Fyra vägar till gemensam helhetsbild

Även om många företag har en helhetsbild ligger det ofta en begränsning i att den samlas in och stannar hos en person eller en isolerad funktion. Acceleration och ökat värdeskapande kräver gemensam koll på läget. Alla behöver dela och skapa den gemensamma helhetsbilden framåt.

I veckans bloggpost delar vi med oss av fyra vägar till att skapa en gemensam helhetsbild och få koll på läget. Tillsammans och kontinuerligt är nyckelorden för koll på läget.

Skapa samsyn kring prioritet

Prioriteringar är ett typiskt område där det brukar visa sig om man som organisation har koll på läget gemensamt eller om man sitter på olika delar av bilden.

Därför är det också ett utmärkt område att börja jobba kring. För att kunna prioritera och bygga en gemensam roadmap eller backlog behöver vi ha dialoger. Många dialoger med många kompetenser och perspektiv representerade. Tillsammans.

Börja hyfsat enkelt. För att veta om något är prioriterat behöver vi veta hur mycket värde det ger i förhållande till jobbet som krävs. Att skapa samsyn kring detta kommer att ta er långt. Ta en gemensam diskussion kring värde. Resonera kring hur mycket jobb som behövs.

Underskatta inte effekten av att synliggöra värde och jobb/kostnad via siffror. Tänk värde mellan 1-5 och hur mycket jobb mellan 1-5. Titta på det ni vill göra – dela värde med jobb och få fram ett nummer. Ju högre – desto mer effekt. Transparent, enkelt att återkomma till och lätt att stoppa in nytt. Samsynen eller synlighet i att ni tycker olika kommer på köpet.

När det är för mycket på bordet. Städa. Börja med att välja bort. 

Dela bilder

Helhetsbilden består sällan av endast en bild. Det kan vara vart ni ska (riktning och ledstjärna), hur det går, vad ni uppnått och hur ert landskap ser ut.

Bilderna är som sagt många och de behöver anpassas så att alla som har nytta av dem får tillgång och kan addera. De behöver också variera över tid.

När alla delar och samlar helhetsbilden kan fler agera och navigera. Beslutsfattandet kan bli kontinuerligt och kraftfullt. Detta är den stora anledningen till att ett skifte i hur helhetsbild skapas och används är nödvändigt.

Börja att visa bilder som finns. Ett sådant exempel kan vara rapportering som redan görs. Plocka med den in i ett sammanhang och samtala kring den i stället för en tyst kommunikation till en person via mail. Detta är ofta ett enkelt och effektfullt sätt att utveckla viktiga diskussioner.

Ett annat sätt är att få förnyad kraft i en svår dialog genom att använda konceptuella bilder. Testa er fram. Har ni en känsla av att ni pratar förbi varandra? Låt någon rita en enkel skiss utifrån sitt perspektiv. Låt nästa person addera eller korrigera.

Idag när förutsättningarna är mixade mellan fysiska och digitala miljöer är det också en god idé att aktivt synliggöra digitala bilder som som exempelvis tavlor och roadmaps i olika sammanhang. När vi missar de naturliga mötena vid en tavla behöver ni aktivt bjuda in personer till sammanhang och ni har massor att vinna på att bjuda in er och ta med bilderna till andra sammanhang.

Gör det lite snyggt. Låt färg och form bli ett sätt att förstärka och hjälpa helhetsbilden på vägen.

Var nyfiken

Har du någonsin känt känslan eller hört någon annan säga ”det har inte jag hört” ”det har ingen delat med mig” eller ”om jag bara hade vetat då hade allt blivit enklare att göra”? Helhetsbilder kommer inte bara till oss. 

Påminn dig själv om att fråga och vara nyfiken. Frågorna hjälper oss att sätta ord på det vi har nytta av och det hjälper vår omgivning att dela det vi har nytta av att ha en gemensam syn på.

Ofta kommer det mer naturligt när du är ny på en plats. Fortsätt att verka som om du var ny på jobbet. För att skapa en helhetsbild på ett enkelt sätt kan exempelvis följande två frågor vara till mycket stor hjälp: Vad har du på ditt bord nu och framåt? Vad kan jag göra för att underlätta ditt arbete?

Håll bilden uppdaterad

Att få koll på läget och skapa en gemensam helhetsbild är inte en oneshot.

Den skapas i det kontinuerliga och återkommande formatet.

Fjärde vägen handlar om att hitta ert format som gör det enkelt för er att hålla bilden uppdaterad. Börja enkelt och bygg på efter hand.