Så undviker du att ditt PMO fastnar i byråkrati

Under ett gäng år hade PMO funktionen en relativt undanskymd roll.  Många CIO:er och IT-avdelningar gick all in på agila arbetssätt, och trodde samtidigt att det klassiska PMO:t inte längre behövdes.

Men nu ser vi en ny rörelse. Allt fler inser att även i en agil organisation behövs någon form av funktion som håller ihop helheten. Frågan är bara: hur ser den ut?

Och här finns en fallgrop. När behovet av samordning återuppstår är det lätt hänt att man återuppfinner PMO:t i sin gamla form. Med tunga rapporter, mallar och kontroller. Med andra ord: mer byråkrati utan att addera något värde.

Varför blir det så?

Det handlar om trygghet. När organisationen står inför komplexitet tar man gärna till det man känner igen. Och för många är bilden av ett PMO just en rapporterande kontrollfunktion. Problemet är att det riskerar att stå i vägen för de egentliga värden som man vill uppnå så som fokus, genomförandekraft och effekt.

Fyra roller som bryter byråkratin

Det är dags att tänka nytt kring PMO:ts roll. Snarare än att återvända till gamla styrmodeller behöver man bygga ett PMO som bidrar med värde i vardagen. Det handlar både om vilka uppgifter ett PMO lägger tiden på, men också hur de tar sig an dem. Med fyra nya roller kan ett PMo för ett nytt fokus och bli en motor för utveckling och inte vara en bromskloss.

1. Takthållaren som skapar och håller i en gemensam takt i organisationen

I en agil organisation blir en gemensam takt en grund för att planera, planera om och leverera värd. När takten inte finns kan vardagen lätt upplevas spretig. Med en gemensam takt kan byråkratiska inslag som rapporteringsbördan drastiskt reduceras, samtidigt som många fler får koll på läget.

2. Balansmästaren som hjälper organisationen att balansera de många perspektiven

När kartan är komplex, perspektiven är många, osäkerheterna lika så behövs det någon som kan hjälpa till att navigera och hjälpa till för att organisationen ska kunna balansera mellan de många perspektiven. Här får PMO en viktig roll. I praktiken är skillnaden mellan om PMO blir en hjälpande hand eller uppfattas som någon om avkräver andra på svar och ifrågasätter otydligheter. Som balansmästare är PMO skickliga på att hålla fokus och ställer frågor som skapar idalog: vad driver mest värde? Vad behöver pausas? Den rollen minskar både initiativträngsel och behovet av detaljstyrning.

3. Synliggöraren som gör det möjligt att dela en gemensam helhetsbild

Det är helt avgörande att alla delar samma bild vart man är på väg, i en agil organisation. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla, i rätt format och vid rätt tillfällen. När man försöker återinföra PMO på det gamla sättet blir rapporterna snabbt byråkratiska. Synliggöraren gör istället bilden enkel och relevant: vad händer, var är vi på väg, vilka hinder behöver undanröjas? Det gör att PMO känns som en partner – inte en granskare.

4. Facilitatorn som bygger broar och nya förmågor

Kanske är det stora skiftet hur PMO jobbar. Att gå från att vara den som samlar in, kräver saker handlar det om att ta en roll som facilitator. Att bjuda in och bygga broar. Här kan nya värden skapas. Som facilitator skapar funktionen trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Enkelhet som motkraft

Det är lätt hänt att pendeln slår tillbaka mot byråkrati när behovet av samordning blir tydligt igen. Men det är inte där framtidens PMO hör hemma. Vi tror att enkelhet som strategi ofta är en strategi att ta när kartan är komplex och svårnavigerad. Samma gäller här. Att välja några fokus som gör stor skillnad för att få till en funktion som faktiskt blir en utvecklingsmotor, som verkar för helhet. När PMO tar rollerna som Takthållare, Balansmästare, Synliggörare och Facilitator finns förutsättningarna att bli en verklig utvecklingsmotor.