november 2022 - House of Simplicity

Strategin kommer inte alltid först

november 28, 2022/i Agil, Agil organisation, Kvartalsplanering, Organisationsutveckling, Strategi, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Framgångsrika företag gör saker i rätt ordning. Det är vad många berättelser om organisationsutveckling och strategibildning handlar om. Först visionen, sen strategin och mål och därefter aktiviteter och görande. Traditionell projektstyrning har också lärt oss att först helheten och lite senare i projektet detaljer och görandet.

På en karta där utvecklingstakten är hög, förutsättningarna ändras snabbt och oförutsägbart kommer inte saker i en rätt ordning. Att agera och skapa värde innan förutsättningarna är klara blir en framgångsfaktor. Saker behöver ske mer växelvis och kontinuerligt.

Detta kräver att det finns platser där helhet och detalj kan mötas. Det gap som finns i mellan lång och kort sikt i många organisationer blir ett reellt hinder. Att människorna som jobbar med riktning och människorna som gör och utför inte möts gör många organisationer långsamma.

I denna bloggpost delar vi tre utvecklingssteg att ta för att stänga gapet och balansera helhet och detalj.

Öppna upp genom att prata ledstjärna och guidande principer

Låsta definitioner av vision, strategi, mål och liknande begrepp hindrar många som kan bidra att bidra till utvecklingen av riktning. Kunskap och insikter som finns hos dem som gör används inte för att utveckla riktningen. Igenkänning saknas och får törs relatera till riktningen.

Genom att introducera ledstjärna och guidande principer som verktyg har vi sett många exempel på att organisationer blir friare och mer utforskande i sitt sätt att utveckla riktning. Kunskap och lärdomar från görandet kan användas in i utvecklad riktning. Sammantaget ökar det på värdeutväxlingen.

Det vi tänker oss är ledstjärna som något att rikta blicken mot och guidande principer som något att luta sig mot för beslutsfattande, vägval, prioriteringar.

Ledstjärna och guidande principer öppnar upp och möjliggör för fler att delta. Ledstjärna och guidande principer, som friare grepp, hjälper oss med alignment och möjliggör autonomi, vilket är två viktiga dimensioner i en snabbt föränderlig värld.

Låt alla utveckla ledstjärnan och guidande principer

Det finns ett värde att balansera om var och vilka som deltar i dialogen kring riktning och vägval sker. Strategiutvecklingen behöver lämna det låsta rummet där den är frikopplad från genomförandet och flyttas in till mellanrummet i organisationen. I de horisontella och vertikala rummen kan en viktig dialog kring ledstjärna och guidande principer ske.

Med detta som grund kan en organisation gå ifrån att det är några få utvalda, med specifika roller och funktioner, som kan utveckla ledstjärna och guidande principer till att involvera alla. Alla som behöver vara med ska vara med tänker vi är ett ingångsvärde. För att skapa levande ledstjärna och guidande principer som används behövs många perspektiv. Helhet och detaljer behöver rymmas i samma rum, i samma dialog.

I de horisontella mellanrummen, öppnar vi upp för nya insikter och möjligheter. Genom att mötas i mellanrummen för våra silos kan vi konkretisera guidande principer som underlättar beslutsfattande. Genom att mötas i gapet mellan kort och lång sikt finns det förutsättningar att accelerera.

Tänka och göra samtidigt

Strategin måste inte fram först. Strategiutveckling och genomförande behöver ske växelvis.

Levande strategi behöver just vara levande. Ledstjärnan och guidande principer utvecklas bäst stegvis. I takt med att vi ser vad vi behöver för att kunna ta steg, i takt med vi vet vilka frågor vi ställs inför behöver vi addera, ta bort och förfina.

När flera delar av er organisation tar för vana att blicka framåt för en period och frågar sig ”vilka principer behövs för att enklare ta oss framåt för kommande period?” finns en grund till att successivt utveckla guidande principer.

En del i att utveckla stegvis är också att bli bra på att återanvända. Ni behöver inte staka upp en helt ny väg varje gång ni ska göra något eller ta någon typ av beslut. Här kan guidande principer hjälpa till. När ni låter ledstjärnan leva genom att återvända till den och kontinuerligt fylla den med ny kraft har ni något att fatta beslut emot.

Takten gör det möjligt

Att balansera helhet och detalj skapar förutsättningar för att agera även när vägen svänger eller vi hamnar i en återvändsgränd. Låt helheten och detaljerna mötas kontinuerligt så skapar ni det klister som behövs för att kunna öka precisionen i att skapa värde. När helheten och detaljerna möts kontinuerligt kan riktning och strategier bli relevanta och användbara. När ni lutar er mot takten som knyter i hop lång och kort sikt blir det görbart i praktiken. Det är när ni lämnar tanken om vad som ska komma först som ni får möjligheten att skapa de möten ni behöver för att accelerera.

Mötet mellan människor går inte att delegera bort

november 21, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Organisationsutveckling, Tvärfunktionellt/av House of Simplicity

Ändå försöker vi ofta. Genom att tillsätta en ny roll, skapa ett nytt organisationslager eller genom att nyttja någon av de roller vi har på plats, mellanchefen till exempel, för att springa upp och ned och i sidled. Allt för att få samarbete och samverkan att flyta smidigt.

Men, det här är inte ett hållbart klister. Det är nämligen inte någon annan som behöver mötas utan de som behöver mötas är människorna i organisationen. De som rör sig i de långa planeringscyklerna behöver möta de som rör sig i görandet här och nu och vice versa.

Många har börjat arbeta mer dynamiskt med kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet blir ett hinder. Vi behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Vi behöver hitta ett nytt klister.

Ett sådant klister är människorna i organisationen och mötet mellan dem. Och det mötet går inte att delegera bort.

Undvik mellanlager

Det finns ingen annan som kan lösa ut det samarbete och den samverkan som behöver ske i organisationer. Att skapa ett mellanlager för att få samarbete och kommunikation att fungera leder sällan framåt.

Mellanlagren man försöker bygga upp kan vara organisatoriskt men det kan också vara en person. En mellanchef till exempel eller någon som fått i uppgift att vara brygga, att koordinera och att få samarbete och samverkan att flyta. När det är många ord så som koordinering, synka och skapa samverkan som ett uppdrag beskrivs med det vara bra att vara lite vaksam.

Så, vad behövs istället om mellanlager ska undvikas? För att svara på det brukar några frågor vara kloka att lägga på bordet.

Vilka behövs för att ta de besluten vi behöver?

Vilka behövs för att komma framåt i lösningar?

Vilka behövs för att göra de förflyttningar vi vill?

I de frågorna finns ofta svaren. De personerna behövs snarare än att lägga uppgiften på ett mellanlager.

Var hellre för många än för få

Ofta finns det i organisationer en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i mängder av möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och de beslut som behöver fattas. Det här är svårt, ett beslut eller en fråga har sällan ett enkelt svar och det blir ofta en flaskhals där frågor och beslut behöver tas fram och tillbaka via den här personen som springer runt. Det är lätt att personen i fråga blir en flaskhals.

Här brukar vi uppmuntra att faktiskt hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga och ta bra steg framåt. Människorna behöver komma både från de långa planeringscyklerna och de korta.

Ett tecken på att det är för få människor involverade är att många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang. Då har ni antagligen inte med de människor som behöver mötas.

Möts kontinuerligt

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs.

Att återkommande mötas ger de ramar som behövs för att kunna hantera olika typer av frågor eller fatta de beslut som behövs längs vägen. Att återkommande mötas skapar också igenkänning och gör det snabbt att agera och gå till handling.

Skippa delegerandet

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas. Mötet mellan människor löser vi inte genom att delegera bort det till någon annan – det löser vi genom att människor i organisationen möts kontinuerligt och tar del av varandras verklighet, i det korta och det långa.

Går din organisation i takt?

november 14, 2022/i Agil, Agil organisation, Kvartalsplanering, Strategi/av House of Simplicity

Många organisationer har börjat arbeta mer dynamiskt, agilt, med kortare cykler och kontinuerligt fokus på värde. Samtidigt fortsätter planeringen vara statisk och årsbaserad. Gapet mellan det dynamiska görandet och det statiska planerandet blir ett hinder. Ett hinder för att nå största möjliga värde, effekt och utväxling.

Vi brukar tala om att organisationer behöver hitta ett nytt klister. Med det menar vi att organisationer behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu än vad de traditionellt varit vana vid. Där organisationer tidigare lutat sig mot roller och tydliga ansvarsmatriser för att knyta i hop lång och kort sikt behöver de nu luta sig mot takt och nya typer av möten.

Denna bloggpost ger dig nycklar för att förstå om och hur du kan få din organisation att gå i takt. Den fokuserar kring tre saker att utveckla.

Knyt ihop takten

Takten i organisationen kan se olika ut, det finns ofta flera takter, utöver en lång och kort sikt. För att skapa gemensam kraft behövs ofta en gemensam nämnare som gör att våra takter möts. I bland finns det en tydlig rytm att knyta an till, om inte så är ofta en kvartalsvis takt ett bra sätt att knyta i hop lång och kort sikt.

Grunden för takten är ett samlat tillfälle, ett möte, där alla delar som behöver mötas möts. Tillfället kan ha ett flertal syften men handlar om att helhet och delar möts, helhetsbilden delas av alla och att skap gemensam nämnare för att prioritera på helhet och i delar.

Skapa sammanhangen för att koppla ihop strategi och genomförandet

Utöver att hitta rätt tidpunkter för att knytpunkter är det ett stort utvecklingsområden att skapa och utveckla sammanhangen på ett sådant sätt att de verkligen blir det nya klistret. Dessa tillfällen behöver präglas av tillit och transparens. De har förutsättningar och former som gör att för att flera perspektiv kommer fram och ett effektivt beslutsfattande nås. Det är sammanhang där de människor som behöver vara med är med. Det är sammanhang med en växelvis dialog mellan helhet och detalj och där kontinuerliga diskussioner om strategi och genomförande skapar en kontinuerligt tydligare väg fram.

Håll i takten och utveckla

Det är inte ett statiskt önskat läge som utvecklingen sker mot. En del av arbetet handlar om att hålla i och kontinuerligt utveckla takten. Det kommer perioder när rösterna höjs kring ”vi är inte klara nu” eller ”nä vi behöver skjuta på detta”. Då är kontinuiteten viktigare än någonsin. Att synliggöra värdet av att hålla i takten och i stället revidera innehållet blir ett viktigt sätt för att din organisation över tid ska dra nytta av att gå i takt. Med jämna mellanrum behövs initiativet att reflektera och identifiera vad som behöver utvecklas, i takt med att organisationen rör sig framåt.

Vem ska hålla i takten?

Takten handlar mycket om görandet. Men det krävs ofta att någon eller några som extra värnar om sammanhangets kontinuerliga utveckling, ställer frågor och värnar om kontinuitet. Särskilt i början. Vi brukar kalla dessa personer för takthållare, vilket inte bör förväxlas med en roll i traditionell bemärkelse.

Ett första lämpligt steg är ofta att titta på era schemalagda möten. Som ni har i dag. Finns det ett tillfälle där ni prioriterar på helhet? Vad behöver ni ändra för att de ska gå i takt, dvs mötas vid något tillfälle? Ändra.

Organisationens nya klister

november 7, 2022/i Agil, Dynamisk planering, Kvartalsplanering/av House of Simplicity

Det har bildats ett gap i organisationer som hindrar och gör dem långsamma. Det är i sig inte ett helt nytt gap, men det har blivit väldigt mycket större. Klistret som funnits innan funkar inte längre.

Klistret i form av mellanchefen eller någon annan som har sprungit upp och ner och i sidled och i många år bryggat och parerat bra håller på att springa ihjäl sig.

Nya organisationslager och förtydliganden i styrdokumenten hjälper sällan heller som en åtgärd för att stärka det befintliga klistret. Inte för en organisation som verkar på en allt mer komplex karta där förutsättningarna snabbt och oförutsägbart förändras. Inte i den takt som är nödvändig för att kunna agera proaktivt och med kraft.

De saker en organisation tidigare lutat sig mot hjälper inte längre.

Organisationer behöver hitta andra sätt att koppla ihop strategi och riktning med det som görs här och nu. Organisationer behöver nya sätt att planera. Organisationer behöver hitta ett nytt klister.

Nya sätt att mötas

Våra erfarenheter har visat oss att det behövs nya typer av möten för att brygga gapet som finns i många organisationer i dag. I dagens blogginlägg lyfter vi tre typer av möten som behöver ske i organisationer där man vill arbeta agilt.

Mötet mellan helhet och detalj, en ny typ av möte som behöver ske mellan människor i en organisation och framförallt en ny typ av möte för att knyta ihop lång och kort takt.

Takt är grunden

I ena änden står några med långa planeringscykler, ofta på årsbasis. I andra änden står de med korta planeringscykler, kanske några veckor långa. Kanske känner du igen dig i denna vattendelare? Dessa behöver knytas ihop och det behövs en tydlig struktur och sammanhang för hur den korta och långa takten ska knytas ihop. Återkommande möten och sammanhang med rimlig frekvens blir det nya klistret.

Om ni inte har någon annan väldigt tydlig affärsrytm att luta er emot så är en kvartalsvis takt ofta väldigt bra. I 9 fall av 10 är det vad vi brukar landa i tillsammans med kunder.

Grunden i takten är ett möte, ofta ett kvartalsplaneringsmöte. Men det är också dess sammanhang; vad behöver göras före, vad behöver göras efter, vad behöver göras under mötet för att få till en bra cykel?

Hur det här ser ut praktiskt varierar såklart mellan organisationer. Ibland finns det sammanhang att utgå ifrån och då är det den bästa starten. I bland behöver nya sammanhang skapas. För organisationer som tagit steg i den agila resan finns ofta en takt etablerad för den korta takten. Här handlar det om att knyta ihop och bygga ihop gapet.

Att sätta takten är grunden för att bygga bort gapet. Kvartalsvis är en bra start för många organisationer.

Människorna som ska mötas

Ett annat klister som är viktigt att få till är människorna och mötet mellan dem. Det är inga andra som ska mötas eller någon som ska vara budbärare emellan, utan det är människorna i organisationen. Människorna som rör sig i de långa planeringscyklerna och människorna som står i görandet här och nu.

Genom att utgå från människorna och dra nytta av takten och genom att se till att de människor som behöver vara med för att prata om frågorna är med skapar vi de förutsättningar som behövs.

Några saker som är viktiga att ha ett öga på:

Undvik att skapa ett slags mellanlager där det är svårt att komma framåt. Ha istället med alla de som behövs. Typiskt bra frågor för att ställa är följande: Kan vi ta de besluten vi behöver? Kan vi komma framåt i lösningar? Kan vi göra de förflyttningar vi vill? Om svaret är nej – då behöver ni se över vilka människor som är med.
Ofta finns en tveksamhet till att ha för stora möten eller forum. Det här leder många gånger till att det istället är någon som springer runt i massvis med möten med olika personer och försöker koordinera vägen framåt och beslut. Här vill vi uppmuntra att hellre ha ett större och återkommande forum med rätt människor där det är möjligt att vara beslutskraftiga. Ett tecken att hålla koll på är om många frågor sätts på paus, behöver stämmas av eller tas i annat sammanhang – då är antagligen inte de människor som behöver mötas med.

Så, skapa möjlighet för människor att mötas kontinuerligt – flera perspektiv och kompetenser behövs för att kunna överbrygga gapet och mötas.

Mötet mellan helhet och detalj

Det tredje klistret är förmågan att balansera helhet och detalj – vart organisationen ska och vad som görs här och nu. Att balansera helhet och detalj skapar förutsättningar för att kunna agera. En kontinuerlig rörelse mellan riktning och det som görs för att komma dit. Genom att växla emellan dessa perspektiv kan organisationen fatta kloka och relevanta beslut och agera även när vägen svänger eller hamnar i en återvändsgränd.

Traditionell projektstyrning har många gånger lett till en stort fokus kring helhet initialt i ett stort initiativ och sedan en övergång till detalj. Dessa behöver balanseras kontinuerligt. Att börja göra tidigt är en klok hjälp framåt. Ett sätt att komma framåt i detta är att plocka ner det där stora initiativet ni arbetar med, bryt ned i mindre delar och låt alla röra sig mellan det stora och det lilla. Inte några i de små delarna och några i helheten.

En annan sak som hjälper är att låta fokus och riktning vara nära görandet. Ha ledstjärnan nära till hands, koppla an till varför saker görs, tydliggör i vilken riktning en lösning hjälper er.

Låt helheten och detaljerna mötas kontinuerligt så skapar ni det klister som behövs för kunna öka precisionen i att skapa värde. Det ni gör följer det ni vill.

Börja med takten

I en agil organisation är takten och mötet det nya klistret. I en agil organisation är det inte specifika roller som springer däremellan. I en agil organisation är det inte ett styrdokument som kopplar samman.

Utgå från takten för att skapa förutsättningar för nya typer av möten, som stänger gapet. Mötet mellan lång och kort takt. Mötet mellan helhet och detalj. Mötet mellan människorna. Mötet mellan långa och korta mål. Mötet mellan värde och komplexitet.

Kvartalsmötet är ett klokt sätt att börja.

Ska vi uträtta stordåd tillsammans?