp, men bygg på med fler deltagare över tid. Fråga er: “Har vi rätt personer med för att få den fart vi behöver?” och “Vem behöver ta del av informationen för att vi ska kunna agera snabbare?” Var tydliga med att bjuda in personer som kan bidra till att driva digitaliseringen och affärsutvecklingen framåt. Börja med de som vill och kan.

Kvartalsplaneringen ger grunden i en agil struktur

Kvartalsplanering ger er en agil struktur för att hantera både kort- och långsiktiga mål. När den faciliteras eller stöds av ett PMO kan arbetet skalas upp snabbare, hållas samman över tid och skapa större effekt på tvären i organisationen. Genom att följa dessa tips kan ni bygga en stabil process som inte bara stödjer digitaliseringen, utan också hjälper er att hålla fokus och maximera värdeskapandet. Vilket steg tar ni först för att förbättra er kvartalsplanering?

Rädd för att måla in dig i ett hörn?

maj 24, 2024/i Agil, Digitalisering, Dynamisk organisation, Dynamisk planering/av House of Simplicity

Fastighetsbolaget hade stött på patrull. De ville skapa en ny tjänst för sina boende och ville få ut data från sina fastighetssystem. Men eftersom det kunde tänkas hänga ihop med det stora datainitiativet, som i förlängningen också sades skapa förutsättningar för framtidens automatiserade fastighetsövervakning, hade det blivit paus, stopp och hold.

Tänk om vi målar in oss i ett hörn. Var det första de sa, lite uppgivet, när vi träffade dem.

Du må tro att axlarna sjönk när vi berättade att vi faktiskt aldrig någonsin mött någon som på riktigt målat in sig i ett hörn.

Fastighetsbolaget är bara ett av många exempel. Vi möter det ofta i organisationer vi jobbar med. Kanske känner också du igen dig i rädslan för att måla in sig i ett hörn.

Säkert har du också fått lära dig att saker ska komma i rätt ordning. För företag innebär det exempelvis först mål, sen en strategi, därefter en handlingsplan och sen göra. Detta tankesätt blir utmanande i mötet med många osäkerheter, behov av flexibilitet, ständiga förändringar och komplexitet.

I digitaliseringsdjungeln behöver du och din organisation ha förmågan att utveckla mål och strategier succesivt, påkopplade och nära görandet.

Så vad blev vägarna fram med fastighetsbolaget?

Vi utvecklade ett antal guidande principer.

Vi konkretiserade de handlingsalternativ som fanns tillgängliga där och då.

När vi fick ner dem på papper blev det relativt enkelt för många att se vilket som var att föredra, vilket också motiverades av någon form av riktning, strategi. Den fanns där outtalad.

Vi kunde också få ner några första grunder för mål, på både lite längre sikt men också vad som var rimligt att nå den kommande perioden, kommande kvartalet.

De tog viktiga steg för att bygga sin förmåga till att utveckla mål och strategier succesivt

Det vi kan lära oss av vårt exempel från fastighetsbolaget är att det faktiskt inte behöver vara så svårt. Men att det krävs att släppa idén om en rätt ordning eller att riktning, mål och strategier bara är för några få och att det är skiljt från görandet. När det går att vara friare i formen går det också att komma framåt på ett nytt och kanske lite annat sätt.

Superkraften att välja bort

april 11, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Prioriteringar/av House of Simplicity

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter.

Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus.

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, du vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när du tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma i din organisation.

Hur väljer du då rent konkret? Här är tre sätt som kan hjälpa på vägen:

1. Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.

2. Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.

3. Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit i planen eller roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om planer, roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls.

Bygg superkraften att välja bort

Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

Fyra förmågor som gör dig framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

april 7, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk organisation, Prioriteringar, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Begreppet känns måhända lite slitet men digitalisering är mer än ett projekt som din organisation drev 2018. Ja, vi tror att det mesta faktiskt fortfarande är ogjort.

Förväntningarna är om möjligt högre än de någonsin varit. Det pratas AI samtidigt som chefer fyller sin dagar med administrativt arbete som skulle varit automatiserat för 10 år sedan. Vi säger att data är det nya guldet och fastnar samtidigt i konflikter om vem som äger data. Känns det bekant?

Framgångsrika organisationer har hittat ett nytt sätt att ta sig fram i digitaliseringsdjungeln. De har byggt nya förmågor i sin organisation. Förmågor som gör att de kan åstadkomma mer resultat, med rimliga insatser, på ett snabbare och mer hållbart sätt. Hur gör de då? Här i bloggposten listar vi fyra förmågor som de har lyckats bygga.

Förmåga 1. Förmåga att utveckla strategier successivt

Många har en rädsla för att måla in sig i ett hörn och fastnar i ett ändlös kartläggande och sökande efter riktning och strategier. Rädslan är kostsam och ofta något obefogad. Men det krävs att du skiftar tillvägagångssätt.

I digitaliseringsdjungeln behöver du och din organisation ha förmågan att utveckla strategier successivt, påkopplade och nära görandet.

Guidande principer är ett sätt som vi återkommande ser blir förlösande. Enklare än så är att konkretisera de handlingsalternativ som finns tillgängliga just nu. Det skapar en enkelhet att överblicka och allt som oftast blir det självklart vilket alternativ som är att föredra. Inte sällan går den då att motivera med någon typ av riktning som finns där. Kanske outtalad.

Förmåga 2. Förmåga att börja göra

När utmaningarna är komplexa och stora tenderar projekten eller initiativen att bli detsamma. Det blir ett vändande och vridande att försöka ta sig an den stora elefanten. Inte sällan blir resultatet att du står och stampar. Stora plattformsbyten som ska realisera hela affärsplanens potential, men ingen kommer till görandet.

Framgångsrika organisationer ha förmågan att bryta ner och börja göra. De börjar tidigt ta de första stegen till att leverera något litet som blir färdigt. Något de kan fira och lära av. De är nyfikna och har sätt att utforska och lära på riktigt genom görandet. De delar upp arbetet i mindre delar. De tittar i backspegeln och reflekterar över sina insatser kontinuerligt. De vågar att testa.

Förmåga 3. Förmåga att prioritera som en ninja

Det är allt för vanligt att organisationer använder sig av prioriteringsmetoder som leder till fel effekter. De försöker värdera allt mellan 1 till 3 och allt får högsta prio. Den som skriker högst är ett allt för vanligt sätt att prioritera. En låst budget och resursallokering hindrar organisationer att prioritera om när förutsättningarna snabbt förändras. Slutligen förlitar sig ledningen på trafikljusen och känner att de har kontroll så länge det lyser grönt… men när det visar sig vara något annat utbryter paniken.

I digitaliseringsdjungeln behöver organisationer utveckla sin förmåga att prioritera som en ninja. Förenklat handlar det om tre saker:

Kontinuerlig prioritering efter gemensamma principer som successivt utvecklas utifrån övergripande vision och ledstjärna

Prioritering av arbete efter önskade effekter och svårighetsgrad så att mest pang för pengarna kan nås

Transparent och gemensam helhetsbild av prioriteringar så att det blir enkelt för många att agera enligt dem

Förmåga 4. Förmåga att arbeta dynamiskt och gemensamt för att leverera värde

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har hittat former där värde levereras kontinuerligt genom att människor arbetar tillsammans och dynamiskt. De har, vad vi brukar kalla, skippat viskleken. Det kanske låter enkelt och självklart. Vår erfarenhet är att detta i praktiken kan sitta ganska hårt inne. Mer konkret handlar det om att mindre utsträckning förlita sig på hierarkier, top-down-approach, ansvarsmatriser och kontrollfunktioner som information ska slussas igenom. För att i större utsträckning förlita sig på nätverk, sammanhang och samverkan och beslut som sker där informationen finns. Det handlar också om att skifta till att värdera driv och leverans i högre utsträckning än kontroll.

Det handlar om att våga börja göra

Med dessa fyra förmågor kan du skapa en framgångsrik organisation. Vägen dit sker inte i en rätt eller viss ordning. Mycket handlar om att våga börja utforska och hitta vägarna. Ta någon del där du ser att ni skulle nå tidiga vinster och lära längs med vägen.