Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

Kanske hade just du och din organisation lite tunnelseende innan semestern. Fullt fokus på allt som skulle bli klart innan semestern. ”Resten tar vi sen.”

Tillbaka. Vad händer nu?

Kvartal 3 kan lätt bli det förlorade kvartalet. Men det är aldrig för sent att planera ett kvartal. I denna post delar vi tre perspektiv som kan hjälpa dig och din organisation att komma i gång.

Fortsätt att använda kraften i befintliga strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med.

Kanske har just ni under våren börjat etablera återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Är de inte så självklara att ni redan är i gång? Börja där. Resonera tillsammans om vilka möten och strukturer som hjälper er att ta er an era utmaningar. Vad är det ni vill komma i gång med redan denna vecka? Vad är det ni vill fortsätta att luta er emot.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, den tar vi när vi är igång” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar att ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna otippat mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som känns enkelt att börja med.

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att börja prioritera

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Detta är centralt.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som bäst beskriver just ert fokus. Så som ni formulerade det innan semestern. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Finns det något som förändrats som gör att vårt fokus behöver vara annorlunda? Vad är de tre viktigaste sakerna för oss just nu? Är det något vi ska passa på att sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Sätt detta från början och ni är i gång.

Återvänd till er terminssummering

Det är lätt att vara tom så här i start. Återvänd till sista mötet ni hade innan semestern. Kanske var det en terminssummering av något slag. Att plocka upp tidigare agenda, presentationsmaterial eller liknande är kraftfullt.

Det kan ge känslan av att ni faktiskt redan har åstadkommit mycket under året. En skön känsla av att ni själva kan få röra er framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Hittar ni inte den terminssummeringen, ja då kan ni helt enkelt börja att summera nu. Ingen börjar på ett tomt papper. Aldrig.

Sätt takten, det kan vara kvartalets viktigaste fokus

Även om kvartal 3 känns förlorat så finns det ett stort värde i att sätta eller hitta tillbaka till takten. Dessutom är ganska mycket kvar.

Du väljer om Q3 ska bli ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i slutet av september och redan nu bäddar ni för ett strålande kvartal 4.

Fler insikter

Webinar: Förändringsledning i en agil organisation – För dig som vill bygga en kraftfull utvecklingsmotor och vara i ständig rörelse

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Prioriteringsninja

Det räcker inte att få ihop det på pappret

Att koppla ihop arbetet en organisation vill göra med de människor som ska göra det på ett så bra sätt som möjligt är en av nycklarna för en organisation för att kontinuerligt kunna röra sig framåt med kraft. Det här kan göras på många sätt. 

En av skillnaderna mellan att arbeta agilt och i projekt är kopplingen mellan arbete och människor.

När man arbetar i projekt allokeras ofta människorna till det arbete som ska göras, kopplingen är människor till arbete. I en agil kontext slussas arbetet in via backlog till teamet som ska göra det, kopplingen är arbete till människor.

Många organisationer arbetar både agilt och i projekt i hybridmodeller. Då blir den här skillnaden ännu viktigare att ha insikter kring. Det räcker inte att få ihop kopplingen mellan människor och arbete och i olika situationer på pappret. Det behöver hänga ihop hela vägen ut i görandet.

Att arbeta i projekt

I ett projekt allokeras personer på heltid eller deltid en under en period till en definierad uppgift eller ansvar i ett projektteam. Människor kopplas ihop med det arbete som behöver göras. Arbetet är ofta relativt känt och väldefinierat över tid. 

Att arbeta agilt

I en agil kontext arbetar personer i ett team och tar sig tillsammans med teamet an det arbete som prioriteras in i teamet. Teamet är ihopsatt för att skapa en kontinuitet över tid. Arbetet slussas in i teamet via en prioriterad backlog och teamet tar sig an det utifrån prioritet och kapacitet. Arbete kopplas således ihop med de människor, team, som kan utföra det.

Att hantera hybrider

Många bolag befinner sig i hybrida situationer. Det här kan vara utmanande men är en verklighet som många befinner sig i. Att förstå skillnaden i koppling mellan projekt och arbete är en aspekt som kan hjälpa organisationer att förhålla sig till hybrider. 

Ett annat sätt att hantera hybrider är att växelvis utgå från individperspektivet och från arbetet som ska göras och fundera över två saker:

  • Har varje individ rimligt många olika delar arbete som ska göras i rimligt många sammanhang? För många leder ofta till ineffektivitet i form av ledtider och svårigheter att prioritera på helhet när man som individ hoppar mellan olika arbetsuppgifter. 
  • Har varje arbete som ska göras rimligt många individer som ska utföra arbetet i rimligt många sammanhang. För många individer som är involverade i varje arbetsuppgift blir hattigt och gör det svårt att både få grepp om arbetet som ska göras och genomföra det.

Lagom är bra 

Det här är två relativt olika sätt att se på människor och arbete. Det är också ett område att ha ögonen på om man vill kombinera agilt och projekt. Medvetenheten om skillnaden gör det lättare att förstå varandra och varandras förutsättningar och hitta smarta lösningar.

Eftersträva en rimlighet utifrån arbete och utifrån individ när ni kopplar ihop arbete som ska göras med människor som ska göra det.

Lagom är bra när vi rör oss i hybrider – och generellt också. Kopplingen mellan de saker som ska göras och de människor som ska göra det kan inte bara gå ihop på ett papper i teorin, det behöver framförallt gå ihop i det verkliga görandet.

Tre perspektivskiften på utveckling

Om det finns en generisk beskrivning på organisationers utmaningar så låter den ungefär så här: Vi förväntas åstadkomma mer resultat med mindre insatser, snabbare och på ett hållbart sätt. Stämmer det överens på din organisations utmaning också? Kanske är det ditt uppdrag till och med?

På en ny karta med hög utvecklingstakt, många möjligheter och förutsättningar som snabbt och oförutsägbart förändras funkar sätten vi är vana vid inte lika bra.

På en ny karta krävs det att organisationer börjar göra och agera på nya sätt.

Ibland kan nyanserna i det vi behöver lämna och gå till verka små. Men med en ökad insikt om ett antal perspektivskiften som ligger till grund ökar storleken på de förflyttningar som behöver göras.

Här delar vi tre perspektivskiften som ger grunden till att organisationer kan bli mer kraftfull, accelerera och öka sitt driv och värdeskapande:

Perspektivskifte 1: Från styrning av initiativ till förmåga att bygga en motor

Ett första perspektivskifte på förmågan att driva utveckling handlar om att gå från att vässa förmågan att styra initiativ till att stärka förmågan att bygga en utvecklingsmotor.

I ett initiativ eller projekt-tänk läggs oproportionerligt mycket tid och kraft på att start igång, forma, formalisera och få styrfart. Med ett skiftat perspektiv där det finns ett sammanhang som driver en ständig rörelse är vi i formaliserandet och görandet parallallellt hela tiden.

Perspektivskifte 2: Från Människor som kommer till projekt till arbete som kommer till team

Vanligtvis bemannas projekt upp med en 20 % resurs från en funktion, en annan som kanske kan få loss 10 % och en tredje som i bästa fall verkar för projektet hela 40 %. Mycket tid går åt till resursfördelning och en massa ställtider. För det finns ju inget som säger att dessa 20, 10 och 40 % resurser har möjligheten att träffas samtidigt.

Ofta är det på slutet i ett projekt som teamet börjar bli sammansvetsat och fungerar som bäst. Då ska det brytas upp.

Synen på arbetet och resurser behöver vi skifta från grunden för att få kraft i utvecklingen. Du och din organisation behöver gå från att se till att människor fördelas till projekt till att i stället skapa kraftfulla team och sammanhang som kan ta sig an vilket arbete som helst (i princip).

Perspektivskifte 3: Från uppifrån och ner till inifrån och ut

Ni har säkert bilden på ett humoristiskt sätt synliggör att många vill driva förändring, ser behovet av förändring men få vill förändras. På bilderna är det i princip ingen som sträcker upp handen på frågan vem vill förändras?

Ett annat vanligt sätt att synliggöra samma utmaningar är bilder på när ledningen säger ”varför gör de inte som vi har sagt?”

För att skapa driv och kraftfulla organisationer är ett perspektivskifte från Upp-i-från och ner till inifrån och ut nödvändigt.

Din organisation kommer aldrig bli sin bästa version av sig själv så länge ni är kvar i tanken att att några driver och styr förändring och de andra ska förändras.

Perspektivskiften ger oss nya glasögon för att se på våra utmaningar

Perspektivskiftena ger dig och din organisation nya glasögon för att titta på era utmaningar ni har att lösa. Genom att hitta ett sammanhang för att samlas kring utmaningar och värden att skapa i en jämn takt kan nya saker börja ske. När tänka och göra möts växelvis skapas grunden till att organisationer kan bli mer kraftfulla, accelerera och öka sitt driv och värdeskapande.

Fler insikter

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Missade du vårt webinar: Kundfokus för mer kraft och fart? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.