Det finns klara begränsningar med att göra långtgående planer i en mer dynamisk värld. Saker förändras utmed vägen, beslut och information tillkommer och annat försvinner. Planera görandet för någonstans långt där framme är svårt.
Utöver planeringshorisonten som en utmaning är många organisationer uppbyggda i separata avdelningar med specifika ansvar. De här avdelningarna upplevs ofta som silos i situationer där vi försöker ta oss an arbete på ett nytt sätt. För att kunna ta oss an de utmaningar som vi bjuds, som en del av till exempel digitalisering och hållbarhet, behöver vi bryta de här silona och ta oss an arbete utifrån ett tvärfunktionellt perspektiv.
Genom att gå från silos till ett tvärfunkionellt fokus kan vi dra nytta av den kompetens och förmåga som behövs kontinuerligt och genom att tänka mindre sekventiellt och mera iterativt och dynamiskt kan vi kontinuerligt använda det som tillkommer längs vägen.
Men det räcker inte. Vi behöver också ta oss an själva görandet på nya sätt. Traditionella projekt har ofta innehållit sekventiella planer där själva görandet intensifieras och fokuseras några faser in i projektet. I en värld som ständigt förändras och där kundens behov ligger i fokus behöver vi hitta ett mer iterativt och dynamiskt sätt att ta oss an görandet efter hand.
Vi behöver helt enkelt hitta nya sätt att ta oss an var, hur och av vem jobbet görs. Här är tre perspektiv på vilka de nya sätten är som behöver omfamnas.
Ett iterativt och dynamiskt perspektiv på görandet
Många gånger har genomförandet varit något som görs efter att planen är satt och många av tankarna och besluten är tänkta och fattade. De som arbetat med görandet har inte alltid varit med från start utan får en idé, plan eller ett lösningsförslag färdigt att agera på.
Det här skapar en reaktiv organisation där vi inte drar nytta av kraften fullt ut. Att istället koppla ihop och minska avståndet mellan tänkandet och görandet för att genom det få ett kontinuerligt värdeskapande hjälper organisationen att ligga närmre resultat, närmre kund och närmre effekt.
I praktiken betyder det här att vi behöver kunna börja göra innan planen är färdig – en ansats eller en idé att testa för att dra lärdomar och få effekt blir avgörande för oss. För att det ska vara möjligt behöver vi ofta dela upp arbetet i mindre delar och använda lärdomarna för att se nästa naturliga steg, utan att tappa riktning och ledstjärna.
Fokus på tvärfunktionellt görande
Vem är det då som gör? Ser vi till traditionella arbetssätt har vi ofta haft en bra representation från olika delar av bolaget under ett projekt, men representationen har varit ojämnt fördelad och inte tillräckligt förankrad i görandet. Ofta har de initiala faserna innehållit ett mer tvärfunktionellt perspektiv, men det har tappats bort till görandet.
Vi behöver tänka stort när vi tänker tvärfunktionellt och vi behöver tänka litet. Ska vi få bästa möjliga effekt och nöjda kunder i slutändan behöver vi dra nytta av våra olika kompetenser kontinuerligt och ha det som en naturlig del av det iterativa tänkandet och görandet. Frågor kopplade till digitalisering och hållbarhet kommer inte kunna lösas ut med mindre än att vi drar nytta av kompetens både från verksamhet, IT, marknad, sälj och kommunikation. Kanske inte alla samtidigt, men med tvärfunktionell kompetens i mycket större utsträckning än vi är vana. Och, den behöver finnas tillgänglig kontinuerligt från idé till lansering. Det räcker inte att tänka tvärfunktionellt i initiala faser och göra i silos.
Kunden visar vägen
Hur gör man det här då? Genom att utgå från kund kan vi både lära oss bryta ner arbete i mindre delar och skapa förutsättningar för kortare och mer dynamiska iterationer. Dessutom hjälper kundperspektivet oss att ha fokus på resultatet och utifrån det se vilken typ av kompetens som behövs på vägen.
Kunden är en viktig vägvisare. Kunden kan hjälpa oss att visa vägen till var arbetet görs och av vem.
Fler insikter
Vem håller takten i er organisation? – Om hur PMO kan spela en roll som takthållare
Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.
Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist
Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar
Missade du vårt webinar: Fyra roller för ett PMO i en agil organisation? Registrera dig här och få tillgång till videon.
Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.