Agil organisation-arkiv - Sida 2 av 4

Lässamling om konsten att agera i osäkerhet

juli 3, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Organisationsutveckling, Stegvist/av House of Simplicity

Att agera i osäkerhet är vår tids superpower. När förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart, kartan är komplex och många osäkerheter finns är det lätt att bli avvaktande. Vilja utreda mer eller helt enkelt bara passivt vänta.

I denna post har vi samlat läsning för dig som vill lära mer om konsten att agera i osäkerhet. Det är för dig som vill hitta den nödvändiga vägen att transformera er affär och åstadkommande större resultat nu.

#1 Beslutsfattande i tider av osäkerhet

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll. Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av.

#2 Planer är silver, planering är guld

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många. Läs mer om tre saker som planering kan hjälpa dig och din organisation med.

#3 Tre anledningar att de stora transformationernas tid är förbi

Det finns många förflyttningar att göra för att fortsätta vara relevant som organisation och bolag. Men vilket är det bästa sättet att ta sig fram på? Svaret har ofta varit stora transformationsprogram för de stora rörelserna. Definierade, väl avgränsade, mobiliserade, förankrade och tydligt finansierade program. Vi tror att det oftare finns bättre vägar att ta sig framåt och att tåget har gått för de stora transformationerna. Här i denna post delar vi med oss av tre anledningar till att vi ser att det är så.

#4 Superkraften att välja bort

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter. Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

#5 Rädd för att måla in dig i ett hörn?

Läs mer om hur vi tillsammans med fastighetsbolaget gick från rädslan för att måla in sig i ett hörs till att komma i rörelse och skapa värde

#6 Bli en prioriteringsninja

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas. I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

#7 10 förmågor att bygga

Vad krävs av dig och din organisation för att med full kraft och fart omfamna de många möjligheterna som finns? Hur accelererar ni och får full utväxling på era satsningar? Ett av svaren på det är att det kräver nya förmågor och kompetenser. Förmågor att utveckla och stärka för organisationen i sin helhet, organisatoriska förmågor, och att bygga hos individerna som finns i organisationen. I denna post listar vi tio av de förmågorna.

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

juni 1, 2024/i Agil, Agil organisation, Dynamisk organisation, Kvartalsplanering, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

PMO:t har länge varit hjärtat i strategiexekveringen för många bolag, och har ofta fungerat som en central enhet för att hantera allt från portföljer och program till projekt. Beroende på fas har fokus skiftat mellan att (1) omvandla strategi till konkreta satsningar, (2) styra stora program, eller (3) förse organisationen med metoder och processer. I många fall har PMO:t fått en kontrollerande funktion, med mycket av arbetsmängden dedikerad till rapportering.

Mycket vatten har runnit under broarna på senare år. Strategier utvecklas iterativt och stora projekt ersätts av kundfokuserad, taktad och kontinuerlig utveckling, allt för att kunna agera på en ständigt förändrad spelplan. Ambitösa digitaliseringsagendor med höga förväntningar och snabba resultat, förväntningar om att hålla risknivån i schack och kostnadskontroll.

Men PMOts roll är kvar oförändrad. Har PMO:t spelat ut sin roll?

Absolut inte. Funktionen har en fortsatt central roll, men det behöver anpassas och utvecklas för att supportera på en spelplan som ständigt är förändras. PMOt behöver gå från att vara en kontrollfunktion till att agera som en kraftfull utvecklingsmotor i din organisation.

I denna bloggpost delar vi med oss av fyra nyckelroller ett PMO bör axla i en agil organisation:

Takthållaren, Balansmästaren, Synliggöraren och Facilitatorn.

1. PMO som skapar, håller i och knyter i hop takten

PMOt är med fördel takthållaren som ser till att prioriteringar sker kontinuerligt och på helheten i en agil organisation. Funktionen spelar en avgörande roll i att etablera och utveckla de möten och samarbetsytor där strategisk riktning och operationellt genomförande möts. Det är i dessa forum som visioner omvandlas till handling och övergripande prioriteringar sätts.

Kvartalsvisa möten är ett exempel på ett kraftfullt sådan forum, där långsiktiga och kortsiktiga mål knyts ihop. Genom att föra organisationens olika delar samman skapas en takt där visionen ständigt möter verkligheten, och där fokus hålls på rätt saker. Det gäller horisontellt (strategiskt, taktiskt och operativt) och vertikalt (företagets olika funktioner, Verksamhet och IT, affär och Tech).

2. Balanserar de många olika perspektiven

En andra roll att ta i en agil organisation är att fungera som balansmästare. Som balansmästare hjälper PMO:t till att väga olika perspektiv mot varandra vid prioriteringar – från visionära mål till konkreta effekter. De utmanar och guidar organisationen i beslutsfattandet, genom att formulera principer som styr var fokus ska ligga under nästa period.

Det är lyckosamt när PMO:t också hjälper organisationen att bryta ner stora strategiska initiativ till mindre, mer hanterbara delar. På så sätt skapas en bättre balans mellan långsiktiga mål och agila, värdeskapande leveranser i nuet.

3. PMO som synliggöraren

I en agil organisation är det avgörande att alla delar samma bild av vart man är på väg. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Genom att visualisera strategier och skapa transparens kring prioriteringar stärker PMO:t organisationens förmåga att arbeta agilt.

Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla – i rätt format och vid rätt tillfällen. Genom att skapa forum och mötesplatser där organisationen kan dela och förstå helheten, ser PMO:t till att alla jobbar mot samma mål.

Fyra roller för ett PMO i en agil organisation

4. Facilitatorn som skapar trygga sammanhang

Sist men inte minst är PMO:t en facilitator i en agil organisation. Denna roll handlar om att skapa möten och sammanhang där rätt perspektiv kommer fram, där de som har insikt och kunskap ges utrymme att säga att något behöver ändras eller att ett nytt beslut krävs.

Som facilitator skapar funktionen trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Stegvis mot ett utvecklat PMO

Tillsammans utgör dessa fyra roller ett utvecklat PMO i en agil organisation. För att lyckas krävs att PMO:t kliver ner från sin kontrollerande piedestal och istället blir en brygga mellan helhet och detalj, strategi och operation. Genom att skapa och upprätthålla utrymmen där dessa diskussioner kan leva och utvecklas, blir PMO:t en verklig kraft i organisationens transformationsresa.

Det kan till och med vara värt att överväga ett namnbyte – från PMO till exempelvis transformationskontor eller utvecklingskontor – för att bättre spegla de nya roller och ansvar som tillkommer. Ibland spelar namnet mindre roll, men förändringen i uppdraget är central.

Vänta inte på att utveckla PMO:t Det teambaserade arbetssättet i en agil organisation kräver det och rätt hanterat kan det ge er digitaliseringsresa en nödvändig boost.

Har ni inte ett PMO i dag men ser behovet av någon typ av samlande funktion? Låt denna post bli inspiration att ta några första steg.

Vill du veta mer om hur vi hjälper till att utveckla ert PMO?

Superkraften att välja bort

april 11, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Prioriteringar/av House of Simplicity

Är sakerna du vill få gjort fler än vad du och din organisation kan mäkta med att göra? Bra, då är det precis som det ska vara. Att behöva prioritera är en positiv sak. Det innebär att det finns en större möjlighet att nå mål och önskade effekter.

Men det kräver såklart att du, ditt team och din organisation utvecklar er förmåga att prioritera. Ett sätt som gör resten av prioriteringsjobbet enklare är att börja välja bort. Det kan rent av vara en superkraft.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus.

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, du vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när du tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma i din organisation.

Hur väljer du då rent konkret? Här är tre sätt som kan hjälpa på vägen:

1. Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.

2. Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.

3. Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit i planen eller roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om planer, roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls.

Bygg superkraften att välja bort

Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

Bli framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

Fyra förmågor som gör dig framgångsrik i digitaliseringsdjungeln

april 7, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk organisation, Prioriteringar, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Begreppet känns måhända lite slitet men digitalisering är mer än ett projekt som din organisation drev 2018. Ja, vi tror att det mesta faktiskt fortfarande är ogjort.

Förväntningarna är om möjligt högre än de någonsin varit. Det pratas AI samtidigt som chefer fyller sin dagar med administrativt arbete som skulle varit automatiserat för 10 år sedan. Vi säger att data är det nya guldet och fastnar samtidigt i konflikter om vem som äger data. Känns det bekant?

Framgångsrika organisationer har hittat ett nytt sätt att ta sig fram i digitaliseringsdjungeln. De har byggt nya förmågor i sin organisation. Förmågor som gör att de kan åstadkomma mer resultat, med rimliga insatser, på ett snabbare och mer hållbart sätt. Hur gör de då? Här i bloggposten listar vi fyra förmågor som de har lyckats bygga.

Förmåga 1. Förmåga att utveckla strategier successivt

Många har en rädsla för att måla in sig i ett hörn och fastnar i ett ändlös kartläggande och sökande efter riktning och strategier. Rädslan är kostsam och ofta något obefogad. Men det krävs att du skiftar tillvägagångssätt.

I digitaliseringsdjungeln behöver du och din organisation ha förmågan att utveckla strategier successivt, påkopplade och nära görandet.

Guidande principer är ett sätt som vi återkommande ser blir förlösande. Enklare än så är att konkretisera de handlingsalternativ som finns tillgängliga just nu. Det skapar en enkelhet att överblicka och allt som oftast blir det självklart vilket alternativ som är att föredra. Inte sällan går den då att motivera med någon typ av riktning som finns där. Kanske outtalad.

Förmåga 2. Förmåga att börja göra

När utmaningarna är komplexa och stora tenderar projekten eller initiativen att bli detsamma. Det blir ett vändande och vridande att försöka ta sig an den stora elefanten. Inte sällan blir resultatet att du står och stampar. Stora plattformsbyten som ska realisera hela affärsplanens potential, men ingen kommer till görandet.

Framgångsrika organisationer ha förmågan att bryta ner och börja göra. De börjar tidigt ta de första stegen till att leverera något litet som blir färdigt. Något de kan fira och lära av. De är nyfikna och har sätt att utforska och lära på riktigt genom görandet. De delar upp arbetet i mindre delar. De tittar i backspegeln och reflekterar över sina insatser kontinuerligt. De vågar att testa.

Förmåga 3. Förmåga att prioritera som en ninja

Det är allt för vanligt att organisationer använder sig av prioriteringsmetoder som leder till fel effekter. De försöker värdera allt mellan 1 till 3 och allt får högsta prio. Den som skriker högst är ett allt för vanligt sätt att prioritera. En låst budget och resursallokering hindrar organisationer att prioritera om när förutsättningarna snabbt förändras. Slutligen förlitar sig ledningen på trafikljusen och känner att de har kontroll så länge det lyser grönt… men när det visar sig vara något annat utbryter paniken.

I digitaliseringsdjungeln behöver organisationer utveckla sin förmåga att prioritera som en ninja. Förenklat handlar det om tre saker:

Kontinuerlig prioritering efter gemensamma principer som successivt utvecklas utifrån övergripande vision och ledstjärna

Prioritering av arbete efter önskade effekter och svårighetsgrad så att mest pang för pengarna kan nås

Transparent och gemensam helhetsbild av prioriteringar så att det blir enkelt för många att agera enligt dem

Förmåga 4. Förmåga att arbeta dynamiskt och gemensamt för att leverera värde

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har hittat former där värde levereras kontinuerligt genom att människor arbetar tillsammans och dynamiskt. De har, vad vi brukar kalla, skippat viskleken. Det kanske låter enkelt och självklart. Vår erfarenhet är att detta i praktiken kan sitta ganska hårt inne. Mer konkret handlar det om att mindre utsträckning förlita sig på hierarkier, top-down-approach, ansvarsmatriser och kontrollfunktioner som information ska slussas igenom. För att i större utsträckning förlita sig på nätverk, sammanhang och samverkan och beslut som sker där informationen finns. Det handlar också om att skifta till att värdera driv och leverans i högre utsträckning än kontroll.

Det handlar om att våga börja göra

Med dessa fyra förmågor kan du skapa en framgångsrik organisation. Vägen dit sker inte i en rätt eller viss ordning. Mycket handlar om att våga börja utforska och hitta vägarna. Ta någon del där du ser att ni skulle nå tidiga vinster och lära längs med vägen.

Beroende(n)framkallande

februari 25, 2024/i Agil, Agil organisation, Dynamisk planering, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Många beroenden blir det i en komplex och tätt sammanflätad kontext. För många är det precis så som kartan de verkar på ser ut. Saker som tidigare var frikopplade och självständiga är i dag tätt sammanflätade. Marknadsavdelningen som kunde agera självständig utifrån sin marknadsplan är idag ömsesidigt beroende utav roadmapen för digitaliseringsinitiativ och data som kommer från operations.

Detta ger ett annat behov av fokus i planeringen av en business.

En viktig del i planeringen är att öka förståelsen för vilka beroenden som finns och hur de kommer påverka. Det är en framgångsnyckel att planera med fokus på att synliggöra beroenden, eller vad vi kallar att ”göra planeringen beroende(n)framkallande”.

Du vill ha upp beroenden på bordet, så tidigt som möjligt. Allt för att lösa ut dem i förväg eller hitta vägar för samverkan. Så du och din organisation inte står med en massa halvfärdiga lösningar.

I denna posten delar vi fem frågor att sätta i fokus under planeringen. För att nå mer pang för pengarna och ha bättre förutsättningar att kunna svänga om.

Vilka beroenden finns? Börja att lista dem. Ta några stycken. Behövs inget märkvärdigt i bland kanske det faktiskt är enklast att rita på tavlan med linjer emellan.

Vilka hinder skapar det? Konkretisera på vilket sätt beroendena skapar hinder eller möjligheter för varandra. Skapa en gemensam större förståelse för hur helheten ser ut och hur saker hänger i hop

Vilka beroende går att lösa ut i förväg? Med nya gemensamma insikter är det dags att gå in i lösningsmood. Vilka beroenden går att lösa ut i förväg? Är det så att det finns några blockers som gör att det finns en poäng att avvakta med något initiativ. Lös ut så mycket som går på den tiden ni har på er. Oftast går det komma längre än du kanske initialt tror. Genom att lösa ett antal beroenden i förväg ökar självständighet, vilket ökar förutsättningarna för snabbhet.

Var behövs samverkan? Med de beroenden som sedan fortfarande finns kvar handlar det om att fortsätta resonemanget om hur ni behöver samverka kring dem under perioden. Vilka behöver kontinuerligt stämma av längs med vägen? Vad behöver du och dina kollegor vara extra osbervanta på?

Hur hjälper vi varandra för att nå största möjliga effekt? Den bästa planeringen som fokuserar på att lösa beroenden ger också utrymme till dialogen och ökad förståelse för hur ni tillsammans kan hjälpa varandra till att nå största möjliga effekt.

Så börja att planera beroendenframkallande och du kommer snabbt att märka att du och dina kollegor för ett ökat värde av den tid ni investerat i planering. Det kommer också ge er ökade möjligheter att svänga om när och om förutsättningarna förändras längs med vägen.

Perspektivskifte, digitalisering, agil organisation

Planer är silver, planering är guld

februari 17, 2024/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering/av House of Simplicity

Är det ens någon idé att planera när förutsättningarna ändras så snabbt?

Självklart. Kanske inte på samma sätt som du och din organisation alltid gjort men planering är i högsta grad en hjälp på vägen. Även när förutsättningarna snabbt ändras, osäkerheterna och möjligheterna är många.

Eisenhowers klassiska citat ”Plan is nothing, planning is everything” sätter fingret på vad som behöver vara i fokus. Det är inte planen i sig som är grejen. Den har allt kortare livslängd. Det är planeringen vi vill åt.

Hur pass värdeskapande planeringen blir beror också på var fokus ligger i planeringen. Tre saker som planering hjälper dig och din organisation:

Ökar den gemensamma förståelsen

Att planera ökar den gemensamma förståelsen för vad som göras och vad som är prioriterat. Givet att den görs tillsammans. Genom att återkommande spendera gemensam tid att resonera kring planen framåt skapar möjligheter att vara mer effektiv i genomförandet. När planen konkretiseras prövas prioriteringarna. Att pröva olika scenarios kan vara ett sätt att komma vidare tillsammans.

Ökar genomförbarheten

Att planera ökar genomförbarheten och förståelsen för vilka svagheter och risker som finns, var det finns en möjlighet att gena eller plocka bort om det skulle behövas. Att tillsammans utforska vilka saker som hänger ihop, är beroende av varandra är hjälpsamt.

Gör dig redo att möta ändrade förutsättningar

Att planera gör dig redo för att möta ändrade förutsättningar. När det finns en fördjupad förståelse för kopplingen mellan prioriteringar och aktiviteter är det enklare att svänga om skutan om eller när förutsättningarna förändras.

Planen är silver, men planering är guld. Det har agila organisationer tagit fast på och tar för vana att planera ofta men lite mindra åt gången.

Beslutsfattande i tider av osäkerhet och snabba förändringar

januari 2, 2024/i Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Gillar du också att ta beslut när alla förutsättningar är klara och alla detaljer i planen har utretts på längden och tvären? I digitaliseringsdjungeln är det en utopi. Där behöver du och dina kollegor våga gå även när du inte vet om ni är på väg åt rätt håll.

Det fanns kanske en tid när långtidsprognoser, trendspaningar och framtidsutsikter var effektiva verktyg men de tenderar att ha mindre pricksäkerhet i allt fler områden.

Det finns många saker som pekar på att du behöver andra verktyg för att våga röra sig framåt i tider av osäkerheter och snabba förändringar. I den här bloggposten listar vi fem sätt som många agila organisationer använder sig av:

Scenarioplanera

Konkretisera olika möjliga scenarion för framtiden och olika handlingsalternativ som följer med dem. Lista olikheter och likheter med de olika alternativen, risker och potential. Detta är ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande när möjligheterna är många och framtiden är oklar. Där det finns likheter mellan scenarion kan det exempelvis finnas flera fördelar med att lägga in insatser eller åtgärder. Scenarioplanering är ett sätt att skapa förberedelse för olika möjliga scenarion.

Fatta mindre beslut oftare

På en karta med större oksäkerheter behöver du ställa om själva grundsynen på beslutsfattandet. Du och din organisation behöver gå från att premiera och värdera stora beslut som du tar sällan till att fatta mindre beslut oftare . Du kan tänka att du inte ska ta större beslut än vad du måste åt gången. Dvs. Se till att vara i görandet, utforskandet och det kontinuerliga resultatskapandet och fatta kontinuerligt de beslut som du måste för att fortsätta att ta dig framåt. Men inte mer än det.

Både och

Varför välja när du kan ta båda? Åtminstone initialt, tills du har mer information eller tills dess att större kostnader uppstår. Detta är ett tankesätt eller filosofi som kan vara hjälpande. Det flyttar dig från fokusering på ett val, med risk att det alltid blir fel eller att du måste välja när du inte har nödvändig information. Många gånger är det först långt senare som du måste välja. Kanske räcker det med att välja bort ett alternativ med sedan fortsätta med resten.

Hypotes drivet

När all information inte går att ta fram innan är det ett effektivt sätt att arbeta hypotesdrivet för att få en rörelse framåt. Det bygger i grunden på att det är i görandet som lärandet och kunskaper kan vinnas. I sin enklaste form handlar ett hypotesdrivet beslutsfattande om att steg 1: formulera hypoteser, Steg 2: testa av dem, Steg 3: reflektera och samla data, Steg 4: dra slutsatser och steg 5: formulera nya hypoteser baserat på slutsatserna.

Tänk stort och gör litet

Osäkra tider ska verkligen inte förväxlas med att det inte är tid för att tänka stort eller vara visionär. Tvärt om. Det behövs än mer. Du måste tro på något, vilja något och har en stor idé. Till den behöver du ställa dig frågan ”Vad är ett rimligt nästa steg att ta som tar mig lite närmare den stora visionen?”

Planering i en agil organisation

november 13, 2023/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Dynamisk planering, Kvartalsplanering/av House of Simplicity

Har du varit med och lagt mängder av tid på att göra en övning för att få till en resursallokering någon gång? Den stora excelövningen som visar att Nisse ska lägga 5 % i det stora projektet, 10 % i det mellanstora och så hoppas alla på att få loss honom på 25 % i det lilla projektet. Många gånger blir det en teoretisk övning som funkar finfint på pappret, men som i verkligheten oftast blir ett helt verkningslöst verktyg.

Detta är ett av flera symptom vi ofta möter som berättar att de planeringsmetoder som företag använt i decennier inte längre räcker till. För mycket tid läggs för sällan på planering och budget och därtill används prioriteringsgrunder som lägger fällben på organisationen. Alla dessa symptom gör planering och prioritering till ett område att utveckla för organisationer som vill bli framgångsrika i digitaliseringsdjungeln.

Så vad är det som egentligen ska planeras i en tid där förutsättningarna snabbt förändras? Detta försöker denna bloggpost bringa lite klarhet i.

Det är inte planen utan planeringen som är grejen

Plans are nothing; planning is everything. Eisenhowers citat är i högsta grad giltigt i dagens företag. För det är planeringen vi vill åt och inte planen i sig. Planeringen ökar den gemensamma förståelsen för vad som göras och vad som är prioriterat. Givet att den görs tillsammans dvs. Det ökar i sig genomförbarheten och förståelsen för vilka svagheter och risker som finns, var det finns en möjlighet att gena eller plocka bort om det skulle behövas. Planeringen gör oss redo för att möta ändrade förutsättningar helt enkelt.

Planera för att förstå var det finns hinder och beroenden

Självständighet ökar förutsättningarna för snabbhet. Men där saker tidigare var mer frikopplade är allt fler saker tätt sammanflätade. Det finns en massa olika beroenden. En del i planeringen är att öka förståelsen för vilka beroenden som finns, hur de kommer hindra. Allt för att lösa ut dem i förväg eller samverka och ha en medvetenhet om hur vi behöver hjälpa varandra för att nå största möjliga effekt. Så vi inte står med en massa halvfärdiga lösningar.

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Få saker är så kontraproduktivt för att nå stor effekt som när för många saker är i gång samtidigt. Detta blir extra kännbart om det visar sig att förutsättningarna snabbt ändras. En viktig del i att planera är för att se till att det ska vara rimligt mycket att göra. Ta höjd för att nya saker kommer att komma in, dvs se till att det finns ledig kapacitet.

Planera för att få i hop gapet

I många organisationer finns det i dag ett gap mellan mål och ambitioner och det som faktiskt görs. Planeringen bör fokuseras till att stänga det gapet. Frågor bör orienteras till att verkligen förstå vad det är i görandet som kommer att leda till önskade effekter. Här finns ett flertal olika metoder och sätt att ta till. Utöver metoder handlar det också om att korta in tidsspannet över vilken period som planeringen avser och att målsättningarna också uttrycks för samma period.

Utveckla nya sätt stegvist

Detta är utvecklingssteg som bäst görs stegvist. Börja med dem som vill och kan. Samlas i mindre skala. Kanske för ett avgränsat område eller där ni vet att det kommer göra stor skillnad att få till en annan planering. Bygg på. Få till ett sätt där det blir naturligt att kontinuerligt utveckla vidare.

Mål som ger dig dragläge

oktober 10, 2023/i Agil, Agil organisation, Digitalisering, Mål, Strategi/av House of Simplicity

Förändringar som sker snabbt och oförutsägbart, hög utvecklingstakt och många möjligheter. Hur jobbar du med mål i en sådan kontext, för att det ska hjälpa dig och din organisation framåt?

Går det att använda mål som en hjälp för att röra sig framåt? Hur behöver det då se ut?

Detta är vanliga frågor vi får. Denna bloggpost försöker beskriva några saker att fokusera mer respektive mindre på som svar på frågeställningen.

Att arbeta med mål i en agil organisation är att röra sig mellan helhet och detalj kontinuerligt. Det är en process som är en naturlig del av och ger något att luta sig mot i arbetet som planeras och görs. Det är en process som är dynamisk och där alla är delaktiga.

Att arbeta med mål är inte en process som kommer uppifrån och fördelas ut. Det är inte en parallell process som ska administreras utöver det arbete som ska göras och det är inte en process som några få är ansvariga för och övriga kan stå och invänta resultatet av.

Tre saker att fokusera mer på

Helhet och detalj

Organisationer som lägger mer kraft och fokus på att växelvis röra sig mellan helhet och detalj med fler perspektiv involverade skapar förutsättningar som behövs i en föränderlig värld. När fler kan koppla ihop det som görs med det organisationen vill och behöver göra finns möjlighet att fatta kloka beslut och hitta bra lösningar, även då förutsättningar förändras.

Mål som en naturligt integrerad del

För att målen ska vara till nytta behöver de vara en naturlig del av det arbete som planeras och görs. Något för organisationen att luta sig mot som skapar möjlighet att hitta nya vägar när man går in i återvändsgränder. Ett kontinuerligt fokus på att koppla in varför i det som görs, i det stora och det lilla, är effektfullt.

Hög delaktighet och dynamiskt

För att skapa mål som riktigt går att luta sig mot och som hjälper organisationen framåt i svåra beslut, vägval eller i prioritering behöver processen vara levande och involveringen hög. Ett klokt sätt att göra det på är att se målen som en dynamiskt framväxande materia, som kontinuerligt förändras och förädlas med dialoger som involverar människor i många olika delar av organisationen.

Tre saker att fokusera mindre på

Uppifrån och ned

Mål som skapas på övergripande nivå och ska trattas ned i organisationen skapar en delay i organisationen som sätter käppar i hjulen när saker rör sig. Det är också lätt att det blir en reaktiv process som gör att organisationen tappar möjlighet att kunna vara framåtlutade.

En tydlig parallell process

En målprocess vid sidan av med mer fokus på att den finns än att den går att luta sig mot ger inte det stöd som organisationer behöver. Om målen är okänd materia för de som arbetar med att få dem att hända är det ofta ett tecken på att processen är för parallell.

Några få som formulerar och resten som väntar in

Mål att luta sig mot skapas sällan av några få där övriga kan invänta resultatet och försöka hitta vägar framåt utifrån det. En organisation som ofta stannar upp och uttrycker att det är svårt att ta sig framåt eftersom riktningen är oklar är ofta ett tecken på att fokuset behöver ändras och gå ifrån att det är några få som sätter målen och att övriga kan luta sig tillbaka och vänta på vad som kommer ut.

Mål i en agil organisation

En agil organisation behöver mål som är levande och framväxande. Den behöver mål som ger något att luta sig mot i framåtrörelsen och den behöver många i organisationen som är en del av att kontinuerligt skapa och förädla målen. Genom det skapas de förutsättningar som behövs för att ta sig an och hantera en föränderlig värld.

Bli en prioriteringsninja

september 19, 2023/i Agil organisation, Digitalisering, Mål, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

Vill du och din organisation mer än vad det finns kapacitet att utföra? Är prioriteringar förknippat med något svårt och tungt snarare än att det finns massor av effekter att hämta hem?

I en föränderlig värld med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet, förändringar som sker snabbt och oförutsägbart har förmågan att prioritera aldrig varit mer central. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den bäst ska nyttjas.

Framgångsrika företag i digitaliseringsdjungeln har förmågan att välja det som ger mest pang för pengarna. De prioriterar som ninjor.

I denna post delar vi med oss av fyra sätt som gör dig till en prioriteringsninja.

1. Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när du prioriterar är att välja bort. Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa. Hitta ert sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet. Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att de kommer tillbaka.

2. Balansera värdet med jobbet som krävs

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning. Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentiellt värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter. Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet. Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt just det initiativet på andra sätt.

3. Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Andra exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa för att stärka dialogen. Se till att ha det ni lutar er mot nära till hands. Tex nära tillgängligt bredvid listan av pågående initiativ. Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande.

Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

4. Gör det lätt att lägga till

Förändringar sker, kontinuerligt. Saker kommer att komma in från alla möjliga håll. Du behöver bygga en struktur som tar höjd för det. För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Det finns alltid ett nästa utvecklingssteg

Utveckla er prioriteringsförmåga stegvis. Det finns alltid ett nästa steg att ta. Samtidigt som det förvånansvärt enkelt går att få ut bra effekter. Denna utveckling kan med fördel skapas i de enskilda teamet, faciliteras från ett PMO/transformationskontor eller komma från ledningen.