oktober 2024 - House of Simplicity

Teoretiskt snyggt, men praktiskt ett verkningslöst verktyg. Det klassiska resursallokeringsarket hjälper dig knappast till att bli en agil organisation.

Du känner säkert igen det, Excel-arket som visar att Nisse ska jobba 5 % i ett stort projekt, 10 % i ett mellanstort, och så hoppas alla på att han kan bidra med 25 % i ett mindre. Det här är ett av många symptom som visar att traditionella planeringsmetoder inte längre räcker till i dagens digitaliserade och snabbt föränderliga affärslandskap. För att möta den digitala transformationen och skapa verkligt värde behöver vi tänka om hur vi planerar och prioriterar. Du behöver skapa en agil organisation.

Så, vad är egentligen värt att planera när förutsättningarna förändras i rasande takt? Den här bloggposten ger dig några viktiga insikter.

Det är inte planen, utan planeringen, som är viktig i en agil organisation

Eisenhowers citat ”Plans are nothing; planning is everything” är mer aktuellt än någonsin. I en digitaliserad och agil värld är det själva planeringen som skapar värde, inte den detaljerade planen i sig. När team planerar tillsammans skapas en gemensam förståelse för vad som ska göras och varför. Det leder till en bättre prioritering och snabbare innovation. Planeringen gör också att ni kan förutse hinder och risker – och vara redo att anpassa er när förutsättningarna ändras. Agil planering handlar om att förbereda organisationen på att möta förändring, inte om att skapa en statisk plan.

Planera för att förstå beroenden och hinder

Agilitet bygger på självständighet, men dagens digitaliserade värld är mer sammankopplad än någonsin. Beroenden mellan olika projekt, system och team kan bromsa innovationskraften om de inte hanteras på rätt sätt. Därför är en central del i planeringen i en agil organisation att identifiera och förstå dessa beroenden. När ni är medvetna om dem kan ni planera för att antingen eliminera hinder i förväg eller aktivt samarbeta för att minimera flaskhalsar. På så sätt undviker ni situationer där halvfärdiga lösningar blockerar framsteg.

Agil planering för digitala ledare: Hur du skapar framgång i ständig förändring

Planera för att ha rimligt mycket att göra

Ett vanligt misstag är att ha för många projekt i gång samtidigt. Detta blir särskilt tydligt i en digital miljö där förutsättningarna kan förändras snabbt. Att planera agilt innebär att säkerställa att det finns en balans i arbetsbördan. Om allt är prioriterat, är egentligen ingenting prioriterat. Lämna utrymme för flexibilitet och innovation genom att inte överbelasta teamen. Planera för att ha tillräcklig kapacitet för att hantera nya, oförutsedda uppgifter som alltid dyker upp.

Planera för att minska gapet mellan mål och genomförande

Många organisationer upplever ett gap mellan sina strategiska mål och vad som faktiskt genomförs. Genom agil planering kan ni fokusera på att minska detta gap. Det handlar om att kontinuerligt ställa frågan: ”Vad är det vi gör just nu som faktiskt leder till de effekter vi vill uppnå?” Här finns det många agila metoder att använda, som t.ex. kortare planeringscykler och regelbunden feedback. Dessutom bör målsättningar och aktiviteter hela tiden kalibreras för att reflektera den snabbt föränderliga digitala verkligheten.

Utveckla nya arbetssätt – steg för steg mot en agil organisation

Att utveckla nya sätt att planera och prioritera är en process men där det över tid blir en viktig grund för att skapa en agil organisation. Börja smått, gärna med de delar av organisationen där ni ser störst potential för snabb förändring eller där intresset för innovation redan finns. Samlas i mindre grupper och börja testa nya sätt att planera på. Bygg vidare på framgångar och låt den agila planeringen bli en naturlig del av er kultur. Det är genom kontinuerlig utveckling som ni kan hålla jämna steg med digitaliseringen.

“Vi behöver resultat nu och har inte tid med ett stort organisationsutvecklingsprojekt.” Känner du igen dig? Många digitaliseringschefer vi pratar med vill utveckla sin organisation för att kunna öka genomförandekraften, bli mer innovativ och accelerera, men den pressade vardagen gör det svårt att hitta tiden. Lösningen? Bygg och utveckla agilt, samtidigt som ni driver digitalisering.

Det är inte längre hållbart att genomföra stora, förutsättningsskapande transformationsprojekt. I dagens snabbrörliga digitala värld krävs nya sätt att utveckla organisationen – agilt, stegvis och tillsammans. Här är fyra konkreta strategier:

1. Bygg organisationen genom att göra

I en agil värld skiftar vi från att först bygga och sedan agera, till att göra båda parallellt. Identifiera ett digitaliseringsinitiativ som redan är prioriterat och låt det bana väg för nya arbetssätt och förmågor. Genom att skapa värde direkt, reflektera över vad som fungerar och därefter förstärka och sprida dessa insikter, kan ni utveckla organisationen löpande. Tänk på konceptet “minimum viable product” – även när det gäller organisationsutveckling.

2. Bygg med sammanhang istället för organisationsträd

Traditionella organisationsmodeller med hierarkiska träd är inte längre tillräckligt flexibla i den digitala eran. För att kunna vara agila och snabbrörliga behöver ni istället fokusera på sammanhang där värde skapas. Låt till exempel återkommande möten eller tvärfunktionella samarbeten bli stommen, snarare än positioner i ett organisationsschema. Detta är särskilt viktigt för att hålla digitaliseringsarbetet relevant och effektivt.

3. Bygg stegvis och iterativt

En agil organisation bygger inte på perfektion från början – den utvecklas i takt med förändrade behov. Ta utgångspunkt i vad som redan fungerar bra och förstärk det, eller fokusera på ett område där ni ser att digitaliseringen kan driva framsteg. Genom att testa små förändringar, analysera resultaten och justera, bygger ni en organisation som hela tiden lär och anpassar sig.

4. Bygg genom mikro-reflektion

Reflektion är nyckeln till kontinuerlig förbättring i en agil och digitaliserad organisation. Inför korta reflekterande inslag i era möten – enkla frågor kan leda till stora insikter. Genom att göra reflektion till en del av vardagen skapar ni en organisation som ständigt optimerar och anpassar sig, utan att fastna i stora, tunga processer.

Det här är några sätt att bygga en agil organisation samtidigt som ni driver digitalisering och skapar värde. Börja med att sätta kunden i centrum – det hjälper er att prioritera rätt och hitta de lösningar som skapar resultat, samtidigt som ni bygger en organisation för framtiden. Vilket digitaliseringsinitiativ kan du använda som första steg för att börja bygga din organisation agilt?

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?

Vi tror att det behövs en annan typ av managementkonsulting. Att rådgivning och genomförandekraft behöver gå hand i hand. Vi tror på att bygga samtidigt som vi rör oss framåt och att det går att åstadkomma mer effekt med mindre insatser.

Vi värdesätter enkelhet och närhet i samarbetet med våra kunder.

Är du ännu inte kund? Hör av dig så bokar vi ett möte där vi tillsammans diskuterar och hittar lösningar på utmaningarna i er digitaliseringsagenda.

Agil planering: Hur du skapar framgång i ständig förändring