Organisationsutveckling-arkiv - House of Simplicity

9 anledningar till att utveckla ditt PMO

mars 19, 2025/i Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk organisation, Organisationsutveckling, PMO/av House of Simplicity

Med höga förväntningar på snabba resultat, trots begränsade resurser och en spelplan som ständigt förändras spelar ditt PMO en viktig roll. När digitalisering står högt på agendan i de flesta organisationer, med utveckling och innvoation i fokus. Samtidigt förväntas IT-ledningar hålla kostnader nere, minimera risker och bygga en organisation som klarar av att både springa snabbt och tänka strategiskt.

Men det handlar inte om en traditionell kontrollfunktion, utan rollen behöver bli en verklig motor för utveckling.

I den här bloggposten har vi samlat nio utmaningar som pekar på att ditt PMO inte har den roll i dag som den skulle behöva ta, för att organisationen ska lyckas med digitaliseringsagendan.

Nio utmaningar som visar att ditt PMO behöver utvecklas

1. Agil och projekt hanteras som motsatser
Om det finns en upplevd konflikt mellan traditionella projekt och agilt arbetssätt, är det ett tecken på att PMO:t inte tagit rollen för att omfamna helheten avseende leveranser och värdeskapande.

2. Det saknas en samlad bild av vad som pågår
När organisationen inte har en gemensam överblick över initiativ och resurser uppstår frustration.

3. Olika delar av organisationen rör sig i otakt
Uppstår det osynkade initiativ och frustration kring prioriteringar, är det ett tecken på att PMO:t inte fungerar som takthållare – den som koordinerar riktning och tempo med den strategiska agendan.

4. PMO:t uppfattas som en bromskloss snarare än en möjliggörare
Om PMO:t främst förknippas med rapportering och kontroll, är det ett tecken på att det inte tagit steget till att bli en aktiv stödjande funktion som undanröjer hinder och skapar framdrift.

5. Organisationen jobbar agilt i team – men styrs traditionellt
När det finns ett glapp mellan agila arbetssätt i vardagen och traditionell styrning på ledningsnivå är det ett tecken på att det inte finns en brobyggare som kopplar samman mellan operativt arbete och strategisk styrning.

6. Prioriteringar sker i silos
När varje avdelning gör sina egna prioriteringar utan helhetsperspektiv uppstår utmaningar.

7. Planer är för stora för att skapa rörelse
När initiativen blir så omfattande att de tappar tempo och flexibilitet behöver mer arbete ske för att bryta ner strategin i hanterbara leveranser.

8. Visioner omsätts inte i handling
Om strategiska initiativ inte leder till konkreta resultat, saknas ett PMO som tar ansvar för att stänga gapet mellan målbild och genomförande.

9. Det är svårt att balansera effektivitet och innovation
Om organisationen kämpar med att både effektivisera och driva tillväxt, är det en signal om att PMO:t inte fungerar som möjliggörare för en dubbel agenda – där stabilitet och förändring samspelar.

9 anledningar till att utveckla ert PMO

Framtidens PMO – från kontrollfunktion till utvecklingsmotor

Om ditt PMO fortfarande har fullt upp med rapportering, ta fram mallar och fastnat i en styrmodell som var anpassad för tidigare behov står den mest troligt i vägen för att få kraft och fart i transformationen som krävs för att lyckas med digitaliseringsagendan.

För att göra verklig skillnad behöver PMO:t ta steget från att vara en passiv uppföljare till att bli en aktiv spelare – en utvecklingsmotor. Det handlar om att axla roller som takthållare, synliggörare, brobyggare och balansmästare. Att leda inte bara genom struktur, utan genom att skapa förutsättningar för framdrift, samverkan och strategisk leverans.

Det är i detta skifte – från kontroll till möjliggörande – som PMO:t kan bli en nyckelspelare i organisationens resa mot framtiden.

Fungerar ditt PMO som en kontrollfunktion eller en utvecklingsmotor i dag? Gör testet och få koll på ert nuläge.

Utveckla den tvåhänta organisationen

februari 13, 2025/i Agil organisation, Organisationsutveckling, Stegvist, Transformation/av House of Simplicity

I dagens snabbt föränderliga IT-landskap räcker det inte att vara en IT-organisation som enbart fokuserar på stabilitet eller innovation – man måste kunna hantera båda samtidigt. Du behöver utveckla den så kallade ”tvåhänta organisationen”. Den tvåhänta organisationen (ambidextrous organization), handlar om att balansera kortsiktig effektivitet med långsiktig förnyelse.

Vi möter ofta IT-ledare som ställer sig frågan hur de ska få utrymme att utveckla organisationen när projekten tar all tid och kraft. Vi tror att det krävs ett nytt sätt att jobba med organisationsutveckling och att kunna göra både och. I denna blogpost delar vi fyra perspektivskiften som kan vara en hjälp till att nå en mer tvåhänt organisation:

Från projektorganisation till nätverksorganisation

Många IT-organisationer arbetar fortfarande i separata projektstrukturer där varje initiativ hanteras för sig och resten finns i linjeorganisationen. För att lyckas behöver behöver IT-ledningen skapa en mer integrerad nätverksbaserad organisation där projekt och lärande blir en mer integrerad del i den ”vanliga organisationen”. Genom att koppla samman initiativ och skapa tvärfunktionella samarbeten går det att skapa en mer dynamisk organisation med bättre förutsättningar för att driva sin egen utveckling.

Prioritera organisationsutveckling inom samma portfölj

Ofta ser vi att IT-initiativen och utvecklingen av IT-Organisationen hanteras som separata spår. Istället för att betrakta organisationsutveckling som ett fristående projekt, bör organisationsutvecklingen integreras det i den totala portföljen. Detta säkerställer att IT-verksamheten kontinuerligt förbättras samtidigt som vi driver strategiska initiativ framåt.

Bygg sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella IT-organisationskartor och hierarkiska strukturer kan skapa silos och bromsa förändring. Ofta är det inte i organisationsrutorna som det största värdeskapandet eller leveranserna sker utan i stället i olika konstellationer, nätverk oh samverkan. Genom att istället fokusera på sammanhang – hur team, processer och kompetenser hänger ihop – kan vi skapa en mer anpassningsbar och samarbetsdriven organisation.

Från Taskwork till Teamwork

Det handlar inte längre bara om att fördela uppgifter (Taskwork) utan om att skapa starka samarbetande team (Teamwork) som kan ta sig an uppdrag och leveranser som både rör basen och utvecklingen. Som känner ägarskap för helheten. En tvåhänt organisation ser sätter fokus på teamet och ger teamet ett uppdrag att också se till sina behov av utveckling av struktur och arbetssätt. Vad behöver vi för att nå gemensamma mål, snarare än att enbart fokusera på individuella arbetsuppgifter.

Avslutande tankar

Att utveckla en tvåhänt IT-organisation är en kontinuerlig process som kräver ett nytt sätt att tänka kring struktur, ledarskap, och arbetssätt. Genom att gå från projektorganisationer till nätverk, genom att hitta sätt att utveckla organisationen samtidigt som du driver projekten till resultat kan du skapa både stabilitet och innovation samtidigt.

Fyra vägar till framgångsrik organisationsutveckling i en snabbt föränderlig värld

oktober 14, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Förändringsledning, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

“Vi behöver resultat nu och har inte tid med ett stort organisationsutvecklingsprojekt.” Känner du igen dig? Många digitaliseringschefer vi pratar med vill utveckla sin organisation för att kunna öka genomförandekraften, bli mer innovativ och accelerera, men den pressade vardagen gör det svårt att hitta tiden. Lösningen? Bygg och utveckla agilt, samtidigt som ni driver digitalisering.

Det är inte längre hållbart att genomföra stora, förutsättningsskapande transformationsprojekt. I dagens snabbrörliga digitala värld krävs nya sätt att utveckla organisationen – agilt, stegvis och tillsammans. Här är fyra konkreta strategier:

1. Bygg organisationen genom att göra

I en agil värld skiftar vi från att först bygga och sedan agera, till att göra båda parallellt. Identifiera ett digitaliseringsinitiativ som redan är prioriterat och låt det bana väg för nya arbetssätt och förmågor. Genom att skapa värde direkt, reflektera över vad som fungerar och därefter förstärka och sprida dessa insikter, kan ni utveckla organisationen löpande. Tänk på konceptet “minimum viable product” – även när det gäller organisationsutveckling.

2. Bygg med sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella organisationsmodeller med hierarkiska träd är inte längre tillräckligt flexibla i den digitala eran. För att kunna vara agila och snabbrörliga behöver ni istället fokusera på sammanhang där värde skapas. Låt till exempel återkommande möten eller tvärfunktionella samarbeten bli stommen, snarare än positioner i ett organisationsschema. Detta är särskilt viktigt för att hålla digitaliseringsarbetet relevant och effektivt.

3. Bygg stegvis och iterativt

En agil organisation bygger inte på perfektion från början – den utvecklas i takt med förändrade behov. Ta utgångspunkt i vad som redan fungerar bra och förstärk det, eller fokusera på ett område där ni ser att digitaliseringen kan driva framsteg. Genom att testa små förändringar, analysera resultaten och justera, bygger ni en organisation som hela tiden lär och anpassar sig.

4. Bygg genom mikro-reflektion

Reflektion är nyckeln till kontinuerlig förbättring i en agil och digitaliserad organisation. Inför korta reflekterande inslag i era möten – enkla frågor kan leda till stora insikter. Genom att göra reflektion till en del av vardagen skapar ni en organisation som ständigt optimerar och anpassar sig, utan att fastna i stora, tunga processer.

Det här är några sätt att bygga en agil organisation samtidigt som ni driver digitalisering och skapar värde. Börja med att sätta kunden i centrum – det hjälper er att prioritera rätt och hitta de lösningar som skapar resultat, samtidigt som ni bygger en organisation för framtiden. Vilket digitaliseringsinitiativ kan du använda som första steg för att börja bygga din organisation agilt?

Lässamling om konsten att agera i osäkerhet

juli 3, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

Att agera i osäkerhet är vår tids superpower. När förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart, kartan är komplex och många osäkerheter finns är det lätt att bli avvaktande. Vilja utreda mer eller helt enkelt bara passivt vänta.

I denna post har vi samlat läsning för dig som vill lära mer om konsten att agera i osäkerhet. Det är för dig som vill hitta den nödvändiga vägen att transformera er affär och åstadkommande större resultat nu.

#1 Beslutsfattande i tider av osäkerhet

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll. Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av.

#2 Planer är silver, planering är guld

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många. Läs mer om tre saker som planering kan hjälpa dig och din organisation med.

#3 Tre anledningar att de stora transformationernas tid är förbi

Det finns många förflyttningar att göra för att fortsätta vara relevant som organisation och bolag. Men vilket är det bästa sättet att ta sig fram på? Svaret har ofta varit stora transformationsprogram för de stora rörelserna. Definierade, väl avgränsade, mobiliserade, förankrade och tydligt finansierade program. Vi tror att det oftare finns bättre vägar att ta sig framåt och att tåget har gått för de stora transformationerna. Här i denna post delar vi med oss av tre anledningar till att vi ser att det är så.

#4 Superkraften att välja bort

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter. Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

#5 Rädd för att måla in dig i ett hörn?

Läs mer om hur vi tillsammans med fastighetsbolaget gick från rädslan för att måla in sig i ett hörs till att komma i rörelse och skapa värde

#6 Bli en prioriteringsninja

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas. I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

#7 10 förmågor att bygga

Vad krävs av dig och din organisation för att med full kraft och fart omfamna de många möjligheterna som finns? Hur accelererar ni och får full utväxling på era satsningar? Ett av svaren på det är att det kräver nya förmågor och kompetenser. Förmågor att utveckla och stärka för organisationen i sin helhet, organisatoriska förmågor, och att bygga hos individerna som finns i organisationen. I denna post listar vi tio av de förmågorna.

I digitaliseringsdjungeln rör du dig på en ny karta

juni 18, 2023/i Agil, Digitalisering, Organisationsutveckling/av House of Simplicity

Framgångsrika organisationer har hittat ett nytt sätt att ta sig fram i digitaliseringsdjungeln. Bortom hypen och de många buzzen har de förstått att de verkar på en nya karta. De har byggt nya förmågor som gör att de kan åstadkomma mer resultat, med rimliga insatser, på ett snabbare och mer hållbart sätt. Här delar vi fyra saker som troligtvis också påverkar dig och din organisation.

Oändliga möjligheter

Digitaliseringen och globaliseringen har på flera olika sätt öppnat upp för många fler möjligheter, en ökad tillgänglighet och gränser som suddats ut. Vi kan köpa kläder eller något annat i princip lika enkelt från vilket land som helst och tidsfönstret för spridning av händelser eller influenser är väldigt kort. En ökad tillgänglighet har på flera sätt gjort att möjligheterna är oändliga. Branscher flyter ihop, vilket gör att vi, bara för att nämna något, förväntar oss få samma service oavsett vad vi köper.

Från frikopplat till sammanflätat

Vi ser att frågeställningar som tidigare var frikopplade är nu tätt sammanflätade, tätt integrerade med varandra. Det är i princip omöjligt för vilken avdelning i vilket företag som helst att driva utveckling eller projekt frikopplat. För många är också ekosystemet runtomkring tätt integrerat med informationstjänster. Vi är inte fristående bara för att vi är juridiska enheter.

Oförutsägbart och snabbt föränderligt

Komplexiteten gör att det är svåranalyserat för att inte säga omöjligt att analysera och plötsligt händer saker som inte gick att förutse. Eller kanske gick de att förutse som en av alla många möjliga scenarion men som vore helt möjligt att planera för. Det kan vi summera med att den är snabbt föränderlig och oförutsägbar.

Hög takt i teknikutveckling

En fjärde kraft som ger oss en ny karta är en hög takt i teknikutvecklingen, det finns fakta som visar att takten ökar. Just nu gör exempelvis utvecklingen av AI ett rejält skutt. En ökad takt och ett ökat gap i hur snabbt länder, företag, organisationer och människor tillvaratar möjligheterna och förhåller sig till hoten.

Vi kallar detta sammantaget att företag och organisationer har en ny karta att verka på och navigera i. Vi behöver börja utforska kartan och se att det också kräver nya typer av förmågor.

Utforska stegvist, bygg dynamiskt och agilt

Vi tror att organisationer som börjar fördjupa förståelsen för sin egen karta kommer kunna ta bra utvecklingssteg. Men skiljt från vad vi traditionellt har gjort tror vi att den fördjupade förståelsen kan ske stegvis och parallellt med att vi börjar gå och tar steg. Förmågan att ha en organisation som är dynamisk och agil har aldrig spelat större roll.

Crash-course 16/11

_{En maxad halvdag online för dig som vill bli en prioriteringsninja?}

Bli en prioriteringsninja

Digitalisering, tvärfunktionellt, silos, agilt

Svart bälte i samarbete

maj 8, 2023/i Agil, Digitalisering, Dynamisk organisation, Förändringsledning, Organisationsutveckling, Stegvist, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Många stora framtidsfrågor, så som digitalisering, kräver att olika kompetenser möts. Trots att tvärfunktionellt arbete ofta lyfts som en framgångsfaktor utgår fortfarande mycket arbete från funktioner, specialiserade och avgränsade avdelningar med egna uppdrag att uppfylla. Ibland är avdelningarna så upptagna av sitt eget uppdrag att de glömt bort helheten. Och kunderna.

Vi tar lätt till ord som att bryta upp silos vilket ger associationer till att det är något radikalt och storslaget som ska till för att ta bort detta hinder. Det för oss också lätt till tankarna om att vi ska växla en struktur mot en annan, den nya perfekta strukturen. Men att det skulle finnas EN perfekt struktur är att hoppas för mycket.

Så hur tar vi oss bort från läget idag och påbörjar en rörelse mot något annat? I denna bloggpost delar vi tre sätt som alla i olika omfattning faktiskt kan göra för att aktivt motverka silos och öppna för nya vägar.

Bygg broar genom nätverk

En stor del av arbetet med att motverka silos handlar om att bygga broar. Broar byggs i möten mellan människor. Strukturerat eller mer löst sammansatt. Det viktiga är att ett möte som annars inte skett äger rum. Det finns egentligen inte så mycket heller som hindrar från att göra detta.

Sträck ut en hand till en kollega på en annan avdelning, som kan andra saker än dig. Ring upp och säg ”hej, vore kul att höra vad du ägnar dig åt just nu. Ska vi ta en fika en dag?”. eller ta för vana att ge nya kollegor, som börjar på just din avdelning, fem namn från fem olika delar av organisationen att träffa, utöver den vanliga onboardingen.

Lös konkreta problem tillsammans

Det finns sällan ett effektivare sätt att motverka silos och bygga broar som att faktiskt skaffa sig erfarenheten av att lösa ett riktigt problem tillsammans.

Säkert finns det någon fråga redan ni har på bordet som ni skulle vinna på att addera fler perspektiv till. Bjud in någon med helt andra perspektiv, från en annan del av organisationen, till ett inbokat möte där ni ska komma framåt i en svår fråga. Gör en bedömning av vilka perspektiv som skulle hjälpa er. Låt dem ta plats i mötet.

Det som är viktigt för att detta ska lyckas är att vara modig nog att bjuda in människor som behövs och kan lösa problemet. Låt det inte blir en representationsfråga. Utan försöka er om att alla alltid är där för att de kan och vill bidra till att lösa uppgiften.

Bryt horisontella silos

Oftast syftas det nog på vertikala silos när vi pratar om silos. Murarna mellan avdelningar så som mellan IT och Marknad eller HR och Ekonomi. Vi kan enkelt exmeplifiera hinder och nära till erfarenheter av den friktion som lätt uppstår.

Mindre förekommande är att vi tänker på horisontella silon, som finns i nästan alla organisationer. Vi vågar påstå att de murar som finns mellan strategisk, taktisk och operativ nivå skapar minst lika många hinder för värdeutveckling som de vertikala. Vi kanske bara har accepterat dem i större utsträckning.

För många av de utmaningar vi har framför oss krävs att vi växlar mellan helhet och detaljer. De viktiga diskussionerna mellan ägarperspektiv, syfte, målsättningar och kunskaper om möjliga lösningar behöver få ta plats. Det kan inte lösas genom ”transportsträckor” i olika nivåer. Det behövs sammanhang där dessa diskussioner kan få ta plats, något som få organisationer har strukturella sammanhang för att lösa.

Det skulle kunna ske på många olika sätt och vägen behöver inte vara så lång för att ta några steg. Nedan är ett sätt vi tror att del flesta organisationer kan testa:

Samla ett gäng från olika avdelningar och på olika nivåer i organisationen, 8-10 personer kan vara lagom. Träffas en timme med jämna mellanrum. Bestäm en veckodag varannan vecka tex. Ta med er varsin fråga ni vill diskutera, något ni behöver hjälp att komma framåt med. Rör er runt en fråga i taget, lös ut, skifta perspektiv, ta frågan framåt.

Stegvist utforskande är enda vägen

I de flesta sammanhang behöver organisationer spela på flera system, åtminstone i en övergångsperiod. En hemmavist behövs, där vi kan bygga gemensam kompetens och där standardiserade grunduppdrag bäst hör hemma för utförande. Därtill behövs tvärfunktionella utforskande sammanhang som tar utgångspunkten i värdeskapandet och går utanför de traditionella organisationsgränserna. Vi behöver skifta perspektiv och fokus för att detta ska bli möjligt. Vi behöver kontinuerligt anpassa.

Vi garanterar inte att dessa tre sätt är hela lösningen men de är en start för att konkret ta utforskande steg. Det är också den enda vägen vi har att gå. Så länge vi letar efter en helt färdig målbild för alternativet till silos innan vi tar steg kommer vi sitta fast där vi står i dag. Detta är ett område som varje organisation behöver hitta sin väg i, stegvis och utforskande. Kanske behöver vi lägga till först för att ta bort sedan när vi märker att något spelat ut sin roll. Kanske kan vi bara testa att sluta göra något och se vad som händer. Vi behöver också acceptera och inse att organisationen i sin form behöver vara i kontinuerlig utveckling.

Se Webinar

_{Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln}

Bli framgångsrik

Varför kommer vi inte framåt?

maj 2, 2023/i Agil, Dynamisk organisation, Organisationsutveckling, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Det rör sig runt omkring oss. Saker som tidigare var frikopplade är i dag tätt sammanflätade, möjligheterna är många, förutsättningarna kan snabbt förändras och hastigheten i framför allt teknikutvecklingen är hög. Men samtidigt som många saker rör sig snabbt, rör sig annat långsamt.

Grunderna som företag och organisationer vilar på är i princip de samma som för 50 år sedan. Vårt sätt att organisera oss på förändras väldigt långsamt. I praktiken influeras vi fortfarande av idéer och antaganden hämtade från tidigt industritänk, så som Taylor mfl. Om vi rannsakar oss är det inte mycket nytt som har hänt om vi tittar in i dagens organisationer.

Är det ett problem? Organisationsutveckling har i sig inget egenvärde, vi behöver inte ändra för ändrandets skull eller nyhetens behag. Men flera av de antagande som vi bär med oss utgör också bromsklossar för acceleration av värdeutvecklingen och värdeskapandet.

I den här bloggposten rör vi oss runt några av de stora bromsklossarna. Det här är inte en komplett lista men här fångar vi tre av dem som vi ofta stöter på:

Vi jobbar i silos i stället för ihop

Våra organisationer utgår till mångt och mycket från funktioner, specialiserade och avgränsade avdelningar med egna uppdrag att uppfylla. Ibland är de så upptagna av sitt eget uppdrag att de glömt bort helheten. Detta trots att vi vet att många av de utmaningarna som ligger på bordet kräver olika kompetenser för att lösa. Det talas om vikten av tvärfunktionellt arbete, men vi fortsätter att verka i silos.

Vi jobbar top-down i stället för dynamiskt
Utgångspunkten för ansvarsfördelning, beslutsfattande, relationer och kommunikation utgår från en hierarki. Vi delegerar neråt och eskalerar uppåt. Ett tidskrävande sätt och det innebär också att kompetenser som skulle behöva mötas inte har förutsättningar för att mötas. Besluten tas inte där kunskap och närhet till kundens röst finns. Vi känner till att det finns behov av ett mer dynamiskt sätt att organisera oss på men vi håller oss fortfarande kvar hårt vid organisationsträdet.

Vi premierar hålla plan före anpassning

Företag och organisationer är starkt präglade av planeringsskolor. Först ska vi tänka ut vad vart vi vill, sedan ska vi ta fram en heltäckande plan som visar alla steg till målet, vad det kommer att kosta och hur snabbt vi kommer att ta sig dit. Lite utzoomat är det ofta en helt orimlig uppgift, förutsättningarna kommer vara ändrade innan vi ens är klara med planen. Vi vet att vi behöver hitta former som tar höjd för anpassning men frågar fortfarande efter avrapportering och avvikelser mot plan och avvaktar med beslut för att vi inte har hela bilden klar.

Problemet är inte att vi inte vet – problemet är att det är svårt

Dessa bromsklossar är ofta inte några nyheter när de beskrivs ungefär som i den här bloggposten. Det finns en hög igenkänning i skaven som uppstår. Vi vet relativt väl vad som hindrar. Men trots det är hindren kvar.

Hur är det möjligt? Vad är det som stoppar oss?

Det är möjligt för att det är svårt svarar vi. Så länge vi försöker lösa utmaningarna på samma sätt som vi alltid gjort, dvs genom i silos, i en top-down approach och på ett planerande sätt kommer det fortsätta att vara svårt. På gränsen till omöjligt vågar vi påstå.

Att vi gör som vi alltid har gjort när vi försöker ta oss an en utmaning är vad som stoppar oss.

Vi behöver våga omfamna och utforska nya former för att röra oss bort från våra bromsklossar. Det är med ett dynamiskt, anpassat tillsammansarbete, som sker steg för steg, som vi skapar organisationer som kan accelerera sin värdeutveckling. Vägen till att åstadkomma mer resultat med mindre insatser, i snabbare takt och på ett hållbart sätt går genom en enklare och mer dynamisk organisation.

Se Webinar

_{Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln}

Bli framgångsrik

Fler insikter

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken – Ett konkret sätt att välja och välja bort

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Agilt ❤️ Traditionellt = SANT

januari 30, 2023/i Agil organisation, Dynamisk organisation, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

Många organisationer som befinner sig i digitaliseringsdjungeln tar steg för att bli mer agila. Kanske är det så också där du jobbar?

Ofta låter det som ett antingen-eller-val. Allt det traditonella ska bort och det nya agila ska in. Vi ser ofta att det finns en stor dragkamp eller gap mellan preferenser på olika lösningar. En dragkamp som bottnar i fundamentalt olika synsätt och filosofi och som hindrar från att ta oss framåt på bästa sätt här och nu i sin helhet.

Vår erfarenhet säger att många gör det onödigt krångligt för sig när de sätter det som motpoler när verkligheten snarare ligger någonstans mittemellan eller i ett både och. Åtminstone under en överskådlig tid.

Det finns ett behov att brygga de traditionella sätten att styra och leda organisationen med de agila och låta dem samspela med varandra.

I denna bloggpost delar vi tre bryggor som vi sett fått stor effekt för organisationer.

Brygga långa och korta cykler

Traditionellt har organisationer ofta arbetat i relativt långa cykler. Det är inte ovanligt med en ett-års-plan eller mer eller ett projekt som spänner över två år. Långa strategier och verksamhetsplaner har satts och sedan följts upp med relativt sett långa mellanrum. En medarbetarundersökning på årsbasis eller en milstolps-uppföljning på projektet efter ett gäng månader.

I agila sätt att arbeta är cyklerna ofta korta. Dagliga uppföljningar varvas med till exempel två-veckors-cykler för att sätta och följa upp planen.

Många organisationer behöver fortsatt förhålla sig till båda dessa världar. Här behöver de långa cyklerna och de korta cyklerna bryggas för att få full effekt. Det är svårt för en organisation att gå från ett-års-cykler till två-veckors-cykler. Att kunna röra sig i båda ytterligheterna och mötas någonstans där emellan, mellan den långa cykeln och den korta cykeln är ofta ett bra sätt.

Brygga storleken på arbete

Stora initiativ och projekt har varit vanligt förekommande i traditionella sammanhang. Det stora plattformsbytet. Det fem år långa implementationsprojektet. Bara för att ta några exempel.

I en agil kontext är arbetet ofta nedbrutet i små delar – tänkta att kunna utföras inom en två-veckors-iteration eller motsvarande.

Det här blir lite som att jämföra äpplen och päron. Eller kanske som att jämföra några korn pärlsocker med en plåt bullar. Det är svårt att avgöra om det ena leder till det andra. Här behöver vi hjälpas åt och hitta lagom stora bitar arbete som vi kan förhålla oss till både utifrån ett traditionellt och agilt perspektiv.

Brygga den gemensamma bilden

Traditionellt har det ofta varit en strävan att skapa en gemensam bild över hur allt kommer bli redan från start. En systemarkitektur, en verksamhetsplan, en femårsstrategi eller en organisationskarta.

Inom agilt tenderar man att arbeta med mindre bilder. En story med den informationen som behövs i kommande sprinten. En bild över vem som jobbar med vad just nu. Ett backlog med vad som är prioriterat just nu.

I en värld som kontinuerligt förändrar sig är det svårt att bygga den färdiga bilden redan från start. Men, det räcker inte heller att ha bilden i för små delar. Bilderna behöver bryggas och ofta är det en klok idé att bygga den gemensamma bilden steg för steg. Att bygga ihop de små bilderna till en stor utifrån vad som behövs.

En stegvis resa

Det är lätt att tänka att allt det gamla ska ut och allt det nya ska in. Ja så kanske det är i ett mycket längre perspektiv. Vi behöver skilja på ambitionen på många årssikt kontra vad som är rimligt att ta höjd för och agera på här och nu och en överskådlig tid. Förändring av en styrfilosofi sker mer troligt över en väldigt lång period och inte under innevarande affärsplansperiod.

Genom att göra ett antingen-eller-val finns det en risk att organisationer skapar onödigt skav, tappar saker som fortfarande behövs och skapar en dragkamp mellan agila och traditionella sätt att ta sig an världen.

Att brygga agilt och traditionellt är ofta ett klokt, rimligt och framförallt genomförbart sätt att ta steg under en överskådlig framtid. Det gör det möjligt att ta bra steg och få bra effekt utan att tappa saker som fungerar fint idag.

Strategin kommer inte alltid först

november 28, 2022/i Agil, Agil organisation, Kvartalsplanering, Organisationsutveckling, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Framgångsrika företag gör saker i rätt ordning. Det är vad många berättelser om organisationsutveckling och strategibildning handlar om. Först visionen, sen strategin och mål och därefter aktiviteter och görande. Traditionell projektstyrning har också lärt oss att först helheten och lite senare i projektet detaljer och görandet.

På en karta där utvecklingstakten är hög, förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart kommer inte saker i en rätt ordning. Att agera och skapa värde innan förutsättningarna är klara blir en framgångsfaktor. Saker behöver ske mer växelvis och kontinuerligt.

Detta kräver att det finns platser där helhet och detalj kan mötas. Det gap som finns i mellan lång och kort sikt i många organisationer blir ett reellt hinder. Att människorna som jobbar med riktning och människorna som gör och utför inte möts gör många organisationer långsamma.

I denna bloggpost delar vi tre utvecklingssteg att ta för att stänga gapet och balansera helhet och detalj.

Öppna upp genom att prata ledstjärna och guidande principer

Låsta definitioner av vision, strategi, mål och liknande begrepp hindrar många som kan bidra att bidra till utvecklingen av riktning. Kunskap och insikter som finns hos dem som gör används inte för att utveckla riktningen. Igenkänning saknas och får törs relatera till riktningen.

Genom att introducera ledstjärna och guidande principer som verktyg har vi sett många exempel på att organisationer blir friare och mer utforskande i sitt sätt att utveckla riktning. Kunskap och lärdomar från görandet kan användas in i utvecklad riktning. Sammantaget ökar det på värdeutväxlingen.

Det vi tänker oss är ledstjärna som något att rikta blicken mot och guidande principer som något att luta sig mot för beslutsfattande, vägval, prioriteringar.

Ledstjärna och guidande principer öppnar upp och möjliggör för fler att delta. Ledstjärna och guidande principer, som friare grepp, hjälper oss med alignment och möjliggör autonomi, vilket är två viktiga dimensioner i en snabbt föränderlig värld.

Låt alla utveckla ledstjärnan och guidande principer

Det finns ett värde att balansera om var och vilka som deltar i dialogen kring riktning och vägval sker. Strategiutvecklingen behöver lämna det låsta rummet där den är frikopplad från genomförandet och flyttas in till mellanrummet i organisationen. I de horisontella och vertikala rummen kan en viktig dialog kring ledstjärna och guidande principer ske.

Med detta som grund kan en organisation gå ifrån att det är några få utvalda, med specifika roller och funktioner, som kan utveckla ledstjärna och guidande principer till att involvera alla. Alla som behöver vara med ska vara med tänker vi är ett ingångsvärde. För att skapa levande ledstjärna och guidande principer som används behövs många perspektiv. Helhet och detaljer behöver rymmas i samma rum, i samma dialog.

I de horisontella mellanrummen, öppnar vi upp för nya insikter och möjligheter. Genom att mötas i mellanrummen för våra silos kan vi konkretisera guidande principer som underlättar beslutsfattande. Genom att mötas i gapet mellan kort och lång sikt finns det förutsättningar att accelerera.

Tänka och göra samtidigt

Strategin måste inte fram först. Strategiutveckling och genomförande behöver ske växelvis.

Levande strategi behöver just vara levande. Ledstjärnan och guidande principer utvecklas bäst stegvis. I takt med att vi ser vad vi behöver för att kunna ta steg, i takt med vi vet vilka frågor vi ställs inför behöver vi addera, ta bort och förfina.

När flera delar av er organisation tar för vana att blicka framåt för en period och frågar sig ”vilka principer behövs för att enklare ta oss framåt för kommande period?” finns en grund till att successivt utveckla guidande principer.

En del i att utveckla stegvis är också att bli bra på att återanvända. Ni behöver inte staka upp en helt ny väg varje gång ni ska göra något eller ta någon typ av beslut. Här kan guidande principer hjälpa till. När ni låter ledstjärnan leva genom att återvända till den och kontinuerligt fylla den med ny kraft har ni något att fatta beslut emot.

Takten gör det möjligt

Att balansera helhet och detalj skapar förutsättningar för att agera även när vägen svänger eller vi hamnar i en återvändsgränd. Låt helheten och detaljerna mötas kontinuerligt så skapar ni det klister som behövs för att kunna öka precisionen i att skapa värde. När helheten och detaljerna möts kontinuerligt kan riktning och strategier bli relevanta och användbara. När ni lutar er mot takten som knyter i hop lång och kort sikt blir det görbart i praktiken. Det är när ni lämnar tanken om vad som ska komma först som ni får möjligheten att skapa de möten ni behöver för att accelerera.

Mötet mellan människor går inte att delegera bort

november 21, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Organisationsutveckling, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Ändå försöker vi ofta. Genom att tillsätta en ny roll, skapa ett nytt organisationslager eller genom att nyttja någon av de roller vi har på plats, mellanchefen till exempel, för att springa upp och ned och i sidled. Allt för att få samarbete och samverkan att flyta smidigt.

Men, det här är inte ett hållbart klister. Det är nämligen inte någon annan som behöver mötas utan de som behöver mötas är människorna i organisationen. De som rör sig i de långa planeringscyklerna behöver möta de som rör sig i görandet här och nu och vice versa.

Många har börjat arbeta mer dynamiskt med kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet blir ett hinder. Vi behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Vi behöver hitta ett nytt klister.

Ett sådant klister är människorna i organisationen och mötet mellan dem. Och det mötet går inte att delegera bort.

Undvik mellanlager

Det finns ingen annan som kan lösa ut det samarbete och den samverkan som behöver ske i organisationer. Att skapa ett mellanlager för att få samarbete och kommunikation att fungera leder sällan framåt.

Mellanlagren man försöker bygga upp kan vara organisatoriskt men det kan också vara en person. En mellanchef till exempel eller någon som fått i uppgift att vara brygga, att koordinera och att få samarbete och samverkan att flyta. När det är många ord så som koordinering, synka och skapa samverkan som ett uppdrag beskrivs med det vara bra att vara lite vaksam.

Så, vad behövs istället om mellanlager ska undvikas? För att svara på det brukar några frågor vara kloka att lägga på bordet.

Vilka behövs för att ta de besluten vi behöver?

Vilka behövs för att komma framåt i lösningar?

Vilka behövs för att göra de förflyttningar vi vill?

I de frågorna finns ofta svaren. De personerna behövs snarare än att lägga uppgiften på ett mellanlager.

Var hellre för många än för få

Ofta finns det i organisationer en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i mängder av möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och de beslut som behöver fattas. Det här är svårt, ett beslut eller en fråga har sällan ett enkelt svar och det blir ofta en flaskhals där frågor och beslut behöver tas fram och tillbaka via den här personen som springer runt. Det är lätt att personen i fråga blir en flaskhals.

Här brukar vi uppmuntra att faktiskt hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga och ta bra steg framåt. Människorna behöver komma både från de långa planeringscyklerna och de korta.

Ett tecken på att det är för få människor involverade är att många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang. Då har ni antagligen inte med de människor som behöver mötas.

Möts kontinuerligt

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs.

Att återkommande mötas ger de ramar som behövs för att kunna hantera olika typer av frågor eller fatta de beslut som behövs längs vägen. Att återkommande mötas skapar också igenkänning och gör det snabbt att agera och gå till handling.

Skippa delegerandet

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas. Mötet mellan människor löser vi inte genom att delegera bort det till någon annan – det löser vi genom att människor i organisationen möts kontinuerligt och tar del av varandras verklighet, i det korta och det långa.

Nio utmaningar som visar att ditt PMO behöver utvecklas

Framtidens PMO – från kontrollfunktion till utvecklingsmotor

Från projektorganisation till nätverksorganisation

Prioritera organisationsutveckling inom samma portfölj

Bygg sammanhang istället för organisationsträd

Från Taskwork till Teamwork

Avslutande tankar

En maxad halvdag online för dig som vill bli en prioriteringsninja?

Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

_{En maxad halvdag online för dig som vill bli en prioriteringsninja?}

_{Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln}

_{Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln}