Är din kalender full? Nästa lediga lucka är tre veckor framåt. För många är det här verkligheten. Jämt så mycket möten och ändå aldrig något som blir klart.
Vi tycker det är dags för en mötesrevolution. Det behöver nämligen inte vara så här.
Genom en enkel och återkommande struktur där alla nödvändiga perspektiv möts kan du och din organisation åstadkomma mer. Idag delar vi tre sätt som hjälper dig och din organisation att få möten som skapar värde.
Boka återkommande möten
En av de viktigaste delarna att få mer värde i era möten framåt är att boka in återkommande möten. Återkommande arbetsmöten för att lösa ut frågor och se till att organisationen rör sig framåt på det sätt man vill. Återkommande planeringsmöten för att titta på helheten, prioritera och tydliggöra riktning och synliggöra ledstjärna.
Ett återkommande möte med ett tydligt syfte och tydliga ramar (tid, upplägg, deltagare etc) skapar igenkänning och gör det enkelt att sätta igång med kärnfrågorna. Håll inramningen tydlig och återkommande för att säkerställa att fokus kan läggas på det som ska diskuteras.
Se över de möten ni har – det här kan vara en konstellation som träffas redan idag. Kanske kan flera frågor läggas till agendan. Eller, se över vilken typ av möten ni har i kalendrarna och konsolidera ihop. En direkt effekt av att boka återkommande möten är att tiden för att försöka hitta tid till de enstaka mötena försvinner.
Plocka med frågor och kompetenser in i återkommande möten
Att gå från en fråga per möte och att stämma av med en person i taget till att boka återkommande mötesserier med plats för fler kompetenser, perspektiv och frågor är ytterligare en viktig grund. Tänk inte ett möte per fråga eller ett möte per person, utan slå ihop.
Ett återkommande möte är en typisk struktur som är enkel att peka på och hänvisa till när det dyker upp frågor som behöver hanteras i organisationen. Istället för att försöka hitta tid till ett adhoc-möte kan man som organisation träna på att hänvisa frågor in i denna typ av återkommande möte. ”Yes, bra fråga – den tar vi upp på onsdagsmötet.” För helt ärligt är det väldigt få frågor som brinner så mycket att de inte kan vänta två dagar.
Fundera på om ni har de personer med er för att få rätt växelverkan i diskussionen. Annars, bjud in. Är det många frågor som behöver parkeras och tas i andra avstämningar eller sammanhang har ni antagligen inte alla personer eller kompetenser ni behöver med er in.
Att kontinuerligt vara de som behöver vara i ett sammanhang och att kontinuerligt ha rätt frågor på bordet kräver öppen och framåtsträvande organisation. Frågor som kontinuerligt behöver ställas av individer och organsiationen – tillför jag nytta in i det här sammanhanget, finns det någon mer som behöver vara här, har jag lyft de frågor som behöver tas upp och så vidare.
Reflektera kontinuerligt över mötessturkutren i sin helhet
Ytterligare ett perspektiv som behöver tas med för att skapa värde in i era möten är att kontinuerligt reflektera över mötesstrukturen som helhet.
Ett sätt att göra det på är att göra en tidslinje och rita in era viktigaste möten. Studera hur de förhåller sig till varandra. Har ni den information ni behöver med in i de olika mötena? Drar ni nytta av takten – annars, justera.
Finns det någon ni gör på kontinuerlig basis men som inte ligger återkommande utan sporadiskt. Titta bakåt ett par månader och hitta mönstret. Testa att göra det till återkommande händelser.
Är det vissa frågor eller dialoger som ni upplever är svårare att komma framåt i? Se över hur ni kan skapa de förutsättningar ni behöver för att kunna lösa ut frågor direkt i mötet. Kanske är det en person som kan adderas, kanske en kompetens.
Små steg på vägen mot en mötesrevolution
Är din kalender full? Var med i mötesrevolutionen. Hitta en återkommande mötesstruktur där ni plockar in de frågor och kompetenser som behövs och där ni kontinuerligt reflekterar över hur era möten och mötesstrukturer kan bli ännu bättre. Börja redan i dag. Det är inte alltid stora steg som blir revolutionerande.