Gemensam helhetsbild i en agil organisation

Fyra vägar till gemensam helhetsbild

/i , , , /av

Även om många företag har en helhetsbild ligger det ofta en begränsning i att den samlas in och stannar hos en person eller en isolerad funktion. Acceleration och ökat värdeskapande kräver gemensam koll på läget. Alla behöver dela och skapa den gemensamma helhetsbilden framåt.

En gemensam helhetsbild är en av de saker som en agil organisation aktivt och kontinuerligt jobbar kring.

I veckans bloggpost delar vi med oss av fyra vägar till att skapa en gemensam helhetsbild och få koll på läget. Tillsammans och kontinuerligt är nyckelorden för koll på läget.

Skapa samsyn kring prioritet

Prioriteringar är ett typiskt område där det brukar visa sig om man som organisation har koll på läget gemensamt eller om man sitter på olika delar av bilden.

Därför är det också ett utmärkt område att börja jobba kring. För att kunna prioritera och bygga en gemensam roadmap eller backlog behöver vi ha dialoger. Många dialoger med många kompetenser och perspektiv representerade. Tillsammans.

Börja hyfsat enkelt. För att veta om något är prioriterat behöver vi veta hur mycket värde det ger i förhållande till jobbet som krävs. Att skapa samsyn kring detta kommer att ta er långt. Ta en gemensam diskussion kring värde. Resonera kring hur mycket jobb som behövs.

Underskatta inte effekten av att synliggöra värde och jobb/kostnad via siffror. Tänk värde mellan 1-5 och hur mycket jobb mellan 1-5. Titta på det ni vill göra – dela värde med jobb och få fram ett nummer. Ju högre – desto mer effekt. Transparent, enkelt att återkomma till och lätt att stoppa in nytt. Samsynen eller synlighet i att ni tycker olika kommer på köpet.

När det är för mycket på bordet. Städa. Börja med att välja bort. 

Dela bilder

Helhetsbilden består sällan av endast en bild. Det kan vara vart ni ska (riktning och ledstjärna), hur det går, vad ni uppnått och hur ert landskap ser ut.

Bilderna är som sagt många och de behöver anpassas så att alla som har nytta av dem får tillgång och kan addera. De behöver också variera över tid.

När alla delar och samlar helhetsbilden kan fler agera och navigera. Beslutsfattandet kan bli kontinuerligt och kraftfullt. Detta är den stora anledningen till att ett skifte i hur helhetsbild skapas och används är nödvändigt.

Börja att visa bilder som finns. Ett sådant exempel kan vara rapportering som redan görs. Plocka med den in i ett sammanhang och samtala kring den i stället för en tyst kommunikation till en person via mail. Detta är ofta ett enkelt och effektfullt sätt att utveckla viktiga diskussioner.

Ett annat sätt är att få förnyad kraft i en svår dialog genom att använda konceptuella bilder. Testa er fram. Har ni en känsla av att ni pratar förbi varandra? Låt någon rita en enkel skiss utifrån sitt perspektiv. Låt nästa person addera eller korrigera.

Idag när förutsättningarna är mixade mellan fysiska och digitala miljöer är det också en god idé att aktivt synliggöra digitala bilder som som exempelvis tavlor och roadmaps i olika sammanhang. När vi missar de naturliga mötena vid en tavla behöver ni aktivt bjuda in personer till sammanhang och ni har massor att vinna på att bjuda in er och ta med bilderna till andra sammanhang.

Gör det lite snyggt. Låt färg och form bli ett sätt att förstärka och hjälpa helhetsbilden på vägen.

Var nyfiken

Har du någonsin känt känslan eller hört någon annan säga ”det har inte jag hört” ”det har ingen delat med mig” eller ”om jag bara hade vetat då hade allt blivit enklare att göra”? Helhetsbilder kommer inte bara till oss. 

Påminn dig själv om att fråga och vara nyfiken. Frågorna hjälper oss att sätta ord på det vi har nytta av och det hjälper vår omgivning att dela det vi har nytta av att ha en gemensam syn på.

Ofta kommer det mer naturligt när du är ny på en plats. Fortsätt att verka som om du var ny på jobbet. För att skapa en helhetsbild på ett enkelt sätt kan exempelvis följande två frågor vara till mycket stor hjälp: Vad har du på ditt bord nu och framåt? Vad kan jag göra för att underlätta ditt arbete?

Håll bilden uppdaterad

Att få koll på läget och skapa en gemensam helhetsbild är inte en oneshot.

Den skapas i det kontinuerliga och återkommande formatet.

Fjärde vägen handlar om att hitta ert format som gör det enkelt för er att hålla bilden uppdaterad. Börja enkelt och bygg på efter hand.

Fler insikter

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar. Enkla sätt att få något gjort.

Tre uppslag för dynamisk planering redan i höst

/i , , , , /av

”Inte ett år till” kanske du och dina kollegor sa i kör efter förra årets planerings- och budgetarbete. Ändå står ni här, på samma plats igen. Det är höst, in i grottan och ut på andra sidan med en ny årsplan som ni redan vet kommer vara obsolet innan nyårsklockorna ringer. ”Utvecklingen får vi ta sen”

Det måste inte vara så. Det går att göra bra saker, i befintlig process som tar er några steg närmre en dynamisk planering. En dynamisk planering som hjälper er att åstadkomma mest pang för pengarna på en karta med hög utveckling och snabba och oförutsägbara förändringar.

I denna bloggpost ger vi tre uppslag för vad du och din organisation kan göra redan denna höst.

Gör jobbet tillsammans

Bestäm hur mycket tid som är rimligt att lägga. Planera in den tiden. Visar det sig att tiden inte går att planera in då har ni inte varit tillräckligt rimliga.

Förbered er för vad ni behöver ha med er in för att jobbet ska bli gjort. Gör jobbet. Gör jobbet tillsammans.

Att göra tillsammans gör att ni använder tiden till värdefulla diskussioner och ni skapar en gemensam bild.

Att göra tillsammans handlar också om att låta samtal om mål, aktiviteter och siffror ske tillsammans. Diskussionen om budget är inte en egen dialog utan är tajt knuten till mål och aktiviteter. Att diskutera frågorna samlat ger en möjlighet till ökad förståelse för möjligheter och konsekvenser. Ett lärande och breddade perspektiv blir en effekt. Detta underlättar prioriteringar.

Välj ut en fråga

Ni börjar inte på ett tomt papper. Det ni gjorde förra året går säkert att återanvända. Så utgå från det som finns. Justera utifrån det och lägg istället kraften där den gör nytta.

Planeringsarbetet ska inte omfamna ALLT. Välj ut en fråga som är viktig att bottna och fokusera lite extra på. Bottna den både vad gäller mål, principer riktning och vad det betyder i siffror

Ta lite sats i den och gå en bra bit utanför kommande år. Tänk 5 år. Rör er i det långa perspektivet och det korta och däremellan. Låt den slå igenom på årsplanen och budgeten. Ge den lite extra utrymme och uttryck den djupare än rubriknivån. Få med de saker som varit viktiga för er.

Ägna resten av tiden till att prata om kvartal 4

Boxar ni in och avgränsar tiden för årsplanen (som garanterat kommer bli tillräckligt bra) så kan ni ägna ”resten” av tiden till att resonera om vad som blir ert fokus under kvartal fyra. Kvartalsperspektivet eller motsvarande är ofta ett bra hjälpmedel att få till en mer dynamisk planering. Det gör inget om ni inte tittat på tidigare kvartal på motsvarande sätt. Börja nu med kvartal 4.

Bra frågor att ställa er är:

  • Vad vill ni kunna stänga året med?
  • Vilka resultat vill ni kunna visa upp?
  • För vem?
  • Vad är rimligt? Vad säger ni nej till.
  • Hur ska ni se till att ni kan starta kvartal 1 på bästa sätt?

Ni gör helt enkelt en kvartalsplanering av bara farten. Ett bra steg mot dynamisk planering.

Etablera en lärandeloop

Låt detta året bli ett år där ni skapar en lärandeloop. Bestäm rimliga utvecklingssteg att ta. Bestäm när ni återvänder till listan och låt inte det bli om ett år igen. Första steget för en dynamisk planering är att återkomma till planeringen mer kontinuerligt. Kanske är det innan jul där ni mer specifikt kan titta på kvartal 1? Bestäm en takt och boka in nästa tillfälle – eller varför inte en hel serie.

Nyfiken på hur det går till i praktiken?

Har du och din organisation en plan som aldrig håller? Nyfiken på hur vi jobbar tillsammans med våra kunder för att skapa en dynamisk planering som ger mer pang för pengarna?

Läs mer
Kvartalsplanering som gav mer pang för pengarna

Fem vägar till dynamisk planering

/i , , , /av

Många organisationer arbeta mer dynamiskt i dag, agilt med kortare kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde i görandet. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad för de allra flesta. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet utgör ett hinder.

Hindren tar sig uttryck exempelvis med hög stress då resursplaneringen på pappret säger en sak och verkligheten något annat för många individer. Eller tar det sig uttryck att den som ropar högst blir den som får igenom saker och allt är viktigt. Detta då det inte finns någon planering att luta sig mot.

Genom att utveckla en dynamisk planering som kontinuerligt kopplar ihop strategi och riktningen med det som görs här och nu kan detta brytas. Kontinuerlig utveckling kräver kontinuerlig och dynamisk planering. Detta blir en viktigt pusselbit för att skapa en agil organisation.

I denna post delar vi med oss av fem vägar som hjälper er till en dynamisk planering.

1. Boka en mötesserie och koppla ihop lång och kort takt

Grunden för en dynamisk planering är möten för att dynamiskt planera. För många organisationer är kvartal en lagom frekvens att återvända till den gemensamma ledstjärnan, helhetsbilden och prioriteringarna. Det ger kraft, fokus och skapar förutsättningar för att nå mest pang för pengarna och maximalt värdeskapande.

Om inte det finns ett sådant tillfälle i dag är vårt bästa råd att börja här. Leta inte efter hinder eller saker som behöver vara på plats för att det ska vara möjligt. Börja helt enkelt. Boka en serie möten.

Genom att boka mer än ett tillfälle direkt synliggörs att det är ett återkommande möte. Grunden för en takt sätts från start och hjälper er på vägen.

Kvartalsmötet står inte för sig själv. Se till att dessa hänger ihop med de mer frekventa och kortare sammanhangen så som daily-stand-ups eller pulsande möten. Stäm av om de hänger ihop kalendermässigt. Hitta former för att jacka in nya insikter och prioriteringar i görandet. Fråga er hur ni föder kvartalsmötet med viktig input från de frekventa sammanhangen.

2. Värna om mötet

Eftersom mötet är grunden är det också värt att värna om mötet som sådant. Ha en idé om vilken typ av möte som kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte eller är det ett möte av karaktären kommuniké? Kanske är det på sikt ett arbetsmöte ni vill skapa men initialt mer av karaktären någon som presenterar. Se till att idén också låter prägla vad ni gör på mötet. Låt idén bli tydlig för dem som ska delta samt vilka förväntningar som finns på dem i mötet.

Minst lika viktigt för mötets resultat är vad som händer före och efter mötet. Vad behöver finnas på plats för att ett sådant möte ska ske med framgång? Hur ser det ut och hur kan ett sådant möte utvecklas över tid? Vad behövs mer än ett möte för att få till en kontinuerlig planering på helheten? Vad behöver någon/några ta del av innan för att agera i sitt bästa. Vilket arbete tar vid efter mötet för att kunna börja göra?

Givet vilken typ av möte ni vill skapa behöver aktiviteterna som sker före och efter lite olika ut. Se till att skapa de förutsättningar som behövs före och efter för att få i hop en hel kvartalsplanering.

Om kvartalsmötet är ett arbetsmöte ligger fokus på att rama in storheter och göra arbetet rimligt och möjligt att greppa. Kanske några frågor som ändå behöver lösas innan. Sällan är principen ett tomt papper framgångsrikt.

Ett kommuniké-möte kräver mycket arbete innan, framförallt av dem som håller i mötet. Ofta behövs också någon typ av förberedelse för övriga deltagare innan. Är det några diskussioner som behöver tas innan för att bli framgångsrik?

3. Bygg upp ramar succesivt som skapar förutsättningar för dynamisk planering

Ramar skapar igenkänning och gör att fokus kan läggas på rätt saker i mötet. Ha en tanke redan från start om vad som kan utgöra grund och ramar. Börja med något, kanske en agenda och incheckning som ni låter leva över tid och utveckla sedan ramarna stegvis. Det kan vara saker som agenda, verktyg ni tar till hjälp för att prioritera eller konkludera, sätt som hjälper er att ta svårare diskussioner etc. Synliggör att de är just ramar för att förstärka att de är något att luta sig mot.

Det är viktigt att det inte uppfattas som nytt möte varje kvartal, utan att igenkänning skapas. Så gör verkligen några förändringar i taget, även där ni ser att utveckling är möjlig.

Synliggör, återanvänd och håll resultaten av era diskussioner och konklusioner i mötet levande. Utveckla sätt att visualisera era beslut och prioriteringar. Återvänd till dessa som en start vid nästa kvartalsmöte.

Låt ramarna och resultaten inte stanna vid ett möte utan låt dem blir ramar och verktyg också utanför. Synliggör och återanvänd dem mellan mötena. Vid nya insikter längs vägen våga också uppdatera dem löpande. Gör tydligt var och hur det kan ske i praktiken.

4. Börja där det finns lust och kraft, addera efterhand

Börja där det finns lust och kraft. Bjud in dem som vill och som helt enkelt kan vara med från start. Alla behöver inte vara med direkt. Initialt är det dessutom svårt att veta vilka just alla är, vilka perspektiv som behövs. Det behöver ofta växa fram. För många deltagare kan också vara utmanande initialt då ett naturligt utforskande i form kan ifrågasättas.

Men stanna inte där.  Även där ni börjar i liten skara bygg på steg för steg med fler personer. Utgå i från frågeställningen ”har vi den kraft och fart vi behöver?”. Ställ er frågan ”vem skulle behöva vara med för att vi ska gå ut kvartalsmötet med den kraft vi behöver?”. Fråga er också vem som behöver ta del av informationen och diskussionen i mötet för att vi ska ha den fart vi behöver. Bjud in.

5. Jacka in det ni kommer ifrån in i kvartalstakten

Jacka in de uppgifter och möten som ni kommer ifrån och vill lämna in i den dynamiska planeringen och takten.

Undvik parallella forum. Det gör det svårt att se syftet, takten och värdera effekten. Det gör att ni behåller gapet som hindrar er att nå de effekter ni strävar mot.

Lägg tid redan från start på att guida in frågeställningar, uppgifter och möten till nya sammanhang. Våga börja plocka bort möten. Var övertydlig från start i kommunikation om frågeställningar som bollas upp var de bäst hör hemma. Hjälp människorna i organisationen att känna takten och se kraften i den. Hjälpa människorna att koppla i hop den korta och långa takten genom att synliggöra och förstärka vilka frågor som behöver lösas ut i respektive takt och möte.

Några avslutande ord

Vägen till en dynamisk planering går inte genom en färdig plan. Vår erfarenhet är att det är relativt enkelt att börja men att det kräver mer för att hålla i. Effekterna kommer inte av endast ett möte utan först när ni orkar hålla i takten och serien av möten. Kraften finns i mötesserien. Reflektera kontinuerligt kring arbetssätt, innehåll och tidpunkter. Reflektera inte bara på specifika moment i ett enskilt möte utan också på mötesserien i sin helhet. Anpassa stegvis.

Webinar 30 november

För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld

Planering i en agil organisation

Nya utmaningar kräver ny typ av hjälp

/i , , , /av

Organisationer idag verkar under andra premisser än de gjort. Det kräver en annan typ av förmågor. Vi behöver kunna ställa om snabbt och ofta. Vi behöver kunna agera på det som händer runt om oss och vi behöver göra det utan att varje gång försöka uppfinna hjulet på nytt. Många organisationer börjar landa i att de vill arbeta mer lättrörligt.

Många organisationer är också kloka nog att ta hjälp. Men trots att utmaningarna är helt nya fortsätter de flesta att ta in samma typ av hjälp som de alltid gjort. Ett stort initiativ dras igång där organisationen ska transformeras, stora tankar och stora steg behöver tas – gärna nu, på en gång.

På samma sätt som vi som organisation vill bli mer lättrörliga, kunna ta små steg, hämta hem effekter snabbt behöver vi se på byggandet av nya förmågor och sätt att arbeta som något som sker stegvist. Det behövs ingen Big Bang – det behövs många kloka steg, som tas på ett hållbart och uthålligt sätt, med fokus på vad man vill uppnå och att få saker att hända här och nu. Och här, precis här, kan vi som konsulter hjälpa till på nya sätt.

Att be om hjälp kan vara svårt. Att be om en hjälp som man inte riktigt vet hur den ser ut är svårare.

För oss är detta en hjärtefråga. Här målar vi upp tre idéer, nya sätt, som organisationer faktiskt kan ta hjälp på för att få mer gjort med mindre insatser.

  • Ta hjälp för att bygga er organisation samtidigt som ni går och levererar. Ni behöver inte stanna upp och ta kraft för att orka med en jätte-transformation – ta istället hjälp till att strukturera och agera mitt i verksamheten, mitt i det som händer just nu och mitt i där ni vill få saker att hända.
  • Ta hjälp för att bygga nya förmågor parallellt med att ni får jobbet gjort. Ofta är det inte två dagar iväg på en utbildning som gör skillnaden utan möjligheten att fokusera på några få konkreta saker det komplexa initiativet till exempel och att börja göra, reflektera över resultat och justera där det behövs, som ger den där riktiga effekten.
  • Ta hjälp för att utveckla strategin stegvis och hand i hand med genomförandet. Inte tänka först och göra sen, utan dela i mindre delar. Tänka lite – göra lite – reflektera. Tänka lite till – göra lite till – reflektera. Få tänkandet och görandet att gå hand i hand helt enkelt.

Men kanske ligger den stora utmaningen i att utforskande tillsammans våga testa vilken hjälp som gör skillnad för er. Tiden när vi kan arbeta utifrån en färdig spec eller beställning är förbi. Vi tror att om vi börjar se hjälpen också som ett lärande kan magi uppstå.

Just här vill vi göra skillnad. Vi kan tillsammans arbeta stegvist utifrån de utmaningar ni står i just nu och tillsammans få bra saker att hända. Genom att tänka och göra växelvis bygger vi de förmågor, beteenden och strukturer som behövs för att agera framåt samtidigt som vi löser ut era utmaningar. Och det här är inte rocket science, men det är en annan typ av managementkonsulting.

Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

/i , , , , /av

Kanske hade just du och din organisation lite tunnelseende innan semestern. Fullt fokus på allt som skulle bli klart innan semestern. ”Resten tar vi sen.”

Tillbaka. Vad händer nu?

Kvartal 3 kan lätt bli det förlorade kvartalet. Men det är aldrig för sent att planera ett kvartal. I denna post delar vi tre perspektiv som kan hjälpa dig och din organisation att komma i gång.

Fortsätt att använda kraften i befintliga strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med.

Kanske har just ni under våren börjat etablera återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Är de inte så självklara att ni redan är i gång? Börja där. Resonera tillsammans om vilka möten och strukturer som hjälper er att ta er an era utmaningar. Vad är det ni vill komma i gång med redan denna vecka? Vad är det ni vill fortsätta att luta er emot.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, den tar vi när vi är igång” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar att ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna otippat mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som känns enkelt att börja med.

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att börja prioritera

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Detta är centralt.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som bäst beskriver just ert fokus. Så som ni formulerade det innan semestern. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Finns det något som förändrats som gör att vårt fokus behöver vara annorlunda? Vad är de tre viktigaste sakerna för oss just nu? Är det något vi ska passa på att sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Sätt detta från början och ni är i gång.

Återvänd till er terminssummering

Det är lätt att vara tom så här i start. Återvänd till sista mötet ni hade innan semestern. Kanske var det en terminssummering av något slag. Att plocka upp tidigare agenda, presentationsmaterial eller liknande är kraftfullt.

Det kan ge känslan av att ni faktiskt redan har åstadkommit mycket under året. En skön känsla av att ni själva kan få röra er framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Hittar ni inte den terminssummeringen, ja då kan ni helt enkelt börja att summera nu. Ingen börjar på ett tomt papper. Aldrig.

Sätt takten, det kan vara kvartalets viktigaste fokus

Även om kvartal 3 känns förlorat så finns det ett stort värde i att sätta eller hitta tillbaka till takten. Dessutom är ganska mycket kvar.

Du väljer om Q3 ska bli ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i slutet av september och redan nu bäddar ni för ett strålande kvartal 4.

Fler insikter

Webinar: Förändringsledning i en agil organisation – För dig som vill bygga en kraftfull utvecklingsmotor och vara i ständig rörelse

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Prioriteringsninja

Det räcker inte att få ihop det på pappret

/i , , /av

Att koppla ihop arbetet en organisation vill göra med de människor som ska göra det på ett så bra sätt som möjligt är en av nycklarna för en organisation för att kontinuerligt kunna röra sig framåt med kraft. Det här kan göras på många sätt. 

En av skillnaderna mellan att arbeta agilt och i projekt är kopplingen mellan arbete och människor.

När man arbetar i projekt allokeras ofta människorna till det arbete som ska göras, kopplingen är människor till arbete. I en agil kontext slussas arbetet in via backlog till teamet som ska göra det, kopplingen är arbete till människor.

Många organisationer arbetar både agilt och i projekt i hybridmodeller. Då blir den här skillnaden ännu viktigare att ha insikter kring. Det räcker inte att få ihop kopplingen mellan människor och arbete och i olika situationer på pappret. Det behöver hänga ihop hela vägen ut i görandet.

Att arbeta i projekt

I ett projekt allokeras personer på heltid eller deltid en under en period till en definierad uppgift eller ansvar i ett projektteam. Människor kopplas ihop med det arbete som behöver göras. Arbetet är ofta relativt känt och väldefinierat över tid. 

Att arbeta agilt

I en agil kontext arbetar personer i ett team och tar sig tillsammans med teamet an det arbete som prioriteras in i teamet. Teamet är ihopsatt för att skapa en kontinuitet över tid. Arbetet slussas in i teamet via en prioriterad backlog och teamet tar sig an det utifrån prioritet och kapacitet. Arbete kopplas således ihop med de människor, team, som kan utföra det.

Att hantera hybrider

Många bolag befinner sig i hybrida situationer. Det här kan vara utmanande men är en verklighet som många befinner sig i. Att förstå skillnaden i koppling mellan projekt och arbete är en aspekt som kan hjälpa organisationer att förhålla sig till hybrider. 

Ett annat sätt att hantera hybrider är att växelvis utgå från individperspektivet och från arbetet som ska göras och fundera över två saker:

  • Har varje individ rimligt många olika delar arbete som ska göras i rimligt många sammanhang? För många leder ofta till ineffektivitet i form av ledtider och svårigheter att prioritera på helhet när man som individ hoppar mellan olika arbetsuppgifter. 
  • Har varje arbete som ska göras rimligt många individer som ska utföra arbetet i rimligt många sammanhang. För många individer som är involverade i varje arbetsuppgift blir hattigt och gör det svårt att både få grepp om arbetet som ska göras och genomföra det.

Lagom är bra 

Det här är två relativt olika sätt att se på människor och arbete. Det är också ett område att ha ögonen på om man vill kombinera agilt och projekt. Medvetenheten om skillnaden gör det lättare att förstå varandra och varandras förutsättningar och hitta smarta lösningar.

Eftersträva en rimlighet utifrån arbete och utifrån individ när ni kopplar ihop arbete som ska göras med människor som ska göra det.

Lagom är bra när vi rör oss i hybrider – och generellt också. Kopplingen mellan de saker som ska göras och de människor som ska göra det kan inte bara gå ihop på ett papper i teorin, det behöver framförallt gå ihop i det verkliga görandet.

Tre perspektivskiften på utveckling

/i , , /av

Om det finns en generisk beskrivning på organisationers utmaningar så låter den ungefär så här: Vi förväntas åstadkomma mer resultat med mindre insatser, snabbare och på ett hållbart sätt. Stämmer det överens på din organisations utmaning också? Kanske är det ditt uppdrag till och med?

På en ny karta med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt och oförutsägbart förändras funkar sätten vi är vana vid inte lika bra.

På en ny karta krävs det att organisationer börjar göra och agera på nya sätt.

Ibland kan nyanserna i det vi behöver lämna och gå till verka små. Men med en ökad insikt om ett antal perspektivskiften som ligger till grund ökar storleken på de förflyttningar som behöver göras.

Här delar vi tre perspektivskiften som ger grunden till att organisationer kan bli mer kraftfull, accelerera och öka sitt driv och värdeskapande:

Perspektivskifte 1: Från styrning av initiativ till förmåga att bygga en motor

Ett första perspektivskifte på förmågan att driva utveckling handlar om att gå från att vässa förmågan att styra initiativ till att stärka förmågan att bygga en utvecklingsmotor.

I ett initiativ eller projekt-tänk läggs oproportionerligt mycket tid och kraft på att start igång, forma, formalisera och få styrfart. Med ett skiftat perspektiv där det finns ett sammanhang som driver en ständig rörelse är vi i formaliserandet och görandet parallallellt hela tiden.

Perspektivskifte 2: Från Människor som kommer till projekt till arbete som kommer till team

Vanligtvis bemannas projekt upp med en 20 % resurs från en funktion, en annan som kanske kan få loss 10 % och en tredje som i bästa fall verkar för projektet hela 40 %. Mycket tid går åt till resursfördelning och en massa ställtider. För det finns ju inget som säger att dessa 20, 10 och 40 % resurser har möjligheten att träffas samtidigt.

Ofta är det på slutet i ett projekt som teamet börjar bli sammansvetsat och fungerar som bäst. Då ska det brytas upp.

Synen på arbetet och resurser behöver vi skifta från grunden för att få kraft i utvecklingen. Du och din organisation behöver gå från att se till att människor fördelas till projekt till att i stället skapa kraftfulla team och sammanhang som kan ta sig an vilket arbete som helst (i princip).

Perspektivskifte 3: Från uppifrån och ner till inifrån och ut

Ni har säkert bilden på ett humoristiskt sätt synliggör att många vill driva förändring, ser behovet av förändring men få vill förändras. På bilderna är det i princip ingen som sträcker upp handen på frågan vem vill förändras?

Ett annat vanligt sätt att synliggöra samma utmaningar är bilder på när ledningen säger ”varför gör de inte som vi har sagt?”

För att skapa driv och kraftfulla organisationer är ett perspektivskifte från Upp-i-från och ner till inifrån och ut nödvändigt.

Din organisation kommer aldrig bli sin bästa version av sig själv så länge ni är kvar i tanken att att några driver och styr förändring och de andra ska förändras.

Perspektivskiften ger oss nya glasögon för att se på våra utmaningar

Perspektivskiftena ger dig och din organisation nya glasögon för att titta på era utmaningar ni har att lösa. Genom att hitta ett sammanhang för att samlas kring utmaningar och värden att skapa i en jämn takt kan nya saker börja ske. När tänka och göra möts växelvis skapas grunden till att organisationer kan bli mer kraftfulla, accelerera och öka sitt driv och värdeskapande.

Fler insikter

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Fem saker du bör göra nu för ett bra Q3

/i , , , /av

Fullt fokus på allt som måste bli klart innan sommaren, resten får vi ta sen. Känns det igen? Är det för dig och din organisation som för så många andra när böckerna för juni öppnas?

Kortare tidsperspektiv. Tunnelseende.

Om du vill vara i ett bra läge i Q3 behöver du och din organisation vara i flera perspektiv redan nu. I denna bloggpost listar vi fem saker du och din organisation bör göra nu för att få ett bra Q3.

Använd kraften i etablerade strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med. Kanske har just ni etablerat återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Håller ni i dem nu fram till semestern är sannolikheten dubbelt så stor att de fortsätter att leva över sommaren. Sannolikheten minskar radikalt om ni går in i semesterkänslan eller ”det är så mycket nu” så att ni tappar kontexten redan nu. Allt det där ni hade börjat hitta att luta er mot går lätt förlorat.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, låt oss ta den i augusti” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna förvånansvärt mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till utmaningen till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som ni kan göra under veckorna som är kvar nu till semestern

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att prioritera

När tempot ökar, terminströttheten kommer, många saker börjar komma in från vänster, höger osv är det lätt att tappa fokus. Vi ser det hända ofta. Vi märker att vi själva har lätt att hamna där.

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Vår erfarenhet är att det finns mycket att vinna på att även mot slutet orka återvända och finna det fokuset.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som beskriver just ert fokus. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Gör vi det vi borde göra? Är det något vi ska sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Få ner på en lista vad ni faktiskt har gjort

När det är mycket är det också lätt att drabbas av känslan av att ingenting funkar, blir klart eller faller på plats. Att skaffa sig känslan själv att ni kan, får saker att röra sig framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Börja lista saker ni har levererat.

Om ni redan har listan. Hämta kraften från den för att behålla momentum i juni. Använd den också för att förstå kapacitet och som som är rimliga ambitioner för Q3.

Håll i takten, sätt ert Q3 fokus innan ni går på semester

Hur gärna vi alla än vill tro att sommaren är lång är augusti här fortare än någon anar. Dessutom är det ofta så att vi i praktiken har flera veckor att få saker gjorda under sommaren.

Att fortsätt hålla i takten för kvartalsplaneringen är a och o. Gå inte på semester med mindre än att ambition, fokus och målsättningar att arbeta mot är tydliga för Q3. Blir inte detta gjort är Q3 ofta ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i september redan nu.

Fler insikter

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Dynamik för bättre kundupplevelse

/i , , , /av

Har du mött den frustrerade kunden? Den där som har 100 saker på sin lista som borde ha gjorts i går. Eller, har du mött kunden som avgått, som inte bryr sig om det ni levererat de senaste tre åren. Och, i motsats till det, har du mött den lyckliga och nyfikna kunden som med spänning ser fram emot nya features eller tjänster och som talar sig varm och ger återkoppling på dem du precis levererat? 

Genom att arbeta smart kan ni som organisation få många fler att bli den lyckliga och nyfikna kunden. I denna post får du insikter hur ett dynamiskt arbetssätt i tre steg kan skapa en bättre kundupplevelse.

Sätt takt och utveckla stegvis

Ett iterativt och dynamiskt arbete byggs runt takt. Inte samma takt överallt men en längre och en kortare takt i olika delar i organisationen som behöver knyta an till varandra. Iterationerna behöver vara tillräckligt små för att skapa en känsla av resultat och tillräckligt stora för att skapa känslan av att sätta fokus, förstå riktning och ta steg över tid. 

Takten skapar uthållighet och igenkänning och gör det möjligt att möta kunden och kundens behov som kan se olika ut över tid. Steg för steg kan takten utvecklas med fokus på kund och att hitta kopplingspunkter så att vi blir relevanta för kunden här och nu, utan att tappa fokus på den relevans vi vill bygga över tid.

Det iterativa arbetssättet hjälper dig att bryta ned behoven som ska mötas och arbetet som ska göras i lagom stora bitar. 

För att bygga grymma kundupplevelser blir det avgörande att kundens röst finns med hela vägen – från det stora behovet kunden ser, ner genom de mindre delarna arbetet bryts ned i. “Varför gör vi det här och för vem” blir viktiga frågor att ställa sig, synliggöra och upprepa för att ta med kundperspektivet. 

Få det interna och externa att hänga ihop

Att det externa perspektivet med kunden i spetsen hänger ihop med det interna perspektivet och hur du och din organisation lyckas leverera det kunden vill ha blir en förutsättning för lyckliga kunder. För att det ska hända behövs mindre av en färdig plan över tid och mer av örat mot rälsen och möjlighet att agera utifrån det.

Vi har kanske alla varit i situationer där kundåterkopplingen öser in i en takt som ingen hinner ta till sig och än mindre agera på. Det skapar inte de förutsättningar som behövs för att det interna och externa ska hänga ihop. Det gör det inte heller när det interna arbetet flyter fint men vi missar att lyssna på och läsa av kunden och då inte lyckas möta kundens behov. Du behöver skapa ett flöde där du kontinuerligt lyssnar, förstår och samlar kundinsikter och möter med lösningar som kunden vill ha. Hitta balansen helt enkelt och se till att flödet hänger ihop. Det här handlar mycket om tajming.

Tajma dynamiken

Vad är då lagom tajming? Tänk i begreppen, när är du och din organisation internt redo att ta emot återkoppling – finns det bättre och sämre sätt och tidpunkter? Och på samma sätt när det gäller kund, när är era kunder redo att ta emot nyheter – finns det bättre och sämre sätt och tidpunkter? Utgå från dessa och se till att jacka in när det passar. Att optimera till att leverera varje timme internt om den externa kunden lättast tar emot nyheter varannan månad behövs sällan. Tajma lagom för den bästa kundupplevelsen som organisationen kan leverera över tid.

Genom ett dynamiskt förhållningssätt där den långa och korta takten kopplas ihop och där det interna arbetet och de externa behoven hänger ihop går det att på ett uthålligt sätt möta kundens behov. Du får lyckliga och nyfikna kunder och med det en lycklig och nyfiken organisation som lyssnar och läser av vad kunden vill ha och behöver och vad kunden inte vill ha och inte behöver.

Fler insikter

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar. Enkla sätt att få något gjort.

Video: Kundfokus för mer kraft och fart

/i , , , /av

Vill du också ta del av vårt uppskattade webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här:

Fler insikter

Vem håller takten i er organisation? – Om hur PMO kan spela en roll som takthållare

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

Ta kontakt med oss