Det har bildats ett gap i organisationer som hindrar och gör dem långsamma. Det är i sig inte ett helt nytt gap, men det har blivit väldigt mycket större. Klistret som funnits innan funkar inte längre. 

Klistret i form av mellanchefen eller någon annan som har sprungit upp och ner och i sidled och i många år bryggat och parerat bra håller på att springa ihjäl sig.

Nya organisationslager och förtydliganden i styrdokumenten hjälper sällan heller som en åtgärd för att stärka det befintliga klistret. Inte för en organisation som verkar på en allt mer komplex karta där förutsättningarna snabbt och oförutsägbart förändras. Inte i den takt som är nödvändig för att kunna agera proaktivt och med kraft.

De saker en organisation tidigare lutat sig mot hjälper inte längre.

Organisationer behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Organisationer behöver nya sätt att planera. Organisationer behöver hitta ett nytt klister.

Nya sätt att mötas

Våra erfarenheter har visat oss att det behövs nya typer av möten för att brygga gapet som finns i många organisationer i dag. I dagens blogginlägg lyfter vi tre typer av möten som behöver ske i organisationer där man vill arbeta agilt.

Mötet mellan helhet och detalj, en ny typ av möte som behöver ske mellan människor i en organisation och framförallt en ny typ av möte för att knyta ihop lång och kort takt.

Takt är grunden

I ena änden står några med långa planeringscykler, ofta på årsbasis. I andra änden står de med korta planeringscykler, kanske några veckor långa. Kanske känner du igen dig i denna vattendelare? Dessa behöver knytas ihop och det behövs en tydlig struktur och sammanhang för hur den korta och långa takten ska knytas ihop. Återkommande möten och sammanhang med rimlig frekvens blir det nya klistret.

Om ni inte har någon annan väldigt tydlig affärsrytm att luta er emot så är en kvartalsvis takt ofta väldigt bra. I 9 fall av 10 är det vad vi brukar landa i tillsammans med kunder.

Grunden i takten är ett möte, ofta ett kvartalsplaneringsmöte. Men det är också dess sammanhang; vad behöver göras före, vad behöver göras efter, vad behöver göras under mötet för att få till en bra cykel? 

Hur det här ser ut praktiskt varierar såklart mellan organisationer. Ibland finns det sammanhang att utgå ifrån och då är det den bästa starten. I bland behöver nya sammanhang skapas. För organisationer som tagit steg i den agila resan finns ofta en takt etablerad för den korta takten. Här handlar det om att knyta ihop och bygga ihop gapet.

Att sätta takten är grunden för att bygga bort gapet. Kvartalsvis är en bra start för många organisationer.

Människorna som ska mötas

Ett annat klister som är viktigt att få till är människorna och mötet mellan dem. Det är inga andra som ska mötas eller någon som ska vara budbärare emellan, utan det är människorna i organisationen. Människorna som rör sig i de långa planeringscyklerna och människorna som står i görandet här och nu. 

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs. 

Några saker som är viktiga att ha ett öga på:

• Undvik att skapa ett slags mellanlager där det är svårt att komma framåt. Ha istället med alla de som behövs. Typiskt bra frågor för att ställa är följande: Kan vi ta de besluten vi behöver? Kan vi komma framåt i lösningar? Kan vi göra de förflyttningar vi vill? Om svaret är nej – då behöver ni se över vilka människor som är med.
• Ofta finns en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i massvis med möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och beslut. Här vill vi uppmuntra att hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga. Ett tecken att hålla koll på är om många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang – då är antagligen inte de människor som behöver mötas med.

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas.

Mötet mellan helhet och detalj

Det tredje klistret är förmågan att balansera helhet och detalj – vart organisationen ska och vad som görs här och nu.  Att balansera helhet och detalj skapar förutsättningar för att kunna agera. En kontinuerlig rörelse mellan riktning och det som görs för att komma dit. Genom att växla emellan dessa perspektiv kan organisationen fatta kloka och relevanta beslut och agera även när vägen svänger eller hamnar i en återvändsgränd. 

Traditionell projektstyrning har många gånger lett till en stort fokus kring helhet initialt i ett stort initiativ och sedan en övergång till detalj. Dessa behöver balanseras kontinuerligt. Att börja göra tidigt är en klok hjälp framåt. Ett sätt att komma framåt i detta är att plocka ner det där stora initiativet ni arbetar med, bryt ned i mindre delar och låt alla röra sig mellan det stora och det lilla. Inte några i de små delarna och några i helheten. 

En annan sak som hjälper är att låta fokus och riktning vara nära görandet. Ha ledstjärnan nära till hands, koppla an till varför saker görs, tydliggör i vilken riktning en lösning hjälper er. 

Låt helheten och detaljerna mötas kontinuerligt så skapar ni det klister som behövs för kunna öka precisionen i att skapa värde. Det ni gör följer det ni vill.

Börja med takten

I en agil organisation är takten och mötet det nya klistret. I en agil organisation är det inte specifika roller som springer däremellan.  I en agil organisation är det inte ett styrdokument som kopplar samman. 

Utgå från takten för att  skapa förutsättningar för nya typer av möten, som stänger gapet. Mötet mellan lång och kort takt. Mötet mellan helhet och detalj. Mötet mellan människorna. Mötet mellan långa och korta mål. Mötet mellan värde och komplexitet.

Kvartalsmötet är ett klokt sätt att börja.