PMO:t har länge varit hjärtat i strategiexekveringen för många bolag, och har ofta fungerat som en central enhet för att hantera allt från portföljer och program till projekt. Beroende på fas har fokus skiftat mellan att (1) omvandla strategi till konkreta satsningar, (2) styra stora program, eller (3) förse organisationen med metoder och processer. I många fall har PMO:t fått en kontrollerande funktion, med mycket av arbetsmängden dedikerad till rapportering.
Men i en agil organisation, där strategin utvecklas iterativt och stora projekt ersätts av kundfokuserad, taktad och kontinuerlig utveckling, hur förändras då PMO:ts roll? När statusrapporter och tunga beslutsunderlag är ett minne blott, har PMO:t spelat ut sin roll?
Absolut inte. PMO:t har en fortsatt central roll, men den behöver anpassas och utvecklas för att passa en agil kontext. Här är fyra nyckelroller ett PMO bör axla i en agil organisation: Takthållaren, Balansmästaren, Synliggöraren och Facilitatorn.
1. Takthållaren
I en agil organisation blir PMO:t takthållaren som ser till att prioriteringar sker kontinuerligt och på helheten. Här spelar PMO:t en avgörande roll i att etablera och utveckla de möten och samarbetsytor där strategisk riktning och operationellt genomförande möts. Det är i dessa forum som visioner omvandlas till handling och övergripande prioriteringar sätts.
Ett exempel på ett kraftfullt verktyg är kvartalsvisa möten, där långsiktiga och kortsiktiga mål knyts ihop. Genom att föra organisationens olika delar samman kan PMO:t skapa en takt där visionen ständigt möter verkligheten, och där fokus hålls på rätt saker.
2. Balansmästaren
En annan viktig roll för PMO:t i en agil organisation är att fungera som balansmästare. PMO:t hjälper till att väga olika perspektiv mot varandra vid prioriteringar – från visionära mål till konkreta effekter. De utmanar och guidar organisationen i beslutsfattandet, genom att formulera principer som styr var fokus ska ligga under nästa period.
För att lyckas i denna roll behöver PMO:t också hjälpa organisationen att bryta ner stora strategiska initiativ till mindre, mer hanterbara delar. På så sätt kan man skapa en bättre balans mellan långsiktiga mål och agila, värdeskapande leveranser i nuet.
3. Synliggöraren
I en agil organisation är det avgörande att alla delar samma bild av vart man är på väg. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Genom att visualisera strategier och skapa transparens kring prioriteringar stärker PMO:t organisationens förmåga att arbeta agilt.
Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla – i rätt format och vid rätt tillfällen. Genom att skapa forum och mötesplatser där organisationen kan dela och förstå helheten, ser PMO:t till att alla jobbar mot samma mål.
4. Facilitatorn
Sist men inte minst är PMO:t en facilitator i en agil organisation. Denna roll handlar om att skapa möten och sammanhang där rätt perspektiv kommer fram, där de som har insikt och kunskap ges utrymme att säga att något behöver ändras eller att ett nytt beslut krävs.
Som facilitator skapar PMO:t trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.
Stegvis mot ett utvecklat PMO
Tillsammans utgör dessa fyra roller ett utvecklat PMO i en agil organisation. För att lyckas krävs att PMO:t kliver ner från sin kontrollerande piedestal och istället blir en brygga mellan helhet och detalj, strategi och operation. Genom att skapa och upprätthålla utrymmen där dessa diskussioner kan leva och utvecklas, blir PMO:t en verklig kraft i organisationens transformationsresa.
Det kan till och med vara värt att överväga ett namnbyte – från PMO till exempelvis transformationskontor eller utvecklingskontor – för att bättre spegla de nya roller och ansvar som tillkommer. Ibland spelar namnet mindre roll, men förändringen i uppdraget är central.
Att börja utveckla PMO:t för en agil organisation är inget att vänta på. Det teambaserade arbetssättet kräver det och rätt hanterat kan det ger er digitaliseringsresa en nödvändig boost.
För organisationer som inte har ett PMO i dag men ser behovet av någon typ av samlade funktion kan denna post utgöra grunden för några först steg att ta.