september 2025 - House of Simplicity

PMO. Transformation Office. Strategy Delivery Office. Value Office. Listan på nya etiketter är lång när det kommer till funktionen som ofta spelar en nyckelroll för att realisera digitaliseringsagendan. Kanske har du också känt att det är viktigare att ligga rätt i terminologin, snarare än att faktiskt skapa effekt? Men oavsett om du sitter som CIO, IT-chef eller transformationsledare är frågan egentligen: Vad är det ni behöver? Inte vilket namn ni sätter på det.

PMO – Klassikern

Traditionellt har Project Management Office (PMO) stått för kontroll och struktur. Planer, rapporter, resursbeläggning, standardiserade mallar. För många har det varit en funktion som säkrat att projekten görs ”på rätt sätt”. Inte sällan har det varit där pengarna funnits, om det varit CAPEX det vill säga.

Problemet? I många organisationer har PMO:n fastnat i byråkrati. Det har blivit mer fokus på rapportering än på att driva framdrift.

Transformationskontoret – Ett alternativ

När organisationer sedan började tala om Transformationskontor eller Transformation Office var det ofta en reaktion på att PMO upplevdes som för smalt och för administrativt.

Transformation Office signalerar behovet av något större: att inte bara ”styra projekt”, utan att hålla ihop hela förändringsresan. Portföljer av initiativ. Strategins förverkligande. Att skapa koppling mellan affärsmål och vardag.

Det signalerar behovet av en viktig förändring och ofta kanske blir det just bara en ny etikett för att skapa energi och känslan av förnyelse. Men att det i praktiken blir same same, eller att man tappar viktiga element som kopplingen till beslutsfattandet avseende finansiering. Även här är risken att man skapar nya lager av styrning utan att det faktiskt gör skillnad.

Samma behov, ny spelplan, nya kläder?

Att många namn är uppe och cirkulerar är ett tecken på ett behov av förändring och att behovet av en funktion som spelar roll för att lyckas med digitaliseringsagendan. Vad vi vill åstadkomma kanske inte skiljer sig så mycket. Lyssnar man in CIO:er och digitaliseringschefer så är behoven ofta tidlösa:

Pains de vill lösa: För många initiativ samtidigt, strategier som inte blir verklighet, projekt som fastnar eller drar ut på tiden, silos och brist på samspel, rapportering som inte används

Effekter de vill uppnå: Fokus på rätt saker, ökad genomförandekraft, Gemensam helhetsbild, värde och ROI på insatserna, koppling mellan strategi och vardag

Men spelplanen har förändrats: Komplexitet, snabba och oförutsägbara förändringar, många möjligheter, osäkerheter, saker som är tätt sammanflätade som tidigare var frikopplade. och ett tydligare fokus på att få ut mest pang för pengar.

Men för att komma åt och få verklig effekt är det mer som krävs än att ett namnbyte på funktionen

Från namn till förmåga

Därför blir slutsatsen enkel:
Det spelar mindre roll om du kallar det PMO, Transformation Office eller något helt tredje. Det viktiga är förmågan – att ha en motor som skapar fokus, fart och effekt. Här handlar det lika mycket om vad funktionen gör som hur.

Att orientera sig kring fyra roller för att bygga nya förmågor som PMO eller motsvarande funktion har visat sig vara lyckosamt Att ta roller som takthållare, balansmästare, synliggörare och facilitator banar vägen för ett PMO som funkar som din utvecklingsmotor

PMO i en agil organisation

Namn kan ge signaler. Det kan inspirera. Markera skiften. Men det är sällan lösningen i sig.

Så nästa gång frågan dyker upp: Behöver vi ett PMO eller ett Transformationskontor?
Ställ hellre frågan: Vilka effekter vill vi åstadkomma? och vilken förmåga behöver vi bygga för att komma dit?

Under ett gäng år hade PMO funktionen en relativt undanskymd roll. Många CIO:er och IT-avdelningar gick all in på agila arbetssätt, och trodde samtidigt att det klassiska PMO:t inte längre behövdes.

Men nu ser vi en ny rörelse. Allt fler inser att även i en agil organisation behövs någon form av funktion som håller ihop helheten. Frågan är bara: hur ser den ut?

Och här finns en fallgrop. När behovet av samordning återuppstår är det lätt hänt att man återuppfinner PMO:t i sin gamla form. Med tunga rapporter, mallar och kontroller. Med andra ord: mer byråkrati utan att addera något värde.

Varför blir det så?

Det handlar om trygghet. När organisationen står inför komplexitet tar man gärna till det man känner igen. Och för många är bilden av ett PMO just en rapporterande kontrollfunktion. Problemet är att det riskerar att stå i vägen för de egentliga värden som man vill uppnå så som fokus, genomförandekraft och effekt.

Fyra roller som bryter byråkratin

Det är dags att tänka nytt kring PMO:ts roll. Snarare än att återvända till gamla styrmodeller behöver man bygga ett PMO som bidrar med värde i vardagen. Det handlar både om vilka uppgifter ett PMO lägger tiden på, men också hur de tar sig an dem. Med fyra nya roller kan ett PMo för ett nytt fokus och bli en motor för utveckling och inte vara en bromskloss.

1. Takthållaren som skapar och håller i en gemensam takt i organisationen

I en agil organisation blir en gemensam takt en grund för att planera, planera om och leverera värd. När takten inte finns kan vardagen lätt upplevas spretig. Med en gemensam takt kan byråkratiska inslag som rapporteringsbördan drastiskt reduceras, samtidigt som många fler får koll på läget.

2. Balansmästaren som hjälper organisationen att balansera de många perspektiven

När kartan är komplex, perspektiven är många, osäkerheterna lika så behövs det någon som kan hjälpa till att navigera och hjälpa till för att organisationen ska kunna balansera mellan de många perspektiven. Här får PMO en viktig roll. I praktiken är skillnaden mellan om PMO blir en hjälpande hand eller uppfattas som någon om avkräver andra på svar och ifrågasätter otydligheter. Som balansmästare är PMO skickliga på att hålla fokus och ställer frågor som skapar idalog: vad driver mest värde? Vad behöver pausas? Den rollen minskar både initiativträngsel och behovet av detaljstyrning.

PMO i en agil organisation

3. Synliggöraren som gör det möjligt att dela en gemensam helhetsbild

Det är helt avgörande att alla delar samma bild vart man är på väg, i en agil organisation. Här blir PMO:t synliggöraren, den som säkerställer att den gemensamma riktningen är tydlig och att alla i organisationen vet vad som gäller för kommande period. Ett agilt PMO samlar inte på sig information och håller den hemlig, utan gör helhetsbilden tillgänglig för alla, i rätt format och vid rätt tillfällen. När man försöker återinföra PMO på det gamla sättet blir rapporterna snabbt byråkratiska. Synliggöraren gör istället bilden enkel och relevant: vad händer, var är vi på väg, vilka hinder behöver undanröjas? Det gör att PMO känns som en partner – inte en granskare.

4. Facilitatorn som bygger broar och nya förmågor

Kanske är det stora skiftet hur PMO jobbar. Att gå från att vara den som samlar in, kräver saker handlar det om att ta en roll som facilitator. Att bjuda in och bygga broar. Här kan nya värden skapas. Som facilitator skapar funktionen trygga forum där både helhet och detaljer får plats. Här sker diskussioner som tar organisationen närmare sina mål och visioner, med fokus på att uppnå mer resultat med mindre insats – snabbare och på ett hållbart sätt.

Enkelhet som motkraft

Det är lätt hänt att pendeln slår tillbaka mot byråkrati när behovet av samordning blir tydligt igen. Men det är inte där framtidens PMO hör hemma. Vi tror att enkelhet som strategi ofta är en strategi att ta när kartan är komplex och svårnavigerad. Samma gäller här. Att välja några fokus som gör stor skillnad för att få till en funktion som faktiskt blir en utvecklingsmotor, som verkar för helhet. När PMO tar rollerna som Takthållare, Balansmästare, Synliggörare och Facilitator finns förutsättningarna att bli en verklig utvecklingsmotor.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

PMO vs Transformationskontor – vad är egentligen skillnaden?