På en spelplan som ständigt förändras krävs ett antal perspektivskiften för att få din portfölj att lyfta på riktigt.

När det förväntas att ni kan leverera utveckling kontinuerligt behöver ni också kunna planera och prioritera kontinuerligt. I denna bloggpost lyfter vi fram tre perspektivskiften som får din utvecklingsportfölj att lyfta på riktigt. Nå ökad genomförandekraft och mer pang för pengarna

1. Från en megaplanering till kontinuerlig rytm

Det räcker inte längre med en stor planering någon gång per år, kopplad till budgetprocessen.
För att få verklig effekt behöver planeringen ske i kortare cykler, kontinuerligt och med utrymme för lärande och omplanering längs vägen. Planering och prioritering där längre perspektiv och riktning knyts i hop med här och nu, låt säga kommande kvartal.

2. Från silos till gemensam koll

Det fungerar inte längre att människor i olika delar av organisationen bara har koll på sin egen bit.
Vi behöver en gemensam bild av planen och hur det faktiskt går för oss. Först då kan vi prioritera, samordna och styra på riktigt, för ökad genomförandekraft och mer pang för pengarna.

3. Från resursark till värdefokus

Klassikern: ”Jag tar Kalle på 15 % om du får Nisse på 5 % nästa vecka.”
Det låter effektivt på pappret, men i praktiken skapar det splittring och frustration.
I stället behöver vi fokusera på att ta oss an arbete och skapa värde tillsammans, inte på att dela upp människor i procent.

Större fokus på vilket värde vi vill skapa, vilka leverablerna är (med fördel där leverablerna kan skapa ett eget värde). Då kan de som ska göra jobbet börja beta i rätt ordning.

Perspektivskiften framför fokus på den perfekta metoden

På en spelplan som ständigt förändras är det snarare perspektivskiften som kommer att göra skillnad än att någon nytt verktyg, den perfekta prioriteringsmodellen eller liknande som får din portfölj att generera ett större värde. Ta denna bloggpost som inspiration och start på en gemensam dialog kring vilka skiften just ni behöver få till.

Under ett gäng år hade PMO funktionen en relativt undanskymd roll.  Många CIO:er och IT-avdelningar gick all in på agila arbetssätt, och trodde samtidigt att det klassiska PMO:t inte längre behövdes.

Men nu ser vi en ny rörelse. Allt fler inser att även i en agil organisation behövs någon form av funktion som håller ihop helheten. Frågan är bara: hur ser den ut?

Och här finns en fallgrop. När behovet av samordning återuppstår är det lätt hänt att man återuppfinner PMO:t i sin gamla form. Med tunga rapporter, mallar och kontroller. Med andra ord: mer byråkrati utan att addera något värde.

Varför blir det så?

Det handlar om trygghet. När organisationen står inför komplexitet tar man gärna till det man känner igen. Och för många är bilden av ett PMO just en rapporterande kontrollfunktion. Problemet är att det riskerar att stå i vägen för de egentliga värden som man vill uppnå så som fokus, genomförandekraft och effekt.

Fyra roller som bryter byråkratin

Det är dags att tänka nytt kring PMO:ts roll. Snarare än att återvända till gamla styrmodeller behöver man bygga ett PMO som bidrar med värde i vardagen. Det handlar både om vilka uppgifter ett PMO lägger tiden på, men också hur de tar sig an dem. Med fyra nya roller kan ett PMo för ett nytt fokus och bli en motor för utveckling och inte vara en bromskloss.

1. Takthållaren som skapar och håller i en gemensam takt i organisationen

I en agil organisation blir en gemensam takt en grund för att planera, planera om och leverera värd. När takten inte finns kan vardagen lätt upplevas spretig. Med en gemensam takt kan byråkratiska inslag som rapporteringsbördan drastiskt reduceras, samtidigt som många fler får koll på läget.

2. Balansmästaren som hjälper organisationen att balansera de många perspektiven

När kartan är komplex, perspektiven är många, osäkerheterna lika så behövs det någon som kan hjälpa till att navigera och hjälpa till för att organisationen ska kunna balansera mellan de många perspektiven. Här får PMO en viktig roll. I praktiken är skillnaden mellan om PMO blir en hjälpande hand eller uppfattas som någon om avkräver andra på svar och ifrågasätter otydligheter. Som balansmästare är PMO skickliga på att hålla fokus och ställer frågor som skapar idalog: vad driver mest värde? Vad behöver pausas? Den rollen minskar både initiativträngsel och behovet av detaljstyrning.

PMO i en agil organisation

3. Synliggöraren som gör det möjligt att dela en gemensam helhetsbild

Det är helt avgörande att alla delar samma bild vart man är på väg, i en agil organisation. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla, i rätt format och vid rätt tillfällen. När man försöker återinföra PMO på det gamla sättet blir rapporterna snabbt byråkratiska. Synliggöraren gör istället bilden enkel och relevant: vad händer, var är vi på väg, vilka hinder behöver undanröjas? Det gör att PMO känns som en partner – inte en granskare.

4. Facilitatorn som bygger broar och nya förmågor

Kanske är det stora skiftet hur PMO jobbar. Att gå från att vara den som samlar in, kräver saker handlar det om att ta en roll som facilitator. Att bjuda in och bygga broar. Här kan nya värden skapas. Som facilitator skapar funktionen trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Enkelhet som motkraft

Det är lätt hänt att pendeln slår tillbaka mot byråkrati när behovet av samordning blir tydligt igen. Men det är inte där framtidens PMO hör hemma. Vi tror att enkelhet som strategi ofta är en strategi att ta när kartan är komplex och svårnavigerad. Samma gäller här. Att välja några fokus som gör stor skillnad för att få till en funktion som faktiskt blir en utvecklingsmotor, som verkar för helhet. När PMO tar rollerna som Takthållare, Balansmästare, Synliggörare och Facilitator finns förutsättningarna att bli en verklig utvecklingsmotor.

Ni säger att ni är affärsdrivna, Men hur ofta planerar ni er IT-Portfölj tillsammans med er business? På riktigt?

Ambitionen finns där och i teorin har alla samma mål; att prioritera rätt för företagets bästa, realisera affärsvärde snabbare och nyttja era resurser smartare. Kanske har ni också försökt. Men det skaver. Beslutsfattarna dyker upp först när något behöver eskaleras, eller när det ska pratas om nya roliga saker. Men när samtalen handlar om kompromisser, svåra avvägningar, prioriteringar eller långsiktigt strategiska IT-frågor som får bäring på hela företagets lönsamhet lyser de med sin frånvaro.

Dags att ändra på detta. Men hur? Och hur blir en PMO en nyckelspelare i den förändringen? Det fördjupar vi oss i här i denna blogpost.

Vanliga utmaningar som försvårar bra planering med affären

Olika agendor och mål. Ni möts i ledningsgruppen och är överens. Men så fort ni kliver ur det mötet är det allt som oftast med olika agendor och mål. Övergripande är ni överens men när det kokar ner till nästa nivå är den övergripande riktningen för övergripande.

Från frikopplat till tätt sammanflätat. Digitalisering gör att många saker i dag är tätt sammanflätade. Saker som tidigare varit frikopplade och självständiga. 

En ständigt förändrad spelplan. Det kan påverka olika funktioner på olika sätt, i olika takt. Det ger en särskild utmaning när det kommer till planeringsprocessen. 

Men strukturer i organisationen är inte anpassade för denna verkligheten. Ofta blir dessa utmaningar synliga först för IT, Tech eller digitaliseringsavdelningen. Data som blir både det mest strategiska och det mest operativa för ett företag och som förenar funktioner på ett sätt som inte görs på ett annat sätt, är ett av flera anledningar till att det blir så.

Ett perspektivskifte som spelar roll

Det handlar om att skapa förutsättningar för kontinuerlig och gemensam planering där alla kan delta. Detta kräver ofta om att skifta fokus från planen till att det är själva planeringen i sig som ger vinster. Att släppa lite på att hitta den perfekta processen som ska ge den perfekta planen brukar ofta betala sig bra. Planeringen ökar genomförbarheten och ger större anledning att tro att ni går åt samma håll. 

Agil planering, PMO affärsdriven IT-Portfölj

PMO – från bromskloss till brygga

PMO kan spelar en central roll för att lyckas knyta i hop IT och och affären i planeringsprocessen (och senare i genomförandet.. men det blir en annan post).  Inte som den administrativa kontrollfunktionen. Utan som den aktiva bryggan som håller ihop:

• Portföljöversikten: så att alla kan bidra till den gemensamma helhetsbilden och lämna stuprören.
• Planeringsrytmen: så affären bjuds in i rätt takt, inte bara när det brinner.
• Gemensamma prioriteringsprinciper: så att det finns något att luta sig mot för att ta sig an de svårare dialogerna och utmaningarna.
• Balanseringen mellan värde och kapacitet – som gör det möjligt att faktiskt få ut mest pang för pengarna.
• När PMO fungerar på det sättet blir det enklare att både driva transformation och skapa förutsättningar för kontinuerlig agil planering.

Så får du det att fungera – på riktigt

Det finns inga quick fixes. Men det finns bättre sätt. Här är tre startpunkter som vi sett gör skillnad:

Skilj på planering och förhandling. Planering är inte en kravlista, det är ett gemensamt åtagande. Bjud in affären i samtal som har rätt nivå, rätt struktur och rätt tidpunkt. Det tar tid att bygga upp en förtroendefull dialog. Det här handlar ganska lite om ett bra prioriteringstillfälle där allt ska avgöras utan om återkommande goda dialoger. Låt det få ta tid. 

Jobba tillsammans fram spelregler –sätt inte bara struktur. Vilka principer styr beslut? Ta er tid att prata om hur ni gemensamt kan landa vad som ska bort, inte bara vad som ska in. Förenkla språket så att ni gemensamt kan mötas.

Låt PMO ta plats – som motor för samverkan och dialog. Släpp gammal styrlogik. Se PMO som en möjliggörare för att hålla ihop samtalen, driva visualisering och facilitera gemensam förståelse.

Är det dags för ditt PMO att ta plats? Läs mer om vad du egentligen behöver för att utveckla ert PMO