Behövs det nya sätt att planera och prioritera?

/i , , , /av

Ja, säger vi på House of Simplicity. 

I denna bloggpost bottnar vi anledningarna till varför. Vi lyfter fram några av konsekvenser vi ofta ser av att leva kvar i långa, traditionella planeringscykler, när omvärlden är snabbt föränderlig. 

Kan din organisation leva med konsekvenserna eller är det dags att ta steg för att anpassa sätten att planera och prioritera? 

Maximalt värdeskapande nås inte 

Med långa planeringscykler finns det ofta relativt lång tid till att skapa värde. Tre år är inte ovanligt. Initiativ som kommer skapa värde sen någon gång, lite oklart när eller hur mycket kan ofta prioriteras relativt högt.  Med korta cykler blir värdet kanske mindre men nyttan kan realiseras inom kort. Lite tillspetsat kanske, men i en föränderlig värld är värde långt framåt i tiden svårt att förutspå och därmed också mindre värt.

Ett business case kan ha förlorat sin kraft långt innan värdet slår in. Med kortare cykler och värde som realiseras efter hand samlar vi på oss mycket värdekapital över tid.

Många organisationer har påbörjat många initiativ, bygger grunden först, men när förutsättningarna förändras prioriteras något annat. Kvar står organisationen med en uppsjö av påbörjade grunder eller gedigna förstudier utan att kunna realisera värde.

Detta är en anledning till att nya sätt att planera behövs. Sätt som stöttar hur förväntan om värdeskapandet ska se ut. Sätt som hjälper till att organisationer skapar mest pang för pengarna.

Gapet är i vägen 

Den andra anledningen till varför nya sätt att planera och prioritera behövs är att vi skapat ett gap och det här gapet är i vägen. Vad menar vi med gap då?

På många ställen finns det en del av organisation som håller hårt i långa cykler, tex årsplanen, och en annan del av organisationen som arbetar i korta iterationer. Mellan dessa delar bildas ett gap. Det här skapar svårigheter för båda dessa delar av organisationen. 

Några exempel på hur gapet och svårigheterna i det tar sig uttryck är frågor som: Kommer det som händer på två veckor leda till det vi vill på ett år? Vad lutar vi oss mot när årsplanen inte räcker och saker ändras under tiden? Det är frågor som är svåra att svara på.

Organisationer har svårt att knyta ihop årsplanen och det som händer i korta iterationer vilket skapar dåliga förutsättningar för tillit. Det saknas saker att luta sig mot för att fatta de beslut som behövs och göra de vägval som krävs. I praktiken skapas två lag som står långt ifrån varandra och har svårt att mötas.

Detta synliggöra behovet av nya sätt att planera. Nya sätt som gör det möjligt att mötas mellan kort och långt perspektiv. Sätt som gör det möjligt att bygga den gemensamma bilden av vart vi står, hur det går och vad vi har framför oss.

Andra sätt att planera uppstår i praktiken

Oavsett om organisationen är anpassad för det så kommer nya saker som inte fanns i planen kommer att dyka upp. Från sidan. Från ovan. Från de mest oanade ställen och platser.

De flesta organisationer hittar också sätt att lösa det på, såklart. I bland utvecklas till och med specialgrenar i att lösa det mest omöjliga.

Sätten kräver dock ofta relativt mycket energi och tid och är inte hållbara över tid. Det kan röra sig om hemliga vägar att ta för att få igenom saker (sk gräddfiler) eller att principen ”den som skriker högst” gäller som prioriteringsmetod.

Ofta värdesätts och premierar personer för dess förmåga att ”pressa på”.

Det absolut vanligaste tecknet är kanske ändå kalendrar som är fyllda med akutmöten för att akutprioritera eller för att akut lösa ut frågor.

Det faktum att andra sätt uppstår i praktiken är en anledning i sig att medvetet hitta nya sätt att planera och prioritera.

Nya sätt att planera och prioritera behövs för att bli en agil organisation

Dessa tre varför ger oss tydliga anledningar till värdet av att medvetet och aktivitet jobba för nya sätt att planera och prioritera. Sätt som är anpassade för en karta där utvecklingstakten är hög, förändringarna sker snabbare och mer oförutsägbart. Nya sätt att planera behövs för att bli en agil organisation.

Tre sätt att bli en prioriteringsmästare

Tre sätt att bli en prioriteringsmästare

/i , , , , , , /av

En organisation som vill ta sig framåt i en föränderlig värld behöver bli mästare på att prioritera. Hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet förändringar som ske snabbt och oförutsägbart ger en ny karta. Kontinuerligt behöver du och din organisation kunna avgöra var kraften ska riktas och hur den ska nyttjas.

I denna post delar vi tre konkreta saker du och din organisation kan börja göra för att bli prioriteringsmästare.

Välj bort

Ett av de klokaste sätten att börja när ni prioriterar är att välja bort.  Med många möjligheter är det ofta svårt att se skogen för alla träden. Då är det läge att rensa.

Hitta era sätt att välja bort. Det kan vara en aktiv lista på fyra saker att välja bort eller utvecklade principer som ”Om ingen har frågat efter något inom en viss tid så är det läge att ta bort”.

Saker som aldrig kommer bli prioriterade behöver faktiskt inte ens upp på bordet.

Är det svårt att ta bort saker kan det finnas en poäng att införa någon typ av arkivering. Lägg dem på en egen plats så länge så de inte stör utsikten. Inser ni efter ett tag att ni inte varit där och letat kan ni känna er mer trygga med att ta bort efter ett tag.

Vår bästa uppmaning är att våga rensa. Är saker tillräckligt viktiga då kan ni vara säkra på att det de kommer tillbaka.

Balansera värde och jobb

Med många möjligheter, alternativ och idéer kan en enkel metod för att värdera komma till användning.

Maximerat värdeskapande kräver balans mellan potentialen i värde och den insatsen som krävs.

En enkel metod är då att ta värdet genom insatsen. Störst kvot är det initiativ som ni startar med och näst störst därefter.

Värde kan vara alltifrån ökade intäkter, minskade kostnader, frigjord tid eller ökad kundnöjdhet

Insatsen handlar om det jobb som krävs i form av tid, kostnad och energi. Ta höjd för komplexitet.

För att behålla enkelheten värdera värde respektive jobb i en skala 1-5 där 5 är lika med mycket och 1 väldigt lite.

Metoder kan behövas, särskilt när det finns många saker att välja mellan. Men låt detta inte bli en matematisk övning som ni tappar bort er i. Metoden ska hjälpa och förstärka. Ni ska känna igen er i resultatet.

I bland har ni också saker där inte detta lämpar sig. Ett sådant exempel kan vara ett stort plattformsbyte. Ni vet att ni måste igenom det. Plocka bort det från prioriteringen. Prioritera på resten och lägg in plattformsbytet där det ska vara och sätt lämpliga ramar runt det på andra sätt.

Synliggör ledstjärna och guidande principer

Är det möjligt att gå ut från ett rum och alla har känslan av att man landat rätt i prioriteringarna? Det är inte helt lätt men det går. Finns det en gemensam bild över vad som är viktigt ökar sannolikheten i förhållande till om prioriteringen mest handlar om en argumentation där alla vill få igenom sina synpunkter för sitt egna initiativs bästa.

Den gemensamma bilden av vad som är viktigt kan med fördel formuleras som ledstjärnor eller guidande principer. Sådana saker som ni som organisation lutar er mot för att veta om ni ska satsa på A eller B eller kanske C och vad som ger er mest effekt utifrån det ni vill uppnå. Synliggör och uppdatera kontinuerligt dessa kontinuerligt för att stärka dialogen.

Ha det ni lutar er mot nära till hands. Indikera vid era pågående initiativ. Ett sätt som vi själva tillämpar är att ha våra fokus och mål nära tavlan av pågående aktiviteter. Det gör det enkelt för oss att prioritera.

Arbetar ni med en fysisk tavla kan det hjälpa att ha en lapp som alla ser och som underlättar kontinuerligt beslutsfattande. Exempel på sådana principer kan vara ”vi prioriterar alltid säkerhet först” eller ”vi väljer kundnöjdhet före intern effektivitet.”

Börja med en dialog kring vad ni har att luta er emot i dag. Synliggör detta genom att summera.

Avslutningsvis: Gör det lätt att lägga till

För att prioriteringar ska skapa värde över tid är det viktigt att hitta sätt som gör det lätt att lägga till och ta bort. Detta gäller särskilt på en karta med hög förändringstakt. Skapa inte situationer som gör att ni måste prioritera om allt så fort något nytt kommer in.

Det är en värdefull princip att bära med er när du och din organisation successivt utvecklar sätt för att bli en prioriteringsmästare.

Webinar 25/1

Vill du bli en prioriteringsninja under 2024? Som individ, team och organisation.

Bli en prioriteringsninja

Tre uppslag för dynamisk planering redan i höst

/i , , , , /av

”Inte ett år till” kanske du och dina kollegor sa i kör efter förra årets planerings- och budgetarbete. Ändå står ni här, på samma plats igen. Det är höst, in i grottan och ut på andra sidan med en ny årsplan som ni redan vet kommer vara obsolet innan nyårsklockorna ringer. ”Utvecklingen får vi ta sen”

Det måste inte vara så. Det går att göra bra saker, i befintlig process som tar er några steg närmre en dynamisk planering. En dynamisk planering som hjälper er att åstadkomma mest pang för pengarna på en karta med hög utveckling och snabba och oförutsägbara förändringar.

I denna bloggpost ger vi tre uppslag för vad du och din organisation kan göra redan denna höst.

Gör jobbet tillsammans

Bestäm hur mycket tid som är rimligt att lägga. Planera in den tiden. Visar det sig att tiden inte går att planera in då har ni inte varit tillräckligt rimliga.

Förbered er för vad ni behöver ha med er in för att jobbet ska bli gjort. Gör jobbet. Gör jobbet tillsammans.

Att göra tillsammans gör att ni använder tiden till värdefulla diskussioner och ni skapar en gemensam bild.

Att göra tillsammans handlar också om att låta samtal om mål, aktiviteter och siffror ske tillsammans. Diskussionen om budget är inte en egen dialog utan är tajt knuten till mål och aktiviteter. Att diskutera frågorna samlat ger en möjlighet till ökad förståelse för möjligheter och konsekvenser. Ett lärande och breddade perspektiv blir en effekt. Detta underlättar prioriteringar.

Välj ut en fråga

Ni börjar inte på ett tomt papper. Det ni gjorde förra året går säkert att återanvända. Så utgå från det som finns. Justera utifrån det och lägg istället kraften där den gör nytta.

Planeringsarbetet ska inte omfamna ALLT. Välj ut en fråga som är viktig att bottna och fokusera lite extra på. Bottna den både vad gäller mål, principer riktning och vad det betyder i siffror

Ta lite sats i den och gå en bra bit utanför kommande år. Tänk 5 år. Rör er i det långa perspektivet och det korta och däremellan. Låt den slå igenom på årsplanen och budgeten. Ge den lite extra utrymme och uttryck den djupare än rubriknivån. Få med de saker som varit viktiga för er.

Ägna resten av tiden till att prata om kvartal 4

Boxar ni in och avgränsar tiden för årsplanen (som garanterat kommer bli tillräckligt bra) så kan ni ägna ”resten” av tiden till att resonera om vad som blir ert fokus under kvartal fyra. Kvartalsperspektivet eller motsvarande är ofta ett bra hjälpmedel att få till en mer dynamisk planering. Det gör inget om ni inte tittat på tidigare kvartal på motsvarande sätt. Börja nu med kvartal 4.

Bra frågor att ställa er är:

  • Vad vill ni kunna stänga året med?
  • Vilka resultat vill ni kunna visa upp?
  • För vem?
  • Vad är rimligt? Vad säger ni nej till.
  • Hur ska ni se till att ni kan starta kvartal 1 på bästa sätt?

Ni gör helt enkelt en kvartalsplanering av bara farten. Ett bra steg mot dynamisk planering.

Etablera en lärandeloop

Låt detta året bli ett år där ni skapar en lärandeloop. Bestäm rimliga utvecklingssteg att ta. Bestäm när ni återvänder till listan och låt inte det bli om ett år igen. Första steget för en dynamisk planering är att återkomma till planeringen mer kontinuerligt. Kanske är det innan jul där ni mer specifikt kan titta på kvartal 1? Bestäm en takt och boka in nästa tillfälle – eller varför inte en hel serie.

Nyfiken på hur det går till i praktiken?

Har du och din organisation en plan som aldrig håller? Nyfiken på hur vi jobbar tillsammans med våra kunder för att skapa en dynamisk planering som ger mer pang för pengarna?

Läs mer
Kvartalsplanering som gav mer pang för pengarna

Fem vägar till dynamisk planering

/i , , , /av

Många organisationer arbeta mer dynamiskt i dag, agilt med kortare kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde i görandet. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad för de allra flesta. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet utgör ett hinder.

Hindren tar sig uttryck exempelvis med hög stress då resursplaneringen på pappret säger en sak och verkligheten något annat för många individer. Eller tar det sig uttryck att den som ropar högst blir den som får igenom saker och allt är viktigt. Detta då det inte finns någon planering att luta sig mot.

Genom att utveckla en dynamisk planering som kontinuerligt kopplar ihop strategi och riktningen med det som görs här och nu kan detta brytas. Kontinuerlig utveckling kräver kontinuerlig och dynamisk planering. Detta blir en viktigt pusselbit för att skapa en agil organisation.

I denna post delar vi med oss av fem vägar som hjälper er till en dynamisk planering.

1. Boka en mötesserie och koppla ihop lång och kort takt

Grunden för en dynamisk planering är möten för att dynamiskt planera. För många organisationer är kvartal en lagom frekvens att återvända till den gemensamma ledstjärnan, helhetsbilden och prioriteringarna. Det ger kraft, fokus och skapar förutsättningar för att nå mest pang för pengarna och maximalt värdeskapande.

Om inte det finns ett sådant tillfälle i dag är vårt bästa råd att börja här. Leta inte efter hinder eller saker som behöver vara på plats för att det ska vara möjligt. Börja helt enkelt. Boka en serie möten.

Genom att boka mer än ett tillfälle direkt synliggörs att det är ett återkommande möte. Grunden för en takt sätts från start och hjälper er på vägen.

Kvartalsmötet står inte för sig själv. Se till att dessa hänger ihop med de mer frekventa och kortare sammanhangen så som daily-stand-ups eller pulsande möten. Stäm av om de hänger ihop kalendermässigt. Hitta former för att jacka in nya insikter och prioriteringar i görandet. Fråga er hur ni föder kvartalsmötet med viktig input från de frekventa sammanhangen.

2. Värna om mötet

Eftersom mötet är grunden är det också värt att värna om mötet som sådant. Ha en idé om vilken typ av möte som kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte eller är det ett möte av karaktären kommuniké? Kanske är det på sikt ett arbetsmöte ni vill skapa men initialt mer av karaktären någon som presenterar. Se till att idén också låter prägla vad ni gör på mötet. Låt idén bli tydlig för dem som ska delta samt vilka förväntningar som finns på dem i mötet.

Minst lika viktigt för mötets resultat är vad som händer före och efter mötet. Vad behöver finnas på plats för att ett sådant möte ska ske med framgång? Hur ser det ut och hur kan ett sådant möte utvecklas över tid? Vad behövs mer än ett möte för att få till en kontinuerlig planering på helheten? Vad behöver någon/några ta del av innan för att agera i sitt bästa. Vilket arbete tar vid efter mötet för att kunna börja göra?

Givet vilken typ av möte ni vill skapa behöver aktiviteterna som sker före och efter lite olika ut. Se till att skapa de förutsättningar som behövs före och efter för att få i hop en hel kvartalsplanering.

Om kvartalsmötet är ett arbetsmöte ligger fokus på att rama in storheter och göra arbetet rimligt och möjligt att greppa. Kanske några frågor som ändå behöver lösas innan. Sällan är principen ett tomt papper framgångsrikt.

Ett kommuniké-möte kräver mycket arbete innan, framförallt av dem som håller i mötet. Ofta behövs också någon typ av förberedelse för övriga deltagare innan. Är det några diskussioner som behöver tas innan för att bli framgångsrik?

3. Bygg upp ramar succesivt som skapar förutsättningar för dynamisk planering

Ramar skapar igenkänning och gör att fokus kan läggas på rätt saker i mötet. Ha en tanke redan från start om vad som kan utgöra grund och ramar. Börja med något, kanske en agenda och incheckning som ni låter leva över tid och utveckla sedan ramarna stegvis. Det kan vara saker som agenda, verktyg ni tar till hjälp för att prioritera eller konkludera, sätt som hjälper er att ta svårare diskussioner etc. Synliggör att de är just ramar för att förstärka att de är något att luta sig mot.

Det är viktigt att det inte uppfattas som nytt möte varje kvartal, utan att igenkänning skapas. Så gör verkligen några förändringar i taget, även där ni ser att utveckling är möjlig.

Synliggör, återanvänd och håll resultaten av era diskussioner och konklusioner i mötet levande. Utveckla sätt att visualisera era beslut och prioriteringar. Återvänd till dessa som en start vid nästa kvartalsmöte.

Låt ramarna och resultaten inte stanna vid ett möte utan låt dem blir ramar och verktyg också utanför. Synliggör och återanvänd dem mellan mötena. Vid nya insikter längs vägen våga också uppdatera dem löpande. Gör tydligt var och hur det kan ske i praktiken.

4. Börja där det finns lust och kraft, addera efterhand

Börja där det finns lust och kraft. Bjud in dem som vill och som helt enkelt kan vara med från start. Alla behöver inte vara med direkt. Initialt är det dessutom svårt att veta vilka just alla är, vilka perspektiv som behövs. Det behöver ofta växa fram. För många deltagare kan också vara utmanande initialt då ett naturligt utforskande i form kan ifrågasättas.

Men stanna inte där.  Även där ni börjar i liten skara bygg på steg för steg med fler personer. Utgå i från frågeställningen ”har vi den kraft och fart vi behöver?”. Ställ er frågan ”vem skulle behöva vara med för att vi ska gå ut kvartalsmötet med den kraft vi behöver?”. Fråga er också vem som behöver ta del av informationen och diskussionen i mötet för att vi ska ha den fart vi behöver. Bjud in.

5. Jacka in det ni kommer ifrån in i kvartalstakten

Jacka in de uppgifter och möten som ni kommer ifrån och vill lämna in i den dynamiska planeringen och takten.

Undvik parallella forum. Det gör det svårt att se syftet, takten och värdera effekten. Det gör att ni behåller gapet som hindrar er att nå de effekter ni strävar mot.

Lägg tid redan från start på att guida in frågeställningar, uppgifter och möten till nya sammanhang. Våga börja plocka bort möten. Var övertydlig från start i kommunikation om frågeställningar som bollas upp var de bäst hör hemma. Hjälp människorna i organisationen att känna takten och se kraften i den. Hjälpa människorna att koppla i hop den korta och långa takten genom att synliggöra och förstärka vilka frågor som behöver lösas ut i respektive takt och möte.

Några avslutande ord

Vägen till en dynamisk planering går inte genom en färdig plan. Vår erfarenhet är att det är relativt enkelt att börja men att det kräver mer för att hålla i. Effekterna kommer inte av endast ett möte utan först när ni orkar hålla i takten och serien av möten. Kraften finns i mötesserien. Reflektera kontinuerligt kring arbetssätt, innehåll och tidpunkter. Reflektera inte bara på specifika moment i ett enskilt möte utan också på mötesserien i sin helhet. Anpassa stegvis.

Webinar 30 november

För dig som vill planera och prioritera som en ninja, i en snabbt föränderlig värld

Planering i en agil organisation
Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

Det är aldrig för sent att planera ett kvartal

/i , , , , /av

Kanske hade just du och din organisation lite tunnelseende innan semestern. Fullt fokus på allt som skulle bli klart innan semestern. ”Resten tar vi sen.”

Tillbaka. Vad händer nu?

Kvartal 3 kan lätt bli det förlorade kvartalet. Men det är aldrig för sent att planera ett kvartal. I denna post delar vi tre perspektiv som kan hjälpa dig och din organisation att komma i gång.

Fortsätt att använda kraften i befintliga strukturer

Garanterat har du och din organisation jobbat med att sätta strukturer som gör det möjligt för er att på ett bättre sätt ta er an de utmaningar ni står med.

Kanske har just ni under våren börjat etablera återkommande möten för prioriteringar eller återkommande team-möten för att få en bättre genomförandekraft.

Är de inte så självklara att ni redan är i gång? Börja där. Resonera tillsammans om vilka möten och strukturer som hjälper er att ta er an era utmaningar. Vad är det ni vill komma i gång med redan denna vecka? Vad är det ni vill fortsätta att luta er emot.

Släpp dem inte nu. Det räcker med att hålla i. Det behöver inte bli bättre just nu. Ni behöver inte ta nästa steg. Den stora vinsten finner ni i att nöta in struktur och fortsätta göra samma sak.

Omfamna stora frågor genom att konkretisera utmaningen

Det är lätt att tänka ”huah, det här är en stor och svår fråga, den tar vi när vi är igång” och så läggs den åt sidan. Komplex, många beroenden, fluffig. Ja anledningarna kan vara många. Vår erfarenhet är att det kommer vara en svår fråga oavsett när ni börjar att ta i den. Så varför avvakta?

Vig en timme eller två tillsammans med några personer. Försök ringa in utmaningarna. Resonera och få ner det på ett papper. Vår erfarenhet är att förvånansvärt stora frågor kan klarna otippat mycket bara genom att göra just så här.

Ägna sista stunden på den tiden ni avsatt till att resonera om vad ett första litet nästa steg skulle vara på området. Gör det tillräckligt litet för att det ska vara något som känns enkelt att börja med.

Återvänd till ert fokus, ambition och målsättning för att börja prioritera

Vad var det ni ville åstadkomma? Vad var ert fokus. Detta är centralt.

Ta starten på ert nästa möte, oavsett vilket det är, till att återvända till den bild, sida eller tavla som bäst beskriver just ert fokus. Så som ni formulerade det innan semestern. Titta på det gemensamt. Ställ några kloka frågor: Finns det något som förändrats som gör att vårt fokus behöver vara annorlunda? Vad är de tre viktigaste sakerna för oss just nu? Är det något vi ska passa på att sluta göra? Är det något vi ska göra lite mer av? Är det något vi tappat bort?

Sätt detta från början och ni är i gång.

Återvänd till er terminssummering

Det är lätt att vara tom så här i start. Återvänd till sista mötet ni hade innan semestern. Kanske var det en terminssummering av något slag. Att plocka upp tidigare agenda, presentationsmaterial eller liknande är kraftfullt.

Det kan ge känslan av att ni faktiskt redan har åstadkommit mycket under året. En skön känsla av att ni själva kan få röra er framåt gör att ni också orkar ta nästa pusselbit.

Hittar ni inte den terminssummeringen, ja då kan ni helt enkelt börja att summera nu. Ingen börjar på ett tomt papper. Aldrig.

Sätt takten, det kan vara kvartalets viktigaste fokus

Även om kvartal 3 känns förlorat så finns det ett stort värde i att sätta eller hitta tillbaka till takten. Dessutom är ganska mycket kvar.

Du väljer om Q3 ska bli ett förlorat kvartal.

Du väljer var du och din organisation ska vara i slutet av september och redan nu bäddar ni för ett strålande kvartal 4.

Fler insikter

Webinar: Förändringsledning i en agil organisation – För dig som vill bygga en kraftfull utvecklingsmotor och vara i ständig rörelse

10 förmågor att bygga – Organisatoriska och individuella förmågor att bygga för mer kraft och fart

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

Ta kontakt med oss