En organisation som vill ta sig framåt i en föränderlig värld behöver bli mästare på att prioritera. Hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet förändringar som ske snabbt och oförutsägbart ger en ny karta. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den ska nyttjas.
I denna post delar vi tre konkreta saker du och din organisation kan börja göra för att bli prioriteringsmästare.
Välj bort
Ett av de klokaste sätten att börja när ni prioriterar är att välja bort. Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa.
Hitta era sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.
Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet.
Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.
Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att det de kommer tillbaka.
Balansera värde och jobb
Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning.
Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentialen i värde och den insatsen som krävs.
En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter.
Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet
Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.
För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.
Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.
I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt det på andra sätt.
Synliggör ledstjärna och guidande principer
Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.
Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa kontinuerligt för att stärka dialogen.
Ha det ni lutar er mot nära till hands. Indikera vid era pågående initiativ. Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.
Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande. Exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”
Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.
Avslutningsvis: Gör det lätt att lägga till
För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Detta gäller särskilt på en karta med hög förändringstakt. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.
Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.
