januari 2022 - House of Simplicity

Att spela i takt

januari 30, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, PMO, Prioriteringar, Strategi/av House of Simplicity

I musiken är takten grunden. En orkester strävar efter att spela i takt. Olika instrument bygger på varandra och tillsammans hittas samklang med stöd av takten. Oavsett musikgenre går det att improvisera när väl takten sitter. Jazzmusiker kan jamma och rockmusiker kan dra ett gitarrsolo. Takten hjälper dem att återkommande mötas, att hitta in och ut ur musiken och sätta fokus och intensitet där det ska vara. Precis så kan vi använda och bygga takt i organisationer och dra nytta av takten för att samla vårt fokus, jobba mot samma mål, svänga om tillsammans, fatta beslut och prioritera tillsammans.

Att agera i takt innebär inte att alla gör allt samtidigt. Att agera i takt innebär snarare att vi använder takten för att hitta in vid rätt tillfälle, skapa en dynamik av olika intensitet och hitta ett flyt och en samklang i organisationen. För en organisation kan det innebära att ha sammanhang som hänger ihop, där rätt personer möts och där rätt frågor finns på bordet.

Hur drar man då nytta av takten i en organisation?

Hitta en takt som gör att personer möts

Alla behöver inte mötas vid varje taktslag men vi behöver hitta in och skapa gemensamma sammanhang och möten som sker i takt. Framförallt behöver vi skapa förutsättningar för att dra nytta av kompetensen och informationen som sker i de olika sammanhangen. Vilka personer behöver vara med för att vi ska kunna få flyt i organisationen och hur rör sig dessa personer mellan olika sammanhang? är frågor att besvara. Hellre än att isolera sammanhang och personer behöver organisationer sträva efter tvärfunktionalitet och samverkan.

Hitta en takt där rätt frågor får rätt sammanhang

Både strategiska frågor och frågor kring genomförande behöver få utrymme, men vi kan som organisation nyttja takten till att skapa dynamik mellan dessa frågor. Snabba frågor som behöver snabbt agerande behöver tas upp i sammanhang som händer ofta. Mer långsiktiga frågor som kräver ett längre perspektiv kan tas i sammanhang som händer mer sällan. Takten hjälper oss att återkomma och få dessa frågor att kontinuerligt hänga ihop. Att ställa oss frågor som – vad behöver vi veta för att kunna ta steg i den riktning vi vill eller vad behöver vi förstå om de steg vi tar för att på bästa sätt kunna ta ut vår riktning – och att göra det kontinuerligt hjälper oss som organisation att ta oss framåt i klok takt.

Hitta en takt som gör det lätt att svänga

Takten en organisation väljer bör göra det enkelt för oss att justera, byta riktning och svänga när det behövs. Vad det innebär i praktiken är olika för olika organisationer och beror på vilken typ av frågor, produkter och tjänster man rör sig. Men för att kunna kunna svänga och justera bör sammanhangen hänga ihop. Ett sammanhang som sker mer sällan behöver kunna dra nytta av den informationen som kommer fram i ett sammanhang som sker oftare och lika viktigt är det att informationen flödar tvärtom. Hitta ett sätt att nyttja dynamiken mellan det som sker till exempel i ett veckomöte och det som sker på ett månadsmöte. Eller låt det som sker på kvartalsbasis synka ihop med det som sker på månadsbasis.

Utgå från det som finns och hitta er takt

Det allra enklaste sättet att hitta takten i en organisation är att utgå från det som finns. Rita ut de olika sammanhang ni använder er av idag – både för att titta framåt och för att genomföra och allt däremellan. Utgå från dem. Rita upp dem och se om ni kan justera något för att mötas ytterligare. Fundera över vilka som är med i de olika sammanhangen. Kan ni justera – lägga till någon – för att ytterligare bygga på dynamiken. Kanske till och med slå ihop några sammanhang. Vilka frågor har ni på bordet i befintliga sammanhang. Finns det någon fråga ni kan lägga till eller ta upp i annat sammanhang för att gå till dynamiken.

Hitta er takt som organisation och rör er i den.

Mer att läsa:

Precis som en orkester kan en organisation ha nytta av en dirigent. I en organisation kan dirigenten till exempel vara ett PMO. Läs gärna mer om våra tankar kring nya roller för ett PMO här.

Konsten att välja bort är en superkraft – Om att välja bort som ett effektivt sätt att prioritera

Den bästa strategin är den som används – Om hur vi gör strategier användbara

Gapa mindre – Om hur vi vi behöver minska gapet mellan tänka och göra i organisationen för att bli effektfulla

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga framgångsrika organisationer stegvis i stället för stora transformationer.

Läs mer om vad vi kan hjälpa er med här.

Vill du löpande ta del av våra insikter? Prenumerera på vårt nyhetsbrev.

Konsten att välja bort är en superkraft

januari 16, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Prioriteringar, Stegvist/av House of Simplicity

Många kommer nu tillbaka till nytt år och nya möjligheter med många saker på listan över sådant som ska åstadkommas. Det är lätt att hamna i känslan att det är så mycket som ska göras så det är svårt att veta var man ska börja. En sak som gör det lite enklare – börja med att välja bort.

Ofta är det precis det som behövs för att komma igång – att säga nej, skippa och välja bort – för att på så sätt enklare och tydligare se vad som ska vara i fokus.

Att välja bort kan kännas tufft. Men låt oss ta jämförelsen med källarförrådet, ni vet det där som är så fullt så det är helt omöjligt att ens börja rensa. Och, vad som sen händer när vi tagit ett första rensningsvarv – hur mycket lättare och mer lustfyllt det känns att ta sig an då. Samma känsla går att åstadkomma ute i organisationer.

Hur väljer man bort då? Att välja bort handlar ofta om att göra motsatsen till att välja. Men att välja bort är inte helt enkelt. Några saker som kan hjälpa er på vägen:

Skapa samsyn över vad som är viktigt för er. Jämför med de initiativ ni har på bordet och fundera över vilka som inte uppfyller det som ni bedömt som viktigt. Ta bort dem.
Välj bort lagom mycket till att börja med. Välj bort tre saker till exempel. Därefter brukar det klarna och går alltid att välja bort några till.
Välj bort det där som ändå aldrig blir gjort. Det som ha varit på roadmappen längst men det aldrig blivit tid för. Det kanske helt enkelt inte ska vara där.

Att välja bort handlar om att skapa fokus. Att ge kraft och utrymme till det som ska göras. Ibland har tanken om roadmaps och backlogs där allt ligger i ordning gjort att vi glömt kraften i att rensa och ta bort saker. Bara för att saker ligger längre bak i listan kanske de inte är tillräckligt viktiga för att finnas där alls. Utmana er själva och se vad som händer om ni istället för att bara lägga saker i ordning faktiskt väljer bort, skippar och säger nej. Att välja bort skapar fokus och ger er möjlighet att lägga er energi där den som mest behövs. Att välja bort är en av framtidens organisationers superkrafter.

*******************

Mer att läsa:

Den bästa strategin är den som används – Om hur vi gör strategier användbara

Gapa mindre – Om hur vi vi behöver minska gapet mellan tänka och göra i organisationen för att bli effektfulla

Så bygger ni en organisation att växa i – Om att bygga framgångsrika organisationer stegvis i stället för stora transformationer.

Läs mer om vad vi kan hjälpa er med här.

Nya utmaningar kräver ny typ av hjälp

januari 13, 2022/i Agil, Dynamisk organisation, Stegvist/av House of Simplicity

Organisationer idag verkar under andra premisser än de gjorde för, säg 10 år sedan. Det kräver en annan typ av förmågor. Vi behöver kunna ställa om snabbt och ofta. Vi behöver kunna agera på det som händer runt om oss och vi behöver göra det utan att varje gång försöka uppfinna hjulet på nytt. Många organisationer börjar landa i att de vill arbeta mer lättrörligt.

Många organisationer är också kloka nog att ta hjälp. Men trots att utmaningarna är helt nya fortsätter de flesta att ta in samma typ av hjälp som de alltid gjort. Ett stort initiativ dras igång där organisationen ska transformeras, stora tankar och stora steg behöver tas – gärna nu, på en gång.

På samma sätt som vi som organisation vill bli mer lättrörliga, kunna ta små steg, hämta hem effekter snabbt behöver vi se på byggandet av nya förmågor och sätt att arbeta som något som sker stegvist. Det behövs ingen Big Bang – det behövs många kloka steg, som tas på ett hållbart och uthålligt sätt, med fokus på vad man vill uppnå och att få saker att hända här och nu. Och här, precis här, kan vi som konsulter hjälpa till på nya sätt.

Att be om hjälp kan vara svårt. Att be om en hjälp som man inte riktigt vet hur den ser ut är svårare.

För oss är detta en hjärtefråga. Här målar vi upp tre idéer, nya sätt, som organisationer faktiskt kan ta hjälp på för att få mer gjort med mindre insatser.

Ta hjälp för att bygga er organisation samtidigt som ni går och levererar. Ni behöver inte stanna upp och ta kraft för att orka med en jätte-transformation – ta istället hjälp till att strukturera och agera mitt i verksamheten, mitt i det som händer just nu och mitt i där ni vill få saker att hända.
Ta hjälp för att bygga nya förmågor parallellt med att ni får jobbet gjort. Ofta är det inte två dagar iväg på en utbildning som gör skillnaden utan möjligheten att fokusera på några få konkreta saker att testa att göra, reflektera över resultat och justera där det behövs som ger den där riktiga effekten.
Ta hjälp för att utveckla strategin stegvis och hand i hand med genomförandet. Inte tänka först och göra sen, utan dela i mindre delar. Tänka lite – göra lite – reflektera. Tänka lite till – göra lite till – reflektera. Få tänkandet och görandet att gå hand i hand helt enkelt.

Men kanske ligger den stora utmaningen i att utforskande tillsammans våga testa vilken hjälp som gör skillnad för er. Tiden när vi kan arbeta utifrån en färdig spec eller beställning är förbi. Vi tror att om vi börjar se hjälpen också som ett lärande kan magi uppstå.

Just här vill vi göra skillnad, för våra kunder men också för konsulter som arbetar med oss. Vi kan tillsammans arbeta stegvist i den dagliga verksamheten och tillsammans få bra saker att hända. Genom det stegvisa byggs de förmågor, beteenden och strukturer som behövs för att agera framåt. Och det här är inte rocket science, men det är en ny typ av managementkonsulting.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?