Insikter - Sida 8 av 8 - House of Simplicity

Tre sätt att motverka silos

december 9, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Många av de stora framtidsfrågorna vi står inför kräver att olika kompetenser möts för att tillsammans skapa nya lösningar. Det talas så ofta om vikten av tvärfunktionellt arbete, men samtidigt fortsätter vi nästan uteslutande att verka i silos. Våra organisationer utgår till mångt och mycket från funktioner, specialiserade och avgränsade avdelningar med egna uppdrag att uppfylla. Ibland är avdelningarna så upptagna av sitt eget uppdrag att de glömt bort helheten. Silos upplevs som en bromskloss, som organisationer fastnat i.

Vi tar lätt till ord som att bryta upp silos vilket ger associationer till att det är något radikalt och storslaget som ska till för att ta bort detta hinder. Det för oss också lätt till tankarna om att vi ska växla en struktur mot en annan, den nya perfekta strukturen. Men att det skulle finnas EN perfekt struktur är att hoppas för mycket.

I de flesta sammanhang behöver organisationer spela på flera system, åtminstone i en övergångsperiod. En hemmavist behövs, där vi kan bygga gemensam kompetens och där standardiserade grunduppdrag bäst hör hemma för utförande. Därtill behövs tvärfunktionella utforskande sammanhang som tar utgångspunkten i värdeskapandet och går utanför de traditionella organisationsgränserna. Vi behöver skifta perspektiv och fokus för att detta ska bli möjligt. Vi behöver kontinuerligt anpassa.

Så hur tar vi oss bort från läget idag och påbörjar en rörelse mot något annat? I denna bloggpost delar vi tre sätt som alla i olika omfattning faktiskt kan göra för att aktivt motverka silos och öppna för nya vägar.

Bygg broar genom nätverk

En stor del av arbetet med att motverka silos handlar om att bygga broar. Broar byggs i möten mellan människor. Strukturerat eller mer löst sammansatt. Det viktiga är att ett möte som annars inte skett äger rum. Det finns egentligen inte så mycket heller som hindrar från att göra detta.

Sträck ut en hand till en kollega på en annan avdelning, som kan andra saker än dig. Ring upp och säg ”hej, vore kul att höra vad du ägnar dig åt just nu. Ska vi ta en fika en dag?”. eller ta för vana att ge nya kollegor, som börjar på just din avdelning, fem namn från fem olika delar av organisationen att träffa, utöver den vanliga onboardingen.

Lös konkreta problem tillsammans

Det finns sällan ett effektivare sätt att motverka silos och bygga broar som att faktiskt skaffa sig erfarenheten av att lösa ett riktigt problem tillsammans.

Säkert finns det någon fråga redan ni har på bordet som ni skulle vinna på att addera fler perspektiv till. Bjud in någon med helt andra perspektiv, från en annan del av organisationen, till ett inbokat möte där ni ska komma framåt i en svår fråga. Gör en bedömning av vilka perspektiv som skulle hjälpa er. Låt dem ta plats i mötet.

Det som är viktigt för att detta ska lyckas är att vara modig nog att bjuda in människor som behövs och kan lösa problemet. Låt det inte blir en representationsfråga. Utan försöka er om att alla alltid är där för att de kan och vill bidra till att lösa uppgiften.

Bryt horisontella silos

Oftast syftas det nog på vertikala silos när vi pratar om silos. Murarna mellan avdelningar så som mellan IT och Marknad eller HR och Ekonomi. Vi kan enkelt exmeplifiera hinder och nära till erfarenheter av den friktion som lätt uppstår.

Mindre förekommande är att vi tänker på horisontella silon, som finns i nästan alla organisationer. Vi vågar påstå att de murar som finns mellan strategisk, taktisk och operativ nivå skapar minst lika många hinder för värdeutveckling som de vertikala. Vi kanske bara har accepterat dem i större utsträckning.

För många av de utmaningar vi har framför oss krävs att vi växlar mellan helhet och detaljer. De viktiga diskussionerna mellan ägarperspektiv, syfte, målsättningar och kunskaper om möjliga lösningar behöver få ta plats. Det kan inte lösas genom ”transportsträckor” i olika nivåer. Det behövs sammanhang där dessa diskussioner kan få ta plats, något som få organisationer har strukturella sammanhang för att lösa.

Det skulle kunna ske på många olika sätt och vägen behöver inte vara så lång för att ta några steg. Nedan är ett sätt vi tror att del flesta organisationer kan testa:

Samla ett gäng från olika avdelningar och på olika nivåer i organisationen, 8-10 personer kan vara lagom. Träffas en timme med jämna mellanrum. Bestäm en veckodag varannan vecka tex. Ta med er varsin fråga ni vill diskutera, något ni behöver hjälp att komma framåt med. Rör er runt en fråga i taget, lös ut, skifta perspektiv, ta frågan framåt.

Stegvist utforskande är enda vägen

Vi garanterar inte att dessa tre sätt är hela lösningen men de är en start för att konkret ta utforskande steg. Det är också den enda vägen vi har att gå. Så länge vi letar efter en helt färdig målbild för alternativet till silos innan vi tar steg kommer vi sitta fast där vi står i dag. Detta är ett område som varje organisation behöver hitta sin väg i, stegvis och utforskande. Kanske behöver vi lägga till först för att ta bort sedan när vi märker att något spelat ut sin roll. Kanske kan vi bara testa att sluta göra något och se vad som händer. Vi behöver också acceptera och inse att organisationen i sin form behöver vara i kontinuerlig utveckling.

Vad stoppar oss?

december 3, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

De senaste veckorna har vi talat om att vi rör oss på en ny karta. Saker som tidigare var frikopplade är i dag tätt sammanflätade, möjligheterna är många, förutsättningarna kan snabbt förändras och hastigheten i framför allt teknikutvecklingen är hög. Men samtidigt som många saker rör sig snabbt, rör sig annat långsamt.

Grunderna som företag och organisationer vilar på är i princip de samma som för 50 år sedan. Vårt sätt att organisera oss på förändras väldigt långsamt. I praktiken influeras vi fortfarande av idéer och antaganden hämtade från tidigt industritänk, så som Taylor mfl. Om vi rannsakar oss är det inte mycket nytt som har hänt om vi tittar in i dagens organisationer.

Är det ett problem? Organisationsutveckling har i sig inget egenvärde, vi behöver inte ändra för ändrandets skull eller nyhetens behag. Men flera av de antagande som vi bär med oss utgör också bromsklossar för accelerering av värdeutvecklingen och värdeskapandet.

Låt oss, innan vi går vidare, prata om några av de stora bromsklossarna. Vi utger inte här att listan är komplett utan vi fångar tre av dem som vi ofta stöter på:

Vi jobbar i silos i stället för ihop

Våra organisationer utgår till mångt och mycket från funktioner, specialiserade och avgränsade avdelningar med egna uppdrag att uppfylla. Ibland är de så upptagna av sitt eget uppdrag att de glömt bort helheten. Detta trots att vi vet att många av de utmaningarna som ligger på bordet kräver olika kompetenser för att lösa. Det talas om vikten av tvärfunktionellt arbete, men vi fortsätter att verka i silos.

Vi jobbar top-down i stället för dynamiskt
Utgångspunkten för ansvarsfördelning, beslutsfattande, relationer och kommunikation utgår från en hierarki. Vi delegerar neråt och eskalerar uppåt. Ett tidskrävande sätt och det innebär också att kompetenser som skulle behöva mötas inte har förutsättningar för att mötas. Besluten tas inte där kunskap och närhet till kundens röst finns. Vi känner till att det finns behov av ett mer dynamiskt sätt att organisera oss på men vi håller oss fortfarande kvar hårt vid organisationsträdet.

Vi premierar hålla plan före anpassning

Företag och organisationer är starkt präglade av planeringsskolor. Först ska vi tänka ut vad vart vi vill, sedan ska vi ta fram en heltäckande plan som visar alla steg till målet, vad det kommer att kosta och hur snabbt vi kommer att ta sig dit. Lite utzoomat är det ofta en helt orimlig uppgift, förutsättningarna kommer vara ändrade innan vi ens är klara med planen. Vi vet att vi behöver hitta former som tar höjd för anpassning men frågar fortfarande efter avrapportering och avvikelser mot plan och avvaktar med beslut för att vi inte har hela bilden klar.

Problemet är inte att vi inte vet – problemet är att det är svårt

Dessa bromsklossar är ofta inte några nyheter när de beskrivs ungefär som i den här bloggposten. Det finns en hög igenkänning i skaven som uppstår. Vi vet relativt väl vad som hindrar. Men trots det är hindren kvar.

Hur är det möjligt? Vad är det som stoppar oss?

Det är möjligt för att det är svårt svarar vi. Så länge vi försöker lösa utmaningarna på samma sätt som vi alltid gjort, dvs genom i silos, i en top-down approach och på ett planerande sätt kommer det fortsätta att vara svårt. På gränsen till omöjligt vågar vi påstå.

Att vi gör som vi alltid har gjort när vi försöker ta oss an en utmaning är vad som stoppar oss.

Vi behöver våga omfamna och utforska nya former för att röra oss bort från våra bromsklossar. Det är med ett dynamiskt, anpassat tillsammansarbete, som sker steg för steg, som vi skapar organisationer som kan accelerera sin värdeutveckling. Vägen till att åstadkomma mer resultat med mindre insatser, i snabbare takt och på ett hållbart sätt går genom en enklare och mer dynamisk organisation.

Det kan börja uppifrån, men kan också börja var som helst där medvetenheten finns och behovet eller engagemanget är extra tydligt. Vi behöver träna oss i att se och värna om de små stegen som tillsammans över tid skapar det nya. Vi behöver samla oss och bestämma att vi löser ut en fråga, skapar en erfarenhet kring den och gör oss redo för att ta nästa. Vi behöver våga ta steg utan att vi vet exakt vad de ska leda till. Vi behöver premiera rörelse. Vi behöver orka vara uthålliga.

Fler insikter

Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Gör jobbet värdefullt – värdeskapande i praktiken – Ett konkret sätt att välja och välja bort

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Hur långt kommer vi med nyfikenhet?

november 26, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Hur omfamnar vi nya drivkrafter, tendenser och omvärldsförutsättningar? Det kan lätt känns övermäktigt och abstrakt. De flesta har nog någon gång gjort en klassisk omvärldsanalys för att förstå vad de har att förhålla oss till. Visst kan vi känna igen oss i att en god tanke blev omvandlad till en stor ambitiös analys där andra saker fick läggas åt sidan. Kanske väcktes frågan vad skillnaden egentligen blev när den fanns på plats. I värsta fall går vardagen vidare som om ingenting hade hänt.

Vi tror att organisationer som börjar fördjupa sin förståelse för sin egen karta kommer kunna ta bra utvecklingssteg. Men skiljt från vad vi traditionellt har gjort tror vi att den fördjupade förståelsen behöver ske stegvis och parallellt med att vi börjar gå och tar steg.

Vi ser att vi behöver gå från att frikopplat och frånkopplat analysera omvärlden till att påkopplat nyfiket utforska den i det som händer och sker hela tiden. Vi behöver fråga, lyssna och iaktta mer och på ett nytt sätt. Vi behöver testa och reflektera oftare.

Låt oss ge er några exempel och uppslag.

Lyssna och iaktta

Framtiden är närmre än vad vi tror. Genom att börja lyssna till saker och iaktta på nya sätt kan vi se den tidigare. Börja leta efter saker eller lyssna efter nya saker i befintliga möten. Sätt dig på en ny plats och observera. Vad hör ni? Vad ser ni? Bli spanare helt enkelt.

Börja ett återkommande möte med att någon får dela med sig av en spaning. Diskutera gemensamt om vad den betyder för er. Vilka möjligheter skapar den? Vad kräver den av oss. Samla ihop och bygg kartan utifrån detta.

Fråga

Det finns oanade möjligheter i att ställa frågor. Det finns massor att vinna i att träna sitt sätt att ställa frågor. Hur förändrar sig svaret på samma fråga över tid? Vad händer om vi i stället en ny typ av fråga i ett befintligt sammanhang? Vad händer om vi ställer samma fråga i ett nytt sammanhang? Varför? Vad? Hur? Vad händer om?

Ställ frågor om förutsättningar och omvärlden. Utgå från de utmaningar och möjligheter ni står i och vill lösa. Kanske resonera kring vilka strömningar av snabba respektive långsamma processer ni verkar i och vad det ställer för några krav på ert sätt att agera som organisation.

Eller plocka fram något ni genomfört nyligen och som fick oväntade effekter (positivt eller negativt). Diskutera i lämplig konstellation vilka faktorer som kan ha påverkat resultatet. Nyfiket och inte med de givna svaren. Plita ner och låt det bli en första skiss att återvända till.

Skapa en ny vana och ställ en fråga som du inte brukar ställa.

Testa

Formulera en hypotes om hur kartan ser ut. Ta en liten bit av kartan. Tex. hur kundernas behov förändras och vad det skapar för förväntningar. Kanske låter hypotesen för er så här ”En ökad tillgänglighet har gjort att våra kunder vill kunna beställa dygnet runt, alltid.”

Vilket steg kan vi ta här och nu för att möta de här förväntningarna? Ta ett steg. Utvärdera. Formulera en ny hypotes utifrån vad ni lärde er.

Vi kommer långt med att vara nyfikna

Det låter ju härligt och enkelt. Hur långt kan vi komma med nyfikenhet då? Faktum är att vi tror att det går att komma väldigt långt. Nyfikenheten bygger små broar mellan här och nu och med framtiden. Den ger oss en större förståelse för den kartan man som organisation har att navigera på. Då kan det visa sig att den är helt ny, eller precis som den alltid varit eller kanske både och.

Fyra krafter som ger en ny karta

november 18, 2021/i Dynamisk organisation, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Lättvindigt sägs ofta “Vi lever i en snabbt föränderlig värld” och de flesta av oss tänker “ja ja, det där har vi sagt länge, det har vi koll på”. Vi håller med om att det känns lite uttjatat. Det är inte alltid att världen är så snabbt föränderlig om vi tänker till. Mycket tar tar förvånansvärt lång tid eller förändrar sig inte alls, vid närmare eftertanke.

Så hur är det? Behöver vi förstå vår omvärld, kontext eller det vi kallar karta på ett nytt sätt? Eller kan vi bara köra på som vi alltid har gjort?

Vi tror att organisationer har en ny karta att jobba på. Förvisso kan den se olika ut eller tolkningen av den variera men några tendenser är ändå generella och värda att lyfta här för att utforska vidare:

Digitalisering och globalisering

Kärt barn har många namn men vi har en ökad digitalisering som i sin tur steg för steg driver på en ökad globalisering. De två drivkrafterna har i sin tur tillsammans skapat en ökad tillgänglighet och gränser som suddats ut. Vi kan köpa kläder eller något annat i princip lika enkelt från vilket land som helst och tidsfönstret för spridning av händelser eller influenser är väldigt kort. En ökad tillgänglighet har på flera sätt gjort att möjligheterna är oändliga. Branscher flyter ihop, vilket gör att vi, bara för att nämna något, förväntar oss få samma service oavsett vad vi köper.

Från frikopplat till sammanflätat

Vi ser att frågeställningar som tidigare var frikopplade är nu tätt sammanflätade, tätt integrerade med varandra. Det är i princip omöjligt för vilken avdelning i vilket företag som helst att driva utveckling eller projekt frikopplat. För många är också ekosystemet runtomkring tätt integrerat med informationstjänster. Vi är inte fristående bara för att vi är juridiska enheter.

Oförutsägbart och snabbt föränderligt

Komplexiteten gör att det är svåranalyserat för att inte säga omöjligt att analysera och plötsligt händer saker som inte gick att förutse. Eller kanske gick de att förutse som en av alla många möjliga scenarion men som vore helt möjligt att planera för. Det kan vi summera med att den är snabbt föränderlig och oförutsägbar.

Hög takt i teknikutveckling

En fjärde kraft som ger oss en ny karta är en hög takt i teknikutvecklingen, det finns fakta som visar att takten ökar. En ökad takt och ett ökat gap i hur snabbt länder, företag, organisationer och människor tillvaratar möjligheterna och förhåller sig till hoten.

Vi kallar detta sammantaget att företag och organisationer har en ny karta att verka på och navigera i. Vi behöver börja utforska kartan och se att det också kräver nya typer av förmågor.

Utforska stegvist

Vi tror att organisationer som börjar fördjupa sin förståelse för sin egen karta kommer kunna ta bra utvecklingssteg. Men skiljt från vad vi traditionellt har gjort tror vi att den fördjupade förståelsen kan ske stegvis och parallellt med att vi börjar gå och tar steg.

Den bästa strategin är den som används

november 7, 2021/i Dynamisk organisation, Strategi/av House of Simplicity

”Vi behöver ta fram en ny strategi” berättar många för oss. Varför? frågar vi. I bland får vi bra svar och det finns verkligen en anledning till att mer genomgripande arbeta igenom riktning. Men oftare får vi svar som vittnar om att den strategi som finns i dag är svår att tillämpa eller använda. I praktiken fattas beslut som går åt ett annat håll och stöd saknas i de faktiskt problem eller möjligheter som uppstår längs vägen.

Strategiutvecklingen och sättet att utveckla strategier på har i stort sett likadant ut i decennier. Företag och organisationer är starkt präglade av strategiskolor med tyngd i planering och positionering.

Riktning och vägval är inte på något sätt mindre viktigt för oss i dag, kanske tvärtom. Men med hög grad av komplexitet, inte minst i frågor där teknikutveckling och digitalisering kommer in, behöver vi nya sätt för hur vi utvecklar strategier. Den bästa strategin är trots allt den som kommer till användning.

Vi är övertygade om att vi kommit till den punkt när strategiarbete och strategidokumentet, så som vi känt till det under lång tid, spelat ut sin roll. Men vi ska inte lösa det med ”skjuta från höften”, opportunism eller annat hitte-på. Nyfiket och utforskande behöver vi se på strategiutveckling på nytt sätt. Vi behöver omfamna den successivt framväxande strategin. Vi behöver visioner som kan bära upp och hjälpa i de många möjligheterna. Vi behöver addera guidande principer som gör det möjligt för många att fatta nödvändiga beslut för att skapa framdrift och resultat. Vi behöver hittar vägar i praktiken för att stänga gap mellan vision, strategi och exekvering genom nya typer av sammanhang och arbetssätt.

Vi måste också helt enkelt börja ta nya steg.

Några frågor som kan hjälpa på vägen för börja utforska andra tillvägagångssätt:

Vad är det vi tror oss kunna göra när vi har en ny strategi på plats?
I vilka situationer, inför vilka beslut skulle en ny strategi förenkla?
Vad har vi i dag att luta oss emot?
Vilka beslut har vi att fatta under kommande period där vi behöver bottna vägval? Vad har vi att hålla oss i redan i dag?

Gapa mindre

november 6, 2021/i Dynamisk organisation, Strategi/av House of Simplicity

Samtidigt som utvecklingstakten generellt är hög vilar fortfarande våra organisationer till största del på tankar och idéer från tidig industrialisering. Standardisering, optimering och specialisering har lett till många vinster men det har också över tid lett till nya utmaningar. En av dem är att kompetenser, ansvarsområden, människor och förmågor hamnat för långt i från varandra.

Kanske är det också så hos er att ni har ett gäng som är satta till att tänka och ett annat gäng till att göra och att dessa i princip inte träffas eller pratar med varandra. Varken formellt eller informellt. Det är vanligt förekommande, i en rad divergerande branscher, att utveckling och löpande förvaltning är helt separerade. Inte sällan dessutom används externa resurser helt till att bedriva utveckling, för att den ska bli gjord.

Organisationer som vill åstadkomma mer resultat, med mindre insatser, snabbare och hållbart behöver tänka om och gapa mindre.

Först tre exempel för att belysa vad vi menar med att gapa stort och vilka problem som uppstår:

Många av de utmaningar vi har att lösa kräver att flera olika kompetenser och förmågor tillsammans tittar på problemen och finner lösningar. Säkert har ni också någon sk ”het potatis” hos er. En fråga, problem eller projekt som ni egentligen borde ha högst på agendan för att lösa ut men som valsas runt och fortsätter att göras så. ”Nä det är en HR fråga säger IT.” ”Borde inte Marknad äga den?”
Kanske har det någon gång visat sig också hos er att det där som utvecklats inte alls funkar i praktiken. Att utvecklingsprojektet missat någon detalj som var helt avgörande och grundläggande. Saker som tagits föregivet. De personer som kan affären är fullt upptagna med att ta hand om daily business och har inte utrymmet att delta i utveckling eller är inte inbjudna. ”Vi ska ju tänka nytt”.
På strategiavdelningen utvecklar välformulerade strategier som sen ska rullas ut. Samtidigt som resten av organisationen jobbar på som vanligt och fattar för affären avgörande beslut, helt utan hänsyn eller hjälp från några styrande dokument. Strategiavdelningen undrar varför ingen gör som de har sagt att de ska göra. De Andra frågar efter en tydligare strategi och vision.

Det vi trodde var smart och effektivt leder i praktiken till att önskade resultat inte uppnås i önskvärd takt och det kostar mer. Ganska ofta är det flera i organisationen som hinner köra slut på sig själva under tiden dessutom.

Att gapa mindre handlar om att minska mellanrum och att frigöra kraften i organisationen. Hand-i-hand och växelvis behöver vi tänka och göra. Hand-i-hand och växelvis behöver vi ta ut riktning och exekvera på densamma. På många plan är det ett annat sätt att verka på än vi är vana på. En förändring som kan ske stegvist. Låt oss börja i det lilla och helt enkelt ta några steg där ni står idag:

Har ni några sammanhang i dag där kompetenser möts? Hur kan ni utveckla dessa ett steg vidare? Finns det fler som kan bjudas in.
Ta fram er befintliga strategi inför något beslut ni ska ta. Resonera kring hur den hjälper er eller vad den behöver adderas med. Resonera kring vad som kan tas bort.
Ansvarar ni för strategiutvecklingen i dag; bjud in er att medverka in driften eller förvaltningen för en vecka. Alltså inte bara ett studiebesök utan en hel vecka.