PMO vs Transformationskontor – vad är egentligen skillnaden?

PMO. Transformation Office. Strategy Delivery Office. Value Office. Listan på nya etiketter är lång när det kommer till funktionen som ofta spelar en nyckelroll för att realisera digitaliseringsagendan. Kanske har du också känt att det är viktigare att ligga rätt i terminologin, snarare än att faktiskt skapa effekt? Men oavsett om du sitter som CIO, IT-chef eller transformationsledare är frågan egentligen: Vad är det ni behöver? Inte vilket namn ni sätter på det.

PMO – Klassikern

Traditionellt har Project Management Office (PMO) stått för kontroll och struktur. Planer, rapporter, resursbeläggning, standardiserade mallar. För många har det varit en funktion som säkrat att projekten görs ”på rätt sätt”. Inte sällan har det varit där pengarna funnits, om det varit CAPEX det vill säga.

Problemet? I många organisationer har PMO:n fastnat i byråkrati. Det har blivit mer fokus på rapportering än på att driva framdrift.

Transformationskontoret – Ett alternativ

När organisationer sedan började tala om Transformationskontor eller Transformation Office var det ofta en reaktion på att PMO upplevdes som för smalt och för administrativt.

Transformation Office signalerar behovet av  något större: att inte bara ”styra projekt”, utan att hålla ihop hela förändringsresan. Portföljer av initiativ. Strategins förverkligande. Att skapa koppling mellan affärsmål och vardag.

Det signalerar behovet av en viktig förändring och ofta kanske blir det just bara en ny etikett för att skapa energi och känslan av förnyelse. Men att det i praktiken blir same same, eller att man tappar viktiga element som kopplingen till beslutsfattandet avseende finansiering. Även här är risken att man skapar nya lager av styrning utan att det faktiskt gör skillnad.

Samma behov, ny spelplan, nya kläder?

Att många namn är uppe och cirkulerar är ett tecken på ett behov av förändring och att behovet av en funktion som spelar roll för att lyckas med digitaliseringsagendan. Vad vi vill åstadkomma kanske inte skiljer sig så mycket. Lyssnar man in CIO:er och digitaliseringschefer så är behoven ofta tidlösa:

Pains de vill lösa: För många initiativ samtidigt, strategier som inte blir verklighet, projekt som fastnar eller drar ut på tiden, silos och brist på samspel, rapportering som inte används

Effekter de vill uppnå: Fokus på rätt saker, ökad genomförandekraft, Gemensam helhetsbild, värde och ROI på insatserna, koppling mellan strategi och vardag

Men spelplanen har förändrats: Komplexitet, snabba och oförutsägbara förändringar, många möjligheter, osäkerheter, saker som är tätt sammanflätade som tidigare var frikopplade. och ett tydligare fokus på att få ut mest pang för pengar.

Men för att komma åt och få verklig effekt är det mer som krävs än att ett namnbyte på funktionen

Från namn till förmåga

Därför blir slutsatsen enkel:
Det spelar mindre roll om du kallar det PMO, Transformation Office eller något helt tredje. Det viktiga är förmågan – att ha en motor som skapar fokus, fart och effekt. Här handlar det lika mycket om vad funktionen gör som hur.

Att orientera sig kring fyra roller för att bygga nya förmågor som PMO eller motsvarande funktion har visat sig vara lyckosamt Att ta roller som takthållare, balansmästare, synliggörare och facilitator banar vägen för ett PMO som funkar som din utvecklingsmotor

Namn kan ge signaler. Det kan inspirera. Markera skiften. Men det är sällan lösningen i sig.

Så nästa gång frågan dyker upp: Behöver vi ett PMO eller ett Transformationskontor?
Ställ hellre frågan: Vilka effekter vill vi åstadkomma? och vilken förmåga behöver vi bygga för att komma dit?