Många organisationer arbeta mer dynamiskt i dag, agilt med kortare kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde i görandet. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad för de allra flesta. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet utgör ett hinder.
Hindren tar sig uttryck exempelvis med hög stress då resursplaneringen på pappret säger en sak och verkligheten något annat för många individer. Eller tar det sig uttryck att den som ropar högst blir den som får igenom saker och allt är viktigt. Detta då det inte finns någon planering att luta sig mot.
Genom att utveckla en dynamisk planering som kontinuerligt kopplar ihop strategi och riktningen med det som görs här och nu kan detta brytas. Kontinuerlig utveckling kräver kontinuerlig och dynamisk planering. Detta blir en viktigt pusselbit för att skapa en agil organisation.
I denna post delar vi med oss av fem vägar som hjälper er till en dynamisk planering.
1. Boka en mötesserie och koppla ihop lång och kort takt
Grunden för en dynamisk planering är möten för att dynamiskt planera. För många organisationer är kvartal en lagom frekvens att återvända till den gemensamma ledstjärnan, helhetsbilden och prioriteringarna. Det ger kraft, fokus och skapar förutsättningar för att nå mest pang för pengarna och maximalt värdeskapande.
Om inte det finns ett sådant tillfälle i dag är vårt bästa råd att börja här. Leta inte efter hinder eller saker som behöver vara på plats för att det ska vara möjligt. Börja helt enkelt. Boka en serie möten.
Genom att boka mer än ett tillfälle direkt synliggörs att det är ett återkommande möte. Grunden för en takt sätts från start och hjälper er på vägen.
Kvartalsmötet står inte för sig själv. Se till att dessa hänger ihop med de mer frekventa och kortare sammanhangen så som daily-stand-ups eller pulsande möten. Stäm av om de hänger ihop kalendermässigt. Hitta former för att jacka in nya insikter och prioriteringar i görandet. Fråga er hur ni föder kvartalsmötet med viktig input från de frekventa sammanhangen.
2. Värna om mötet
Eftersom mötet är grunden är det också värt att värna om mötet som sådant. Ha en idé om vilken typ av möte som kvartalsmötet ska vara. Är det ett arbetsmöte eller är det ett möte av karaktären kommuniké? Kanske är det på sikt ett arbetsmöte ni vill skapa men initialt mer av karaktären någon som presenterar. Se till att idén också låter prägla vad ni gör på mötet. Låt idén bli tydlig för dem som ska delta samt vilka förväntningar som finns på dem i mötet.
Minst lika viktigt för mötets resultat är vad som händer före och efter mötet. Vad behöver finnas på plats för att ett sådant möte ska ske med framgång? Hur ser det ut och hur kan ett sådant möte utvecklas över tid? Vad behövs mer än ett möte för att få till en kontinuerlig planering på helheten? Vad behöver någon/några ta del av innan för att agera i sitt bästa. Vilket arbete tar vid efter mötet för att kunna börja göra?
Givet vilken typ av möte ni vill skapa behöver aktiviteterna som sker före och efter lite olika ut. Se till att skapa de förutsättningar som behövs före och efter för att få i hop en hel kvartalsplanering.
Om kvartalsmötet är ett arbetsmöte ligger fokus på att rama in storheter och göra arbetet rimligt och möjligt att greppa. Kanske några frågor som ändå behöver lösas innan. Sällan är principen ett tomt papper framgångsrikt.
Ett kommuniké-möte kräver mycket arbete innan, framförallt av dem som håller i mötet. Ofta behövs också någon typ av förberedelse för övriga deltagare innan. Är det några diskussioner som behöver tas innan för att bli framgångsrik?
3. Bygg upp ramar succesivt som skapar förutsättningar för dynamisk planering
Ramar skapar igenkänning och gör att fokus kan läggas på rätt saker i mötet. Ha en tanke redan från start om vad som kan utgöra grund och ramar. Börja med något, kanske en agenda och incheckning som ni låter leva över tid och utveckla sedan ramarna stegvis. Det kan vara saker som agenda, verktyg ni tar till hjälp för att prioritera eller konkludera, sätt som hjälper er att ta svårare diskussioner etc. Synliggör att de är just ramar för att förstärka att de är något att luta sig mot.
Det är viktigt att det inte uppfattas som nytt möte varje kvartal, utan att igenkänning skapas. Så gör verkligen några förändringar i taget, även där ni ser att utveckling är möjlig.
Synliggör, återanvänd och håll resultaten av era diskussioner och konklusioner i mötet levande. Utveckla sätt att visualisera era beslut och prioriteringar. Återvänd till dessa som en start vid nästa kvartalsmöte.
Låt ramarna och resultaten inte stanna vid ett möte utan låt dem blir ramar och verktyg också utanför. Synliggör och återanvänd dem mellan mötena. Vid nya insikter längs vägen våga också uppdatera dem löpande. Gör tydligt var och hur det kan ske i praktiken.
4. Börja där det finns lust och kraft, addera efterhand
Börja där det finns lust och kraft. Bjud in dem som vill och som helt enkelt kan vara med från start. Alla behöver inte vara med direkt. Initialt är det dessutom svårt att veta vilka just alla är, vilka perspektiv som behövs. Det behöver ofta växa fram. För många deltagare kan också vara utmanande initialt då ett naturligt utforskande i form kan ifrågasättas.
Men stanna inte där. Även där ni börjar i liten skara bygg på steg för steg med fler personer. Utgå i från frågeställningen ”har vi den kraft och fart vi behöver?”. Ställ er frågan ”vem skulle behöva vara med för att vi ska gå ut kvartalsmötet med den kraft vi behöver?”. Fråga er också vem som behöver ta del av informationen och diskussionen i mötet för att vi ska ha den fart vi behöver. Bjud in.
5. Jacka in det ni kommer ifrån in i kvartalstakten
Jacka in de uppgifter och möten som ni kommer ifrån och vill lämna in i den dynamiska planeringen och takten.
Undvik parallella forum. Det gör det svårt att se syftet, takten och värdera effekten. Det gör att ni behåller gapet som hindrar er att nå de effekter ni strävar mot.
Lägg tid redan från start på att guida in frågeställningar, uppgifter och möten till nya sammanhang. Våga börja plocka bort möten. Var övertydlig från start i kommunikation om frågeställningar som bollas upp var de bäst hör hemma. Hjälp människorna i organisationen att känna takten och se kraften i den. Hjälpa människorna att koppla i hop den korta och långa takten genom att synliggöra och förstärka vilka frågor som behöver lösas ut i respektive takt och möte.
Några avslutande ord
Vägen till en dynamisk planering går inte genom en färdig plan. Vår erfarenhet är att det är relativt enkelt att börja men att det kräver mer för att hålla i. Effekterna kommer inte av endast ett möte utan först när ni orkar hålla i takten och serien av möten. Kraften finns i mötesserien. Reflektera kontinuerligt kring arbetssätt, innehåll och tidpunkter. Reflektera inte bara på specifika moment i ett enskilt möte utan också på mötesserien i sin helhet. Anpassa stegvis.
