Insikter - Sida 8 av 9 - House of Simplicity

Tre sätt mot en levande strategi

februari 13, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Lyckat strategigenomförande är långt i från en självklarhet och många källor visar att det tvärtom är mer vanligt med det motsatta. Anledningarna är såklart flera men en av dem är hur strategin faktiskt utvecklas. För många blir inte strategin levande utan stannar i styrelserummet eller hamnar i byrålådan.

Strategiutveckling, som vi traditionellt känt till den, har ofta skett i en isolerad dialog, vid isolerade tillfällen. Med resultatet att det saknats en brygga mellan det slutna rummet, där kloka tankar och grundade beslut om riktning tas, och till de många som ska göra jobbet.

Med en ny karta att verka på med hög utvecklingstakt, många möjligheter att ta ställning till, hög komplexitet och där förutsättningarna snabbt förändras behöver strategiutvecklingen se ut på ett annat sätt för att bli användbar. Agila organisationer har en levande strategi.

Ett nytt förhållningssätt där vi inte fastnar i definitioner av vision, strategi, mål och liknande begrepp är en bra start. Genom att introducera ledstjärna och guidande principer som verktyg har vi sett många exempel på att organisationer blir friare och mer utforskande i att utveckla riktning. Det vi tänker oss är ledstjärna som något att rikta blicken mot och guidande principer som något att luta sig mot för beslutsfattande, vägval, prioriteringar. Ledstjärna och guidande principer öppnar upp och möjliggör för fler att delta. De hjälper oss med alignment och möjliggör autonomi, vilket är två viktiga dimensioner i en snabbt föränderlig värld.

I denna bloggpost delar vi tre sätt som konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Låt mer dialog om ledstjärna och guidande principer få ta plats i mellanrummen

Första och grundläggande sättet är att balansera om var dialog kring riktning och vägval sker. Vi tror att vi behöver gå från strategiutveckling som sker i ett låst rum frikopplat från genomförandet till att i mycket större utsträckning utveckla ledstjärna och guidande principer i mellanrummen i organisationen. De horisontella och vertikala.

När vi för dialoger om ledstjärnan och guidande principer i organisationen i sammanhang i brytpunkten mellan strategi och genomförande, i horisontella mellanrum, öppnar vi upp för nya insikter och möjligheter. Dynamiken i ett kontinuerligt utbyte mellan tänka och göra ger en levande strategi. Genom att mötas i mellanrummen för våra silos kan vi konkretisera guidande principer som underlättar beslutsfattande.

Låt alla utveckla ledstjärnan och guidande principer

Ett annat sätt är att skifta fokus från att det är några få utvalda, med specifika roller och funktioner, som kan utveckla ledstjärna och guidande principer till att involvera alla. Alla som behöver vara med ska vara med tänker vi är ett ingångsvärde. För att skapa levande ledstjärna och guidande principer som används behövs många perspektiv. Helhet och detaljer behöver rymmas i samma rum, i samma dialog.

På en karta med många möjligheter, hög utvecklingstakt och ändrade förutsättningar behöver de som ligger nära kund också vara de som fattar besluten. Därmed behöver de i mycket större utsträckning ligga nära ledstjärnan och guidande principer. Här möter vi anledningen till att alignment och autonomi blir förutsättningar.

På samma sätt är det viktigt att kunskapen om kunden och görandet kommer in strategiutvecklingen och den behöver ske på fler platser än tidigare.

Utveckla ledstjärna och guidande principer stegvis

Levande strategi behöver just vara levande. Ett tredje sätt är att ledstjärnan och guidande principer bäst utvecklas stegvis. I takt med att vi ser vad vi behöver för att kunna ta steg, i takt med vi vet vilka frågor vi ställs inför behöver vi addera, ta bort och förfina.

Börjar vi i flera delar av organisationen ta för vana att blicka framåt för en period och fråga oss ”vad ser vi oss behöva för att enklare ta oss framåt” har vi grunden till att successivt utveckla guidande principer. Vi kan förekomma i stället för förekommas.

En del i att utveckla stegvis är också att bli bra på att återanvända. Vi behöver inte staka upp en helt ny väg varje gång vi ska göra något eller ta någon typ av beslut. Här kan guidande principer hjälpa till. När vi låter ledstjärnan leva genom att återvända till den och kontinuerligt fylla den med ny kraft har vi något att fatta beslut emot.

Levande strategier är inte ett arbete i perfektionism

En levande strategi är inte ett arbete i perfektionism. Det handlar om att hitta saker att luta sig mot, rikta blicken mot, som gör det enklare att ta sig framåt. Det måste inte vara så exakt. Mer fördelaktigt är när det kan göras utforskande och med nyfikenhet.

Oavsett var ni står är följande frågor ett sätt att hitta vägen framåt: Vad har vi i dag som vi tar sikte mot? Vad vi behöver vi fatta för några beslut under kommande period för att röra oss framåt? Detta är en diskussion ni kan ta i lämpligt sammanhang.

Mer att läsa:

Enkla steg – Bland våra samling av enkla steg att ta hittar du en pdf om strategier som används.

Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Den bästa strategin är den som används – Mer om hur vi gör strategier användbara

Konsten att välja bort är en superkraft – Om att välja bort som ett effektivt sätt att prioritera

Organisationens nya klister – Om nya sätt att koppla i hop lång och kort sikt.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Att spela i takt

januari 30, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

I musiken är takten grunden. En orkester strävar efter att spela i takt. Olika instrument bygger på varandra och tillsammans hittas samklang med stöd av takten. Oavsett musikgenre går det att improvisera när väl takten sitter. Jazzmusiker kan jamma och rockmusiker kan dra ett gitarrsolo. Takten hjälper dem att återkommande mötas, att hitta in och ut ur musiken och sätta fokus och intensitet där det ska vara. Precis så kan vi använda och bygga takt i organisationer och dra nytta av takten för att samla vårt fokus, jobba mot samma mål, svänga om tillsammans, fatta beslut och prioritera tillsammans.

Att agera i takt innebär inte att alla gör allt samtidigt. Att agera i takt innebär snarare att vi använder takten för att hitta in vid rätt tillfälle, skapa en dynamik av olika intensitet och hitta ett flyt och en samklang i organisationen. För en organisation kan det innebära att ha sammanhang som hänger ihop, där rätt personer möts och där rätt frågor finns på bordet.

Hur drar man då nytta av takten i en organisation?

Hitta en takt som gör att personer möts

Alla behöver inte mötas vid varje taktslag men vi behöver hitta in och skapa gemensamma sammanhang och möten som sker i takt. Framförallt behöver vi skapa förutsättningar för att dra nytta av kompetensen och informationen som sker i de olika sammanhangen. Vilka personer behöver vara med för att vi ska kunna få flyt i organisationen och hur rör sig dessa personer mellan olika sammanhang? är frågor att besvara. Hellre än att isolera sammanhang och personer behöver organisationer sträva efter tvärfunktionalitet och samverkan.

Hitta en takt där rätt frågor får rätt sammanhang

Både strategiska frågor och frågor kring genomförande behöver få utrymme, men vi kan som organisation nyttja takten till att skapa dynamik mellan dessa frågor. Snabba frågor som behöver snabbt agerande behöver tas upp i sammanhang som händer ofta. Mer långsiktiga frågor som kräver ett längre perspektiv kan tas i sammanhang som händer mer sällan. Takten hjälper oss att återkomma och få dessa frågor att kontinuerligt hänga ihop. Att ställa oss frågor som – vad behöver vi veta för att kunna ta steg i den riktning vi vill eller vad behöver vi förstå om de steg vi tar för att på bästa sätt kunna ta ut vår riktning – och att göra det kontinuerligt hjälper oss som organisation att ta oss framåt i klok takt.

Hitta en takt som gör det lätt att svänga

Takten en organisation väljer bör göra det enkelt för oss att justera, byta riktning och svänga när det behövs. Vad det innebär i praktiken är olika för olika organisationer och beror på vilken typ av frågor, produkter och tjänster man rör sig. Men för att kunna kunna svänga och justera bör sammanhangen hänga ihop. Ett sammanhang som sker mer sällan behöver kunna dra nytta av den informationen som kommer fram i ett sammanhang som sker oftare och lika viktigt är det att informationen flödar tvärtom. Hitta ett sätt att nyttja dynamiken mellan det som sker till exempel i ett veckomöte och det som sker på ett månadsmöte. Eller låt det som sker på kvartalsbasis synka ihop med det som sker på månadsbasis.

Utgå från det som finns och hitta er takt

Det allra enklaste sättet att hitta takten i en organisation är att utgå från det som finns. Rita ut de olika sammanhang ni använder er av idag – både för att titta framåt och för att genomföra och allt däremellan. Utgå från dem. Rita upp dem och se om ni kan justera något för att mötas ytterligare. Fundera över vilka som är med i de olika sammanhangen. Kan ni justera – lägga till någon – för att ytterligare bygga på dynamiken. Kanske till och med slå ihop några sammanhang. Vilka frågor har ni på bordet i befintliga sammanhang. Finns det någon fråga ni kan lägga till eller ta upp i annat sammanhang för att gå till dynamiken.

Hitta er takt som organisation och rör er i den.

Mer att läsa:

Precis som en orkester kan en organisation ha nytta av en dirigent. I en organisation kan dirigenten till exempel vara ett PMO. Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Konsten att välja bort är en superkraft – Om att välja bort som ett effektivt sätt att prioritera

Den bästa strategin är den som används – Om hur vi gör strategier användbara

Gapa mindre – Om hur vi vi behöver minska gapet mellan tänka och göra i organisationen för att bli effektfulla

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga framgångsrika organisationer stegvis i stället för stora transformationer.

Läs mer om vad vi kan hjälpa er med här.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Konsten att välja bort är en superkraft

januari 16, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Prioriteringar, Stegvist/av House of Simplicity

Många kommer nu tillbaka till nytt år och nya möjligheter med många saker på listan över sådant som ska åstadkommas. Det är lätt att hamna i känslan att det är så mycket som ska göras så det är svårt att veta var man ska börja. En sak som gör det lite enklare – börja med att välja bort.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus.

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, ni vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när vi tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma ute i organisationer.

Hur väljer man bort då? Att välja bort handlar ofta om att göra motsatsen till att välja. Men att välja bort är inte helt enkelt. Några saker som kan hjälpa er på vägen:

Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.
Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.
Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit på roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls. Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

*******************

Mer att läsa:

Den bästa strategin är den som används – Om hur vi gör strategier användbara

Gapa mindre – Om hur vi vi behöver minska gapet mellan tänka och göra i organisationen för att bli effektfulla

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga framgångsrika organisationer stegvis i stället för stora transformationer.

Läs mer om vad vi kan hjälpa er med här.

Nya utmaningar kräver ny typ av hjälp

januari 13, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Organisationer idag verkar under andra premisser än de gjorde för, säg 10 år sedan. Det kräver en annan typ av förmågor. Vi behöver kunna ställa om snabbt och ofta. Vi behöver kunna agera på det som händer runt om oss och vi behöver göra det utan att varje gång försöka uppfinna hjulet på nytt. Många organisationer börjar landa i att de vill arbeta mer lättrörligt.

Många organisationer är också kloka nog att ta hjälp. Men trots att utmaningarna är helt nya fortsätter de flesta att ta in samma typ av hjälp som de alltid gjort. Ett stort initiativ dras igång där organisationen ska transformeras, stora tankar och stora steg behöver tas – gärna nu, på en gång.

På samma sätt som vi som organisation vill bli mer lättrörliga, kunna ta små steg, hämta hem effekter snabbt behöver vi se på byggandet av nya förmågor och sätt att arbeta som något som sker stegvist. Det behövs ingen Big Bang – det behövs många kloka steg, som tas på ett hållbart och uthålligt sätt, med fokus på vad man vill uppnå och att få saker att hända här och nu. Och här, precis här, kan vi som konsulter hjälpa till på nya sätt.

Att be om hjälp kan vara svårt. Att be om en hjälp som man inte riktigt vet hur den ser ut är svårare.

För oss är detta en hjärtefråga. Här målar vi upp tre idéer, nya sätt, som organisationer faktiskt kan ta hjälp på för att få mer gjort med mindre insatser.

Ta hjälp för att bygga er organisation samtidigt som ni går och levererar. Ni behöver inte stanna upp och ta kraft för att orka med en jätte-transformation – ta istället hjälp till att strukturera och agera mitt i verksamheten, mitt i det som händer just nu och mitt i där ni vill få saker att hända.
Ta hjälp för att bygga nya förmågor parallellt med att ni får jobbet gjort. Ofta är det inte två dagar iväg på en utbildning som gör skillnaden utan möjligheten att fokusera på några få konkreta saker att testa att göra, reflektera över resultat och justera där det behövs som ger den där riktiga effekten.
Ta hjälp för att utveckla strategin stegvis och hand i hand med genomförandet. Inte tänka först och göra sen, utan dela i mindre delar. Tänka lite – göra lite – reflektera. Tänka lite till – göra lite till – reflektera. Få tänkandet och görandet att gå hand i hand helt enkelt.

Men kanske ligger den stora utmaningen i att utforskande tillsammans våga testa vilken hjälp som gör skillnad för er. Tiden när vi kan arbeta utifrån en färdig spec eller beställning är förbi. Vi tror att om vi börjar se hjälpen också som ett lärande kan magi uppstå.

Just här vill vi göra skillnad, för våra kunder men också för konsulter som arbetar med oss. Vi kan tillsammans arbeta stegvist i den dagliga verksamheten och tillsammans få bra saker att hända. Genom det stegvisa byggs de förmågor, beteenden och strukturer som behövs för att agera framåt. Och det här är inte rocket science, men det är en ny typ av managementkonsulting.

Så bygger ni en organisation att växa i

december 17, 2021/i Agil, Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Vi behöver resultat nu och har inte tid med ett stort organisationsutvecklingsprojekt. Så säger många beslutsfattare vi träffar kring att utveckla organisationen för att växa, utvecklas och accelerera. Vi upplever en relativt hög medvetenhet om att det krävs nya förmågor, strukturer och arbetsformer för att få det att hända. Det är utmanande att få till i en pressad vardag. Det finns ett behov av att bygga och springa samtidigt blir en slutsats.

Tiden är förbi när vi driver stora transformations- eller organisationsutvecklingsprojekt tror vi, om det någonsin varit ett optimalt upplägg. Det betyder inte att förflyttningarna som ska till är mindre eller att det är mindre viktigt. Det betyder bara att med den kartan som de flesta företag och organisationer verkar på i dag, stora som små, kräver nya sätt att bedriva sitt utvecklingsarbete. Det behöver ske utforskande, stegvis och tillsammans.

Hur kan detta då se ut i praktiken? Låt oss här ge fyra uppslag:

Bygg genom att göra

Detta är egentligen ganska självklart. När vi skiftar från att bygga först göra sen till att göra och bygga parallellt händer något.

Säkert finns det ett prioriterat område för att utveckla affären hos er just nu. Låt ett värdeskapande initiativ får kratta vägen för nya förmågor, beslutsgångar och arbetssätt.

Skapa värde först, reflektera vad som funkar, förstärk och etablera förmågor och struktur varefter. När strukturer som funkar etablerat sig låter ni dem sprida sig utanför initiativet. Det kan vara mötesformer som visar sig vara framgångsrika, sätt att fatta beslut som för er är nya eller annat.

Det är lite som att trampa upp en stig som sedan blir en grusgång.

Bygg med sammanhang som stomme i stället för träd

Av tradition har organisationsbyggen centrerats kring ett organisationsträd. Vi tror att vi behöver skifta fokus i synen på organisationsbygge. Strukturer för att skapa värde och effekt är så mycket mer än ett träd.

Om vi ska kunna röra snabbt, flexibelt och hållbart måste vi luta mot andra saker för att bygga succesivt. Låt organisationsträdet finnas där det är. Låt i stället strukturer där värde skapas få ta utrymme. Låt något sammanhang, ett återkommande möte med personer som kan bidra till värdeskapandet utgöra grunden framöver.

Bygg stegvis

Sluta tro att vi ska kunna tänka ut en perfekt organisation på pappret och att den sedan bara ska implementeras. Organisationer är inte perfekta. De blir inte perfekta. Organisationer behöver följsamt utvecklas i takt med att värdeskapandet utvecklas.

Ta utgångspunkt i något som fungerar bra i dag, titta på vad ni kan addera för att ytterligare skapa effekt från det som redan finns på plats. Kanske addera in frågor eller ytterligare kompetenser?

Eller ta utgångspunkt i något som ni har ett behov av att utveckla, kanske för att det finns ett skav där i dag eller för att ni ser att det är extra viktigt för era kunder. Välj ut något ni kan göra, gör och reflektera kring resultatet. Använd data där det finns för att förstå och lära.

Bygg genom mikro-reflektion

Reflektion är smörjmedel i ett kontinuerligt byggande av organisation. Det finns oanade möjligheter i att ställa frågor och att göra det till en vana. Plocka in reflektionen i befintliga möten. Börja eller sluta ett återkommande möte med samma fråga. Samla ihop och agera på det som kommer upp. Det kommer ni förvånansvärt långt på.

När det blir en vana behöver heller inte känslan vara att allt ska upp på bordet, utan att saker lyfts med en rimlighet i vad som går att agera på.

Kunden i centrum

Det här var fyra sätt att bygga organisationen successivt. Det är inte i en viss ordning eller att alla sätten tillsammans garanterar att ni når hela vägen fram. Snarare är de uppslag på ingångar som många gånger tar er en bit på vägen. Säkert kan de föda nya tankar eller hjälpa er att plocka upp ett sätt som ni för stunden glömt att ni tidigare gjort med framgång.

Men först och främst är en första bra utgångspunkt att sätta kunden i centrum för sin organisation. När kunden sätts i centrum blir det enklare att se hur det ska gå till att bygga parallellt med att skapa värde. Det är lättare att prioritera vad som faktiskt skapar värde. Där någonstans byggs hållbarhet också i en lätt föränderlig tid av många möjligheter. Agila organisationer har också förmågan att lättrörligt, agilt, utveckla organisationen i sig självt.

En annan pusselbit i en dynamisk organisation är att arbeta med successiv strategiutveckling. Detta kan du läsa om i vår bloggpost Den bästa strategin är den som används.

Organisationer som lyckas minska gapet mellan tänka och göra kommer accelerera mer. I posten Gapa mindre utvecklar vi dess tankarna.

Vill ni bygga organisationen stegvis är behöver också hjälpen för att göra det se annorlunda ut än det traditionellt ser ut. Nya utmaningar kräver ny typ av hjälp är posten där detta utvecklas.

Tre sätt att motverka silos

december 9, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Många av de stora framtidsfrågorna vi står inför kräver att olika kompetenser möts för att tillsammans skapa nya lösningar. Det talas så ofta om vikten av tvärfunktionellt arbete, men samtidigt fortsätter vi nästan uteslutande att verka i silos. Våra organisationer utgår till mångt och mycket från funktioner, specialiserade och avgränsade avdelningar med egna uppdrag att uppfylla. Ibland är avdelningarna så upptagna av sitt eget uppdrag att de glömt bort helheten. Silos upplevs som en bromskloss, som organisationer fastnat i.

Vi tar lätt till ord som att bryta upp silos vilket ger associationer till att det är något radikalt och storslaget som ska till för att ta bort detta hinder. Det för oss också lätt till tankarna om att vi ska växla en struktur mot en annan, den nya perfekta strukturen. Men att det skulle finnas EN perfekt struktur är att hoppas för mycket.

I de flesta sammanhang behöver organisationer spela på flera system, åtminstone i en övergångsperiod. En hemmavist behövs, där vi kan bygga gemensam kompetens och där standardiserade grunduppdrag bäst hör hemma för utförande. Därtill behövs tvärfunktionella utforskande sammanhang som tar utgångspunkten i värdeskapandet och går utanför de traditionella organisationsgränserna. Vi behöver skifta perspektiv och fokus för att detta ska bli möjligt. Vi behöver kontinuerligt anpassa.

Så hur tar vi oss bort från läget idag och påbörjar en rörelse mot något annat? I denna bloggpost delar vi tre sätt som alla i olika omfattning faktiskt kan göra för att aktivt motverka silos och öppna för nya vägar.

Bygg broar genom nätverk

En stor del av arbetet med att motverka silos handlar om att bygga broar. Broar byggs i möten mellan människor. Strukturerat eller mer löst sammansatt. Det viktiga är att ett möte som annars inte skett äger rum. Det finns egentligen inte så mycket heller som hindrar från att göra detta.

Sträck ut en hand till en kollega på en annan avdelning, som kan andra saker än dig. Ring upp och säg ”hej, vore kul att höra vad du ägnar dig åt just nu. Ska vi ta en fika en dag?”. eller ta för vana att ge nya kollegor, som börjar på just din avdelning, fem namn från fem olika delar av organisationen att träffa, utöver den vanliga onboardingen.

Lös konkreta problem tillsammans

Det finns sällan ett effektivare sätt att motverka silos och bygga broar som att faktiskt skaffa sig erfarenheten av att lösa ett riktigt problem tillsammans.

Säkert finns det någon fråga redan ni har på bordet som ni skulle vinna på att addera fler perspektiv till. Bjud in någon med helt andra perspektiv, från en annan del av organisationen, till ett inbokat möte där ni ska komma framåt i en svår fråga. Gör en bedömning av vilka perspektiv som skulle hjälpa er. Låt dem ta plats i mötet.

Det som är viktigt för att detta ska lyckas är att vara modig nog att bjuda in människor som behövs och kan lösa problemet. Låt det inte blir en representationsfråga. Utan försöka er om att alla alltid är där för att de kan och vill bidra till att lösa uppgiften.

Bryt horisontella silos

Oftast syftas det nog på vertikala silos när vi pratar om silos. Murarna mellan avdelningar så som mellan IT och Marknad eller HR och Ekonomi. Vi kan enkelt exmeplifiera hinder och nära till erfarenheter av den friktion som lätt uppstår.

Mindre förekommande är att vi tänker på horisontella silon, som finns i nästan alla organisationer. Vi vågar påstå att de murar som finns mellan strategisk, taktisk och operativ nivå skapar minst lika många hinder för värdeutveckling som de vertikala. Vi kanske bara har accepterat dem i större utsträckning.

För många av de utmaningar vi har framför oss krävs att vi växlar mellan helhet och detaljer. De viktiga diskussionerna mellan ägarperspektiv, syfte, målsättningar och kunskaper om möjliga lösningar behöver få ta plats. Det kan inte lösas genom ”transportsträckor” i olika nivåer. Det behövs sammanhang där dessa diskussioner kan få ta plats, något som få organisationer har strukturella sammanhang för att lösa.

Det skulle kunna ske på många olika sätt och vägen behöver inte vara så lång för att ta några steg. Nedan är ett sätt vi tror att del flesta organisationer kan testa:

Samla ett gäng från olika avdelningar och på olika nivåer i organisationen, 8-10 personer kan vara lagom. Träffas en timme med jämna mellanrum. Bestäm en veckodag varannan vecka tex. Ta med er varsin fråga ni vill diskutera, något ni behöver hjälp att komma framåt med. Rör er runt en fråga i taget, lös ut, skifta perspektiv, ta frågan framåt.

Stegvist utforskande är enda vägen

Vi garanterar inte att dessa tre sätt är hela lösningen men de är en start för att konkret ta utforskande steg. Det är också den enda vägen vi har att gå. Så länge vi letar efter en helt färdig målbild för alternativet till silos innan vi tar steg kommer vi sitta fast där vi står i dag. Detta är ett område som varje organisation behöver hitta sin väg i, stegvis och utforskande. Kanske behöver vi lägga till först för att ta bort sedan när vi märker att något spelat ut sin roll. Kanske kan vi bara testa att sluta göra något och se vad som händer. Vi behöver också acceptera och inse att organisationen i sin form behöver vara i kontinuerlig utveckling.

Vad stoppar oss?

december 3, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

De senaste veckorna har vi talat om att vi rör oss på en ny karta. Saker som tidigare var frikopplade är i dag tätt sammanflätade, möjligheterna är många, förutsättningarna kan snabbt förändras och hastigheten i framför allt teknikutvecklingen är hög. Men samtidigt som många saker rör sig snabbt, rör sig annat långsamt.

Grunderna som företag och organisationer vilar på är i princip de samma som för 50 år sedan. Vårt sätt att organisera oss på förändras väldigt långsamt. I praktiken influeras vi fortfarande av idéer och antaganden hämtade från tidigt industritänk, så som Taylor mfl. Om vi rannsakar oss är det inte mycket nytt som har hänt om vi tittar in i dagens organisationer.

Är det ett problem? Organisationsutveckling har i sig inget egenvärde, vi behöver inte ändra för ändrandets skull eller nyhetens behag. Men flera av de antagande som vi bär med oss utgör också bromsklossar för accelerering av värdeutvecklingen och värdeskapandet.

Låt oss, innan vi går vidare, prata om några av de stora bromsklossarna. Vi utger inte här att listan är komplett utan vi fångar tre av dem som vi ofta stöter på:

Vi jobbar i silos i stället för ihop

Våra organisationer utgår till mångt och mycket från funktioner, specialiserade och avgränsade avdelningar med egna uppdrag att uppfylla. Ibland är de så upptagna av sitt eget uppdrag att de glömt bort helheten. Detta trots att vi vet att många av de utmaningarna som ligger på bordet kräver olika kompetenser för att lösa. Det talas om vikten av tvärfunktionellt arbete, men vi fortsätter att verka i silos.

Vi jobbar top-down i stället för dynamiskt
Utgångspunkten för ansvarsfördelning, beslutsfattande, relationer och kommunikation utgår från en hierarki. Vi delegerar neråt och eskalerar uppåt. Ett tidskrävande sätt och det innebär också att kompetenser som skulle behöva mötas inte har förutsättningar för att mötas. Besluten tas inte där kunskap och närhet till kundens röst finns. Vi känner till att det finns behov av ett mer dynamiskt sätt att organisera oss på men vi håller oss fortfarande kvar hårt vid organisationsträdet.

Vi premierar hålla plan före anpassning

Företag och organisationer är starkt präglade av planeringsskolor. Först ska vi tänka ut vad vart vi vill, sedan ska vi ta fram en heltäckande plan som visar alla steg till målet, vad det kommer att kosta och hur snabbt vi kommer att ta sig dit. Lite utzoomat är det ofta en helt orimlig uppgift, förutsättningarna kommer vara ändrade innan vi ens är klara med planen. Vi vet att vi behöver hitta former som tar höjd för anpassning men frågar fortfarande efter avrapportering och avvikelser mot plan och avvaktar med beslut för att vi inte har hela bilden klar.

Problemet är inte att vi inte vet – problemet är att det är svårt

Dessa bromsklossar är ofta inte några nyheter när de beskrivs ungefär som i den här bloggposten. Det finns en hög igenkänning i skaven som uppstår. Vi vet relativt väl vad som hindrar. Men trots det är hindren kvar.

Hur är det möjligt? Vad är det som stoppar oss?

Det är möjligt för att det är svårt svarar vi. Så länge vi försöker lösa utmaningarna på samma sätt som vi alltid gjort, dvs genom i silos, i en top-down approach och på ett planerande sätt kommer det fortsätta att vara svårt. På gränsen till omöjligt vågar vi påstå.

Att vi gör som vi alltid har gjort när vi försöker ta oss an en utmaning är vad som stoppar oss.

Vi behöver våga omfamna och utforska nya former för att röra oss bort från våra bromsklossar. Det är med ett dynamiskt, anpassat tillsammansarbete, som sker steg för steg, som vi skapar organisationer som kan accelerera sin värdeutveckling. Vägen till att åstadkomma mer resultat med mindre insatser, i snabbare takt och på ett hållbart sätt går genom en enklare och mer dynamisk organisation.

Det kan börja uppifrån, men kan också börja var som helst där medvetenheten finns och behovet eller engagemanget är extra tydligt. Vi behöver träna oss i att se och värna om de små stegen som tillsammans över tid skapar det nya. Vi behöver samla oss och bestämma att vi löser ut en fråga, skapar en erfarenhet kring den och gör oss redo för att ta nästa. Vi behöver våga ta steg utan att vi vet exakt vad de ska leda till. Vi behöver premiera rörelse. Vi behöver orka vara uthålliga.

Fler insikter

Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken – Ett konkret sätt att välja och välja bort

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Hur långt kommer vi med nyfikenhet?

november 26, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Hur omfamnar vi nya drivkrafter, tendenser och omvärldsförutsättningar? Det kan lätt känns övermäktigt och abstrakt. De flesta har nog någon gång gjort en klassisk omvärldsanalys för att förstå vad de har att förhålla oss till. Visst kan vi känna igen oss i att en god tanke blev omvandlad till en stor ambitiös analys där andra saker fick läggas åt sidan. Kanske väcktes frågan vad skillnaden egentligen blev när den fanns på plats. I värsta fall går vardagen vidare som om ingenting hade hänt.

Vi tror att organisationer som börjar fördjupa sin förståelse för sin egen karta kommer kunna ta bra utvecklingssteg. Men skiljt från vad vi traditionellt har gjort tror vi att den fördjupade förståelsen behöver ske stegvis och parallellt med att vi börjar gå och tar steg.

Vi ser att vi behöver gå från att frikopplat och frånkopplat analysera omvärlden till att påkopplat nyfiket utforska den i det som händer och sker hela tiden. Vi behöver fråga, lyssna och iaktta mer och på ett nytt sätt. Vi behöver testa och reflektera oftare.

Låt oss ge er några exempel och uppslag.

Lyssna och iaktta

Framtiden är närmre än vad vi tror. Genom att börja lyssna till saker och iaktta på nya sätt kan vi se den tidigare. Börja leta efter saker eller lyssna efter nya saker i befintliga möten. Sätt dig på en ny plats och observera. Vad hör ni? Vad ser ni? Bli spanare helt enkelt.

Börja ett återkommande möte med att någon får dela med sig av en spaning. Diskutera gemensamt om vad den betyder för er. Vilka möjligheter skapar den? Vad kräver den av oss. Samla ihop och bygg kartan utifrån detta.

Fråga

Det finns oanade möjligheter i att ställa frågor. Det finns massor att vinna i att träna sitt sätt att ställa frågor. Hur förändrar sig svaret på samma fråga över tid? Vad händer om vi i stället en ny typ av fråga i ett befintligt sammanhang? Vad händer om vi ställer samma fråga i ett nytt sammanhang? Varför? Vad? Hur? Vad händer om?

Ställ frågor om förutsättningar och omvärlden. Utgå från de utmaningar och möjligheter ni står i och vill lösa. Kanske resonera kring vilka strömningar av snabba respektive långsamma processer ni verkar i och vad det ställer för några krav på ert sätt att agera som organisation.

Eller plocka fram något ni genomfört nyligen och som fick oväntade effekter (positivt eller negativt). Diskutera i lämplig konstellation vilka faktorer som kan ha påverkat resultatet. Nyfiket och inte med de givna svaren. Plita ner och låt det bli en första skiss att återvända till.

Skapa en ny vana och ställ en fråga som du inte brukar ställa.

Testa

Formulera en hypotes om hur kartan ser ut. Ta en liten bit av kartan. Tex. hur kundernas behov förändras och vad det skapar för förväntningar. Kanske låter hypotesen för er så här ”En ökad tillgänglighet har gjort att våra kunder vill kunna beställa dygnet runt, alltid.”

Vilket steg kan vi ta här och nu för att möta de här förväntningarna? Ta ett steg. Utvärdera. Formulera en ny hypotes utifrån vad ni lärde er.

Vi kommer långt med att vara nyfikna

Det låter ju härligt och enkelt. Hur långt kan vi komma med nyfikenhet då? Faktum är att vi tror att det går att komma väldigt långt. Nyfikenheten bygger små broar mellan här och nu och med framtiden. Den ger oss en större förståelse för den kartan man som organisation har att navigera på. Då kan det visa sig att den är helt ny, eller precis som den alltid varit eller kanske både och.

Fyra krafter som ger en ny karta

november 18, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Lättvindigt sägs ofta “Vi lever i en snabbt föränderlig värld” och de flesta av oss tänker “ja ja, det där har vi sagt länge, det har vi koll på”. Vi håller med om att det känns lite uttjatat. Det är inte alltid att världen är så snabbt föränderlig om vi tänker till. Mycket tar tar förvånansvärt lång tid eller förändrar sig inte alls, vid närmare eftertanke.

Så hur är det? Behöver vi förstå vår omvärld, kontext eller det vi kallar karta på ett nytt sätt? Eller kan vi bara köra på som vi alltid har gjort?

Vi tror att organisationer har en ny karta att jobba på. Förvisso kan den se olika ut eller tolkningen av den variera men några tendenser är ändå generella och värda att lyfta här för att utforska vidare:

Digitalisering och globalisering

Kärt barn har många namn men vi har en ökad digitalisering som i sin tur steg för steg driver på en ökad globalisering. De två drivkrafterna har i sin tur tillsammans skapat en ökad tillgänglighet och gränser som suddats ut. Vi kan köpa kläder eller något annat i princip lika enkelt från vilket land som helst och tidsfönstret för spridning av händelser eller influenser är väldigt kort. En ökad tillgänglighet har på flera sätt gjort att möjligheterna är oändliga. Branscher flyter ihop, vilket gör att vi, bara för att nämna något, förväntar oss få samma service oavsett vad vi köper.

Från frikopplat till sammanflätat

Vi ser att frågeställningar som tidigare var frikopplade är nu tätt sammanflätade, tätt integrerade med varandra. Det är i princip omöjligt för vilken avdelning i vilket företag som helst att driva utveckling eller projekt frikopplat. För många är också ekosystemet runtomkring tätt integrerat med informationstjänster. Vi är inte fristående bara för att vi är juridiska enheter.

Oförutsägbart och snabbt föränderligt

Komplexiteten gör att det är svåranalyserat för att inte säga omöjligt att analysera och plötsligt händer saker som inte gick att förutse. Eller kanske gick de att förutse som en av alla många möjliga scenarion men som vore helt möjligt att planera för. Det kan vi summera med att den är snabbt föränderlig och oförutsägbar.

Hög takt i teknikutveckling

En fjärde kraft som ger oss en ny karta är en hög takt i teknikutvecklingen, det finns fakta som visar att takten ökar. En ökad takt och ett ökat gap i hur snabbt länder, företag, organisationer och människor tillvaratar möjligheterna och förhåller sig till hoten.

Vi kallar detta sammantaget att företag och organisationer har en ny karta att verka på och navigera i. Vi behöver börja utforska kartan och se att det också kräver nya typer av förmågor.

Utforska stegvist

Vi tror att organisationer som börjar fördjupa sin förståelse för sin egen karta kommer kunna ta bra utvecklingssteg. Men skiljt från vad vi traditionellt har gjort tror vi att den fördjupade förståelsen kan ske stegvis och parallellt med att vi börjar gå och tar steg.

Den bästa strategin är den som används

november 7, 2021/i Dynamisk organisation, Strategi/av House of Simplicity

”Vi behöver ta fram en ny strategi” berättar många för oss. Varför? frågar vi. I bland får vi bra svar och det finns verkligen en anledning till att mer genomgripande arbeta igenom riktning. Men oftare får vi svar som vittnar om att den strategi som finns i dag är svår att tillämpa eller använda. I praktiken fattas beslut som går åt ett annat håll och stöd saknas i de faktiskt problem eller möjligheter som uppstår längs vägen.

Strategiutvecklingen och sättet att utveckla strategier på har i stort sett likadant ut i decennier. Företag och organisationer är starkt präglade av strategiskolor med tyngd i planering och positionering.

Riktning och vägval är inte på något sätt mindre viktigt för oss i dag, kanske tvärtom. Men med hög grad av komplexitet, inte minst i frågor där teknikutveckling och digitalisering kommer in, behöver vi nya sätt för hur vi utvecklar strategier. Den bästa strategin är trots allt den som kommer till användning.

Vi är övertygade om att vi kommit till den punkt när strategiarbete och strategidokumentet, så som vi känt till det under lång tid, spelat ut sin roll. Men vi ska inte lösa det med ”skjuta från höften”, opportunism eller annat hitte-på. Nyfiket och utforskande behöver vi se på strategiutveckling på nytt sätt. Vi behöver omfamna den successivt framväxande strategin. Vi behöver visioner som kan bära upp och hjälpa i de många möjligheterna. Vi behöver addera guidande principer som gör det möjligt för många att fatta nödvändiga beslut för att skapa framdrift och resultat. Vi behöver hittar vägar i praktiken för att stänga gap mellan vision, strategi och exekvering genom nya typer av sammanhang och arbetssätt.

Vi måste också helt enkelt börja ta nya steg.

Några frågor som kan hjälpa på vägen för börja utforska andra tillvägagångssätt:

Vad är det vi tror oss kunna göra när vi har en ny strategi på plats?
I vilka situationer, inför vilka beslut skulle en ny strategi förenkla?
Vad har vi i dag att luta oss emot?
Vilka beslut har vi att fatta under kommande period där vi behöver bottna vägval? Vad har vi att hålla oss i redan i dag?

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?