april 2022 - House of Simplicity

Från silos till tvärfunktionellt – hur svårt kan det vara?

april 25, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Vad hindrar er från att bli mer kraftfulla som organisationer och skapa större värde för era kunder? Svaret på den frågan är förvånansvärt ofta ”Vi jobbar för mycket i stuprör”. Men även där insikten finns om hindret kan det kännas svårt att få till omställningen till ett mer tvärfunktionellt sätt att skapa värde eller få jobbet gjort.

Specialiserade funktioner känns cementerade som silos och blir en reell begränsning när vi försöker ta oss an utmaningar så som digitalisering och hållbarhetsfrågor. Att bryta denna struktur och skapa en annan blir De här avdelningarna upplevs ofta som silos i situationer där vi försöker ta oss an arbete på ett nytt sätt. För att kunna ta oss an de utmaningar som vi bjuds, som en del av till exempel digitalisering och hållbarhet, behöver vi bryta de här silona och ta oss an arbete utifrån ett tvärfunktionellt perspektiv.

Genom att gå från silos till ett tvärfunktionellt fokus kan vi dra nytta av den kompetens och förmåga som behövs kontinuerligt och genom att tänka mindre sekventiellt och mera iterativt och dynamiskt kan vi kontinuerligt använda det som tillkommer längs vägen.

Men det räcker inte. Vi behöver också ta oss an själva görandet på nya sätt. Traditionella projekt har ofta innehållit sekventiella planer där själva görandet intensifieras och fokuseras några faser in i projektet. I en värld som ständigt förändras och där kundens behov ligger i fokus behöver vi hitta ett mer iterativt och dynamiskt sätt att ta oss an görandet efter hand.

Vi behöver helt enkelt hitta nya sätt att ta oss an var, hur och av vem jobbet görs. Här är tre perspektiv på vilka de nya sätten är som behöver omfamnas.

Ett iterativt och dynamiskt perspektiv på görandet

Många gånger har genomförandet varit något som görs efter att planen är satt och många av tankarna och besluten är tänkta och fattade. De som arbetat med görandet har inte alltid varit med från start utan får en idé, plan eller ett lösningsförslag färdigt att agera på.

Det här skapar en reaktiv organisation där vi inte drar nytta av kraften fullt ut. Att istället koppla ihop och minska avståndet mellan tänkandet och görandet för att genom det få ett kontinuerligt värdeskapande hjälper organisationen att ligga närmre resultat, närmre kund och närmre effekt.

I praktiken betyder det här att vi behöver kunna börja göra innan planen är färdig – en ansats eller en idé att testa för att dra lärdomar och få effekt blir avgörande för oss. För att det ska vara möjligt behöver vi ofta dela upp arbetet i mindre delar och använda lärdomarna för att se nästa naturliga steg, utan att tappa riktning och ledstjärna.

Fokus på tvärfunktionellt görande

Vem är det då som gör? Ser vi till traditionella arbetssätt har vi ofta haft en bra representation från olika delar av bolaget under ett projekt, men representationen har varit ojämnt fördelad och inte tillräckligt förankrad i görandet. Ofta har de initiala faserna innehållit ett mer tvärfunktionellt perspektiv, men det har tappats bort till görandet.

Vi behöver tänka stort när vi tänker tvärfunktionellt och vi behöver tänka litet. Ska vi få bästa möjliga effekt och nöjda kunder i slutändan behöver vi dra nytta av våra olika kompetenser kontinuerligt och ha det som en naturlig del av det iterativa tänkandet och görandet. Frågor kopplade till digitalisering och hållbarhet kommer inte kunna lösas ut med mindre än att vi drar nytta av kompetens både från verksamhet, IT, marknad, sälj och kommunikation. Kanske inte alla samtidigt, men med tvärfunktionell kompetens i mycket större utsträckning än vi är vana. Och, den behöver finnas tillgänglig kontinuerligt från idé till lansering. Det räcker inte att tänka tvärfunktionellt i initiala faser och göra i silos.

Kunden visar vägen

Hur gör man det här då? Genom att utgå från kund kan vi både lära oss bryta ner arbete i mindre delar och skapa förutsättningar för kortare och mer dynamiska iterationer. Dessutom hjälper kundperspektivet oss att ha fokus på resultatet och utifrån det se vilken typ av kompetens som behövs på vägen.

Kunden är en viktig vägvisare. Kunden kan hjälpa oss att visa vägen till var arbetet görs och av vem.

Facilitera mera

april 18, 2022/i Agil, PMO, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Hur får ni saker att hända som ni vill ska hända? Traditionellt har svaret ofta varit: tydlig styrning mot tydliga mål. Strävan efter en perfekt styrning har blivit ett sätt att försäkra sig om att rätt saker blir gjorda, i rätt tid och med rätt resultat. Ofta har funktioner som exempelvis PMO fått ta en aktiv roll i denna sträva.

Men för organisationer som verkar på en ny karta blir detta begränsande. Med en ny karta med hög utvecklingstakt, många möjligheter, komplexitet och förutsättningar som snabbt förändras är det andra mekanismer som gör att organisationer når ett högt värdeskapande.

Organisationer behöver omfamna utforskandet och den stegvisa utveckling där många bidrar och fattar de beslut som är nödvändiga för att röra sig framåt. I denna kontext behöver en tajtare koppling mellan strategi och genomförande utvecklas.

Funktioner som PMO kan skapa ny relevans i detta genom att ta rollen som facilitatorn. En facilitator som öppnar upp och bryggar i de sammanhang de skapar och deltar. Övergripande handlar det om två förmågor att utveckla:

Verka för aktivt samspel mellan helhet och detaljer

Faciliteringen handlar i detta sammanhang först om att skapa möjligheter för att helhet och detalj ska kunna samsas i ett rum. När de kommer tillsammans i diskussion och beslut blir det en kraft för att kunna närma sig sin vision eller ledstjärna.

Det handlar om att utveckla förmågan att facilitera för att frågorna växelvis ska kunna röra sig mellan helhet och detalj.

Det handlar också om förmågan att se vilka människor och kompetenser som behöver finnas med och mötas för att komma framåt. Även där med helhet och detalj. En facilitator bjuder också in de som behöver vara med

Bli skicklig på att skapa trygga möten

Det handlar också om att utveckla förmågan att skapa trygga möten. Ett relevant PMO är en facilitator som gör att de perspektiv som behöver komma fram kommer fram. Det kan handla om spelregler för mötet eller att låta personer komma till tals. Det kan också handla om former och förberedelser inför mötet som gör skillnad.

Där PMO blir en mötesfacilitator sätter en ton som öppnar upp kan nya diskussioner och vägar fram skapar.

Ett relevant PMO bidrar aktivt till att de som har kunskap får utrymmet att säga att vi borde ta en annan väg eller fatta ett nytt beslut.

Steg för steg

Att lämna idén om den perfekta styrningen är ett stegvist utforskande mot något annat. Testa att lägga till något i ett befintligt möte ni har i dag. Ta för vana att reflektera kring vad ni gör, hur ni gör det och vilka effekter det får. Resonera om hur ni kan skapa en tajtare växelverkan mellan strategi och genomförande, samt vad som krävs av just er för att det ska ske. Gör något annorlunda. Fira resultaten.

Fler insikter

Vem håller takten i er organisation? – Om hur PMO kan spela en roll som takthållare

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Missade du vårt webinar: Fyra roller för ett PMO i en agil organisation? Registrera dig här och få tillgång till videon.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Video: Fyra roller för ett PMO i en agil organisationapril 10, 2022/i Agil, PMO/av House of Simplicity

Vill du också ta del av vårt uppskattade webinar: Fyra roller för ett PMO i en agil organisation? Registrera dig här:

Bli framgångsrik

Vill du bygga en framgångsrik organisation i en digitaliserad värld?

Registrera dig för att ta del av en inspelad version av webinariet.

Fler insikter

Vem håller takten i er organisation? – Om hur PMO kan spela en roll som takthållare

Tre sätt mot en levande strategi – konkretiserar hur ledstjärna och guidande principer kan vara vägen till en mer levande och användbar strategi.

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga en organisation stegvist

Fyra sätt att ta sig an tvärfunktionella utmaningar

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Så skapar ni en strategi som används

april 5, 2022/i Agil, PMO, Stegvist, Strategi/av House of Simplicity

Vad händer när de stora projekten får byta plats mot den kundfokuserade, taktade och kontinuerliga utvecklingen? En ny karta med många möjligheter, hög utvecklingstakt och förändringar som är oförutsägbara kräver att vi kontinuerligt prioriterar på helheten och anpassar vårt beslutsfattande. Detta ger i sin tur nya behov på hur riktning och strategier formas och utvecklas för att de ska bli användbara och relevanta.

För många organisationer finns det mycket att vinna på att låsa upp de traditionellt låsta rummen där strategin skapas. Lämna de låsta rummen och i stället omfamna ett öppet, inkluderande och successivt sätt att utveckla riktning. Genom att introducera ledstjärna och guidande principer som verktyg blir ofta organisationer friare och mer utforskande i att utveckla riktning. Det vi tänker oss är ledstjärna som något att rikta blicken mot och guidande principer som något att luta sig mot för beslutsfattande, vägval och prioriteringar.

I större utsträckning behöver ledstjärna och guidande principer utvecklas växelvis med genomförandet. Funktioner som PMO som ofta befinner sig i brytpunkten mellan strategi och genomförande kan där ta en ny och viktig roll i att synliggöra och utveckla ledstjärna och guidande principer. Övergripande går det att beskriva som tre områden att fokusera sitt arbete kring.

Lyft fram er ledstjärna i nytt ljus

Säkert har ni en ledstjärna i dag, kanske finns den nedtecknad eller så lever den där outtalat. Det kan finnas en eller flera. Oavsett i vilken form den finns se till att lyft fram den. Plocka med den vid nästa tillfälle när ni står inför att prioritera på helheten.

I första steget är det viktigaste här att synliggöra den och visa just att den finns. Genom att påminna och lägga den färskt i minnet inför en diskussion om prioriteringar kommer dialogen präglas av detta.

I steget därefter handlar det om att tydliggöra kopplingen mellan den och görandet. Se det som starten på en fördjupad dialog kring huruvida den gör det enklare för er att fatta de beslut ni behöver.

Återkom med jämna mellanrum till er ledstjärna därefter för att låta den bli levande och förstärk den.

Synliggör gap

Ett nästa område är att synliggöra de luckor och gap som finns i dag. Vilka områden är det som er befintliga ledstjärna inte ger någon vägledning till i dag? Vad är det som är tydligt i er ledstjärna som ni inte omfamnar i görandet i dag?

En bra fråga att ställa sig är ofta: Vilka frågor behöver vi ha hjälp att kunna besvara under kommande period? Det är först när ni kommer till genomförande som ni kan se och förstå hur pass ”spetsig” eller tydlig en guidande princip är. Här kan en funktion som PMO ta en roll att facilitera och synliggöra där befintliga strategier och guidande principer är för grunda, otydliga eller svaga.

Konkretisera guidande principer som hjälper till i ert beslutsfattandet

Där gapen finns behöver de guidande principerna komma in för att förenkla och underlätta beslutsfattandet. Guidande principer kan med fördel utvecklas kring ett flertal områden. Principiella idéer om vilken balans mellan olika önskade effekter brukar vara en typ av guidande principer som gör skillnad. Vägledning kring tillvägagångssätt är ett annat område.

Sikta på ett lagom antal och utveckla successivt. Se till att dessa också görs synliga för alla som behöver dem. Utvärdera, lägg till och ta bort.

PMO kan hjälpa till att utveckla guidande principer som blir användbara och som underlättar beslutsfattandet. Initiera och föreslå men likväl att facilitera relativt svåra diskussioner och tråda ut essensen av en diskussion.

Den bästa strategin är den som används

Kanske ligger hemligheten i att våga skifta perspektiv på vad som är en bra strategi. När ni lämnar fokus på att den ska bli rätt enligt konstens alla regler till att det faktiskt är ett eller flera verktyg som kommer till användning kommer ni upptäcka effekten. Våga testa och se vad som händer.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?